Quels sont les règles à respecter pour fixer une rémunération variable à ses collaborateurs ?

20/12/2016

Une rémunération variable vise à rendre flexible une part de la rémunération de votre collaborateur. Elle est dépendante de la fixation d'un objectif initial. Ainsi, plus votre collaborateur sera proche de la réalisation de l'objectif qui lui aura été fixé, plus sa rémunération sera importante. Néanmoins il y a des règles à respecter.

Clause de rémunération variable

La clause de rémunération variable doit être écrite. Elle doit figurer dans le contrat de travail à l'origine ou faire l'objet d'un avenant en cours de contrat. Elle doit être rédigée en français, à moins que le salarié soit étranger ou si elle résulte de documents reçus de l'étranger.

Elle doit être rédigée de façon très précise quant au critère de variabilité choisi, afin d'éviter tout risque de contestation ultérieure.

Points de vigilance :

Conservez les éléments de calcul de cette rémunération variable.

Vous êtes tenu de communiquer à votre collaborateur les éléments de calcul de sa rémunération variable. Il doit pouvoir vérifier l'exactitude de son salaire. Vous avez une véritable obligation d'information à l'égard du collaborateur quant à sa rémunération.

Vous pouvez également être amené à justifier des éléments de calcul de la rémunération variable d'un collaborateur devant les juges en cas de litige. Il est donc très important pour vous de conserver les modalités de calcul des rémunérations variables par écrit.

Références aux textes officiels :

C. trav., art. L. 1321-6 (exception à la rédaction en français des documents)

Consultation des représentants du personnel

La mise en oeuvre d'une rémunération variable collective dans l'entreprise doit faire l'objet d'une information et d'une consultation des délégués du personnel (à défaut de comité d'entreprise).

Cela permet d'instaurer le dialogue et de s'exprimer sur un sujet qui peut fâcher.

À défaut de consultation des délégués du personnel, les effets seraient très néfastes.

En premier lieu, les collaborateurs auraient l'impression d'une absence de dialogue social. Vous risquez donc de vives contestations dans l'entreprise.

En second lieu, ce défaut de consultation est un délit d'entrave passible de 7500 euros d'amende.

Éléments objectifs

Risques pour le manager :

Ne basez pas la clause sur des objectifs difficilement réalisables.

Cela aurait pour premier effet de démotiver vos collaborateurs, incapables de remplir les objectifs qui leur sont assignés. Par ailleurs, ils pourraient contester la clause et les juges pourraient décider de leur donner raison à cause du caractère irréalisable des objectifs.

La clause de rémunération variable doit être fondée sur des éléments objectifs indépendants de votre volonté.

Pour que la clause soit valable, les objectifs sur lesquels va être basée la partie variable de la rémunération doivent être réalistes et réalisables.

Si votre collaborateur venait à contester cette clause, le juge prendrait en compte, afin de vérifier ce caractère « raisonnable », d'une part la situation économique du secteur concerné et, d'autre part, l'expérience et la compétence du collaborateur.

Références aux textes officiels :

Cass. soc., 13 mars 2001 (la clause doit fixer des objectifs raisonnables et réalisables compte tenu du secteur d'activité et de l'expérience professionnelle du collaborateur)

Interdiction des clauses d'indexation de salaire

Bon à savoir :

N'insérez pas dans le contrat une clause d'indexation de salaire, elle serait annulée.

Sont en effet interdites et donc nulles les clauses indexant le salaire sur les prix, l'évolution générale des salaires ou encore le SMIC.

Références aux textes officiels :

C. trav., art. L. 3231-3

Modification de la clause de rémunération variable

En changeant les bases de calcul de la partie variable, vous modifiez la rémunération, donc un élément essentiel du contrat de travail. Cette modification ne pourra donc se faire qu'avec l'accord du collaborateur.

Il est interdit de stipuler au contrat de travail une clause par laquelle vous vous réservez le droit de modifier unilatéralement les bases de calcul de la partie variable de la rémunération.

En revanche, rien ne vous empêche de décider de faire varier tout ou partie de la rémunération par rapport à un ou des critères déterminés à l'avance. La clause de variabilité peut donc faire dépendre la rémunération du collaborateur du chiffre d'affaires réalisé par l'entreprise ou être basée sur un pourcentage des ventes qu'il a lui-même réalisées.

Mais elle ne peut jamais vous permettre de modifier unilatéralement un salaire qui avait été fixé avec le collaborateur dans le contrat de travail. Ainsi, vous ne pouvez pas insérer dans le contrat de travail une clause dans laquelle vous vous réservez la possibilité de faire varier la rémunération selon la situation de l'entreprise.

Respect du SMIC et des minima légaux

La clause de rémunération variable ne doit pas permettre de réduire le salaire en dessous des minima légaux (SMIC) ou conventionnels.

Le collaborateur, même en cas de rémunération variable, ne peut jamais percevoir un salaire inférieur au SMIC ou au salaire minimum fixé par la convention collective. Au cas où l'activité du collaborateur ne lui permettrait pas de percevoir un salaire équivalent au salaire minimum, vous êtes tenu de lui verser un salaire complémentaire. Dans le cas contraire, outre le rappel de salaire, vous pourriez être condamné par le conseil de prud'hommes à lui payer des dommages et intérêts, sans qu'il ait à établir de préjudice particulier.

Quand vous rédigez la clause, pensez à prévoir une part de rémunération fixe proche du SMIC. Ainsi, alliée à des objectifs raisonnables, la clause permettra au collaborateur de gagner au moins le SMIC et vous serez protégé quant à sa validité.

Références aux textes officiels :

Cass. soc., 17 mars 2016, n° 14-22.121 (le manquement de l'employeur à son obligation de paiement d'une rémunération au moins égale au SMIC cause nécessairement un préjudice au salarié)

Rémunération variable

La rémunération variable peut être définie de plusieurs façons :

un seul taux peut être appliqué quel que soit le chiffre d'affaires réalisé ;

elle peut être indexée sur différents éléments, en fonction du poste : chiffre d'affaires, marge, chiffre réalisé par les personnes de l'équipe encadrée, amélioration de la production directement liée au poste de la personne concernée, etc.

Elle doit être définie en fonction d'éléments ne dépendant pas de votre volonté et ne doit pas faire supporter au collaborateur le risque d'entreprise. Le taux de commission doit donc être fixé de façon précise (et non en fonction du marché).

La révision de la part variable du salaire peut être prévue dans le contrat à condition que les nouveaux objectifs soient raisonnables et portés à la connaissance du collaborateur en début d'exercice.

La période de régularisation peut être plus ou moins longue (mensuelle, trimestrielle, etc.), mais la régularisation des commissions dues doit intervenir au minimum une fois dans l'année.

Risque

La clause de rémunération variable ne doit pas faire peser le risque de l'entreprise sur votre collaborateur.

Le collaborateur ne doit pas assumer les risques qui incombent normalement à l'entreprise. À titre d'exemple, on ne peut pas faire supporter au collaborateur, et donc retenir sur son salaire, le déficit d'exploitation de l'entreprise.

On ne peut pas non plus prendre, comme base de calcul de la partie variable, la marge dégagée par l'entreprise.

Points de vigilance
Motivez vos collaborateurs grâce à la clause de rémunération variable.
Cette clause faisant dépendre les revenus du collaborateur de ses réussites, elle est un véritable outil de motivation. Il sera ainsi plus impliqué dans son travail. Notez aussi que, plus la clause permettra au collaborateur d'espérer des revenus importants, plus elle aura tendance à le fidéliser.
Veillez toutefois à ce que le système soit et reste juste pour votre collaborateur.
Une fois la clause mise en place, il est important de faire le point avec votre collaborateur au moins annuellement. Lors d'un entretien, il sera judicieux d'apprécier les effets de cette clause et d'envisager éventuellement des aménagements. Écoutez votre collaborateur et sachez le rassurer s'il montre des signes d'inquiétude et de démotivation. Éventuellement, revoyez la part fixe de son salaire à la hausse ou revoyez les objectifs fixés à la baisse. N'oubliez pas en effet que si, à l'origine, ce type de clause motive le collaborateur, elle peut aussi produire l'effet inverse, ce qui serait néfaste pour l'entreprise.
Compensez si possible le danger que représente la rémunération variable par certains avantages (voiture de fonction, titres-restaurant, notes de frais plus larges, etc.).

Qwesta vous propose de prendre quelques minutes pour évaluer la pertinence et la qualité du système de rémunération de vos équipes commerciales, cliquez-ici pour accéder au diagnostic.