Quels sont les différents types de primes et de gratifications ?

22/08/2015

Il existe différentes primes et gratifications. Leurs modalités d'application dépendent de leur origine. Voici un tour d'horizon des règles applicables sur tous les types de primes et de gratifications qui sont possibles d'accorder à ses salariés.

Dénonciation d'un usage

Lorsque le versement d'une prime résulte d'un usage dans l'entreprise, il est possible de dénoncer ce dernier pour mettre fin au versement de la prime.

Cette dénonciation doit être notifiée aux salariés en respectant un délai de prévenance « raisonnable » qui peut aller de 2 ou 3 mois si la prime est versée chaque mois, à plus de 6 mois pour une prime versée annuellement.

Vous devez informer les collaborateurs qui bénéficient de la prime, mais également ceux qui sont susceptible d'en bénéficier.

Par exemple, si vous dénoncez une prime d'ancienneté, vous devrez informer également vos collaborateurs qui n'ont pas acquis une ancienneté suffisante pour bénéficier de la prime.

Bon à savoir
Si le versement de la prime est indiqué dans une lettre d'embauche, le contrat de travail ou un accord collectif, la dénonciation de l'usage ne suffira pas à vous libérer de cette obligation.

Le comité d'entreprise (à défaut, les délégués du personnel s'ils existent) doit être informé de cette dénonciation. Elle doit donc être portée à l'ordre du jour et annoncée à l'occasion d'une des réunions du comité d'entreprise.

Bon à savoir
Si la procédure de dénonciation de l'usage est irrégulière (non respectée dans sa totalité ou partiellement), l'usage reste applicable et les collaborateurs peuvent réclamer le versement de la prime jusqu'à ce que la procédure soit mise en oeuvre de façon régulière.

Point de vigilance
La dénonciation d'un usage ne doit pas être faite pour un motif illicite. La dénonciation d'une prime instituée par usage ne peut donc pas être utilisée comme une sanction disciplinaire, puisqu'il s'agirait d'une sanction pécuniaire interdite.

Conseil :

Aucune obligation n'est faite sur un envoi en recommandé avec accusé de réception ou sur une remise en mains propres. Toutefois, l'information individuelle étant obligatoire et un délai raisonnable étant exigé, nous conseillons ces deux modes de remise du courrier afin de prouver l'information et sa date en cas de contestation ultérieure par votre collaborateur.

Prime d'ancienneté

La prime d'ancienneté est versée pour récompenser la stabilité et la fidélité à l'entreprise.

La prime d'ancienneté correspond généralement à un pourcentage du salaire par année d'ancienneté. Il convient de prendre en compte l'ancienneté dans l'entreprise à compter du premier jour de travail, sauf si une reprise d'ancienneté a été négociée lors de la conclusion du contrat de travail. De même, pour les collaborateurs en contrat à durée déterminée puis en contrat à durée indéterminée, l'ancienneté est calculée au jour de l'embauche en CDD.

La prime d'ancienneté peut également représenter un forfait indépendant du salaire.

Les périodes de congés ou d'absences retenues ou non dans son calcul sont définies par la convention collective ou l'usage qui régit son application. Sinon, les règles suivantes s'appliquent. Sont exclues, les périodes d'absence non assimilées à du temps de travail effectif, telles que :

l'arrêt de travail pour maladie (y compris l'arrêt maladie résultant d'un état de grossesse) ;

le congé pour création d'entreprise, sans solde, sabbatique ;

la mise à pied disciplinaire ou conservatoire.

En revanche, sont à prendre en compte les périodes d'absence assimilées à du travail effectif :

arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle ;

congé de maternité (y compris les prolongations légales pour état pathologique), ou d'adoption ;

congé individuel de formation ;

stage de réadaptation, de rééducation ou de formation professionnelle du collaborateur handicapé ;

absence au titre des activités de délégués du personnel.

Ces périodes de suspension sont prises en compte pour toute leur durée dans le calcul de la prime, à l'exception du congé parental d'éducation, qui compte seulement pour moitié de sa durée.

Prime d'assiduité

La prime d'assiduité est versée pour inciter à une présence régulière.

La mise en place d'une prime d'assiduité peut relever d'une décision unilatérale de l'entreprise.

Dans ce cas, vous devez définir de façon impersonnelle et objective les critères d'attribution et communiquer votre décision aux collaborateurs.

La prime ne doit pas se substituer à un élément du salaire existant, tel que la prime d'ancienneté ou autre, et elle ne doit pas remplacer une augmentation légale, conventionnelle ou contractuelle de la rémunération.

La prime d'assiduité est en général versée à la condition qu'aucune absence non autorisée ou retard n'ait été enregistré sur une période donnée. À cette condition, peut éventuellement se greffer une condition relative à une bonne qualité de travail.

Il est possible également que la prime ne soit pas supprimée, mais seulement réduite, en cas d'absences : dans ce cas, elle est versée au prorata du temps de présence dans l'entreprise.

Bon à savoir
Pour éviter d'être considérées comme discriminatoires, les conditions d'octroi de la prime d'assiduité doivent prendre en compte toutes les absences autorisées, rémunérées ou non, y compris les congés de maternité.

Primes exceptionnelle

Le versement d'une telle gratification constitue une libéralité que vous êtes en droit de ne verser que de manière ponctuelle si elle ne résulte pas du contrat de travail, de la convention collective ou d'un usage revêtant les caractères de généralité, de fixité et de constance.

Point de vigilance
Mentionner l'attribution d'une prime exceptionnelle dans le contrat de travail vous engage. Vous êtes tenu dans ce cas de verser cette prime au salarié et ne pourrez-vous défaire de cette obligation qu'en formalisant un avenant au contrat de travail avec accord du salarié.

L'attribution d'une prime exceptionnelle n'est soumise à aucune condition de forme : vous pouvez procéder à l'affichage de cette décision dans un espace visible de tous vos collaborateurs, ou leur communiquer une note de service.

La communication sur le caractère exceptionnel du versement de la prime permet d'éviter que celui-ci ne devienne un usage, qui transformerait cette gratification en élément normal et permanent du salaire.

Prime de rendement ou d'objectif

Il s'agit d'une prime qui est allouée soit en fonction du rendement personnel de votre collaborateur, soit en fonction du rendement collectif de l'ensemble des collaborateurs.

Pour pouvoir bénéficier d'une prime de rendement, votre collaborateur va devoir réaliser un certain quota que vous fixez soit de façon unilatérale, soit par accord avec le salarié.

Point de vigilance
Si le contrat de travail de votre salarié mentionne un quota ou des objectifs négociés annuellement, vous êtes tenu d'engager cette négociation avec le salarié chaque année. Faute d'accord sur de nouveaux objectifs, vous devrez lui verser une prime calculée en fonction des dernières modalités de calcul utilisées de par son contrat de travail ou en application de la convention collective. Si vous n'engagez pas les négociations prévues pour fixer les objectifs d'un commun accord, le salarié pourra demander au conseil de prud'hommes de prononcer la résiliation de son contrat de travail à vos torts exclusifs, ce qui équivaut à un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Les objectifs doivent être raisonnables, réalistes et réalisables compte tenu du contexte économique du secteur d'activité de votre entreprise.

Point de vigilance
Si le contrat de travail prévoit que vous fixiez unilatéralement les objectifs du salarié, le fait de ne pas établir ces nouveaux objectifs ni leurs modalités de calcul chaque année vous expose à être condamné au paiement de l'intégralité des primes depuis le début du contrat. Le fait de fixer des objectifs irréalisables autorise par ailleurs votre salarié à demander au conseil de prud'hommes de prononcer la résiliation judiciaire de son contrat de travail à vos torts.

Le versement de la prime doit être fondé sur des éléments objectifs, c'est-à-dire que vous devez pouvoir établir la base et le mode de calcul qui vous ont permis d'aboutir au montant versé.

Prime de treizième mois

La prime de 13^e mois est une prime prévue par la convention collective, le contrat de travail ou encore les usages de votre entreprise.

Il s'agit en général d'une prime annuelle, calculée au prorata du temps de présence du collaborateur dans l'entreprise, mais elle peut également être versée en deux fois (le premier versement à une date déterminée, et le second à une autre).

En principe et à défaut de précisions contraires dans un accord collectif ou le contrat qui l'instaure, tous les éléments de rémunération sont pris en compte, à l'exclusion des remboursements de frais professionnels.

Bon à savoir
En cas d'absence du collaborateur, et sauf dispositions contraires, l'entreprise est en mesure de procéder à un abattement proportionnel à cette absence.
Sauf dispositions contraires également, le départ du collaborateur en cours d'année lui fait perdre le bénéfice de cette prime à partir du moment où le texte spécifie que le collaborateur doit être présent au jour son versement. Il faut toutefois être vigilant car, même dans cette configuration, certaines absences ne peuvent pas entraîner la perte de prime (ex. : le prononcé par l'entreprise d'un licenciement dépourvu de cause réelle et sérieuse).
Si aucune source ne la prévoit, aucune proratisassions ne peut être effectuée en cas de départ en cours d'année. La charge de la preuve de l'existence du prorata pèse de toute façon sur le collaborateur qui se prévaut de son existence.

Prime liée aux résultats de l'entreprise

Ce type de prime peut être appelé également prime de bilan ou encore prime d'intéressement ou de participation.

Dans les entreprises de 50 collaborateurs et plus, la loi impose la mise en place d'un régime de participation aux résultats de l'entreprise. Le droit à l'intéressement nait lorsque cet effectif de 50 collaborateurs est atteint pendant une durée de 6 mois au moins et lorsque l'exercice financier de l'entreprise dégage un bénéfice après impôt dépassant de 5 % le montant des capitaux propres de l'entreprise.

Le système de la participation consiste à mettre une partie des bénéfices réalisés (la réserve spéciale de participation) de côté afin de la distribuer.

Chaque collaborateur acquiert un droit personnel sur une part de la réserve de participation.

Lors de chaque répartition de la participation ou de l'intéressement, il faut remettre une fiche récapitulative annexée au bulletin de salaire.

Ce document doit en principe préciser :

le montant global de l'intéressement ;

le montant moyen perçu par les bénéficiaires ;

le montant brut des droits du collaborateur ;

le montant de la retenue au titre de la CSG/CRDS ;

le montant net à verser au collaborateur.

Et éventuellement, en annexe, une note peut être jointe, rappelant les méthodes de calculs et de répartition.

La répartition de l'intéressement peut s'effectuer de différentes façons. L'accord collectif qui le met en place atteste du mode de répartition retenu : uniformément, proportionnellement aux salaires, proportionnellement à la présence, etc. Tous ces critères peuvent aussi se retrouver cumulés. Une condition d'ancienneté peut également être prévue pour pouvoir bénéficier de l'intéressement.

Lorsque les droits à la participation sont établis suite à la clôture de l'exercice financier, le salarié peut, au choix, demander le versement immédiat de tout ou partie du montant qui lui est attribué ou bloquer et placer ces sommes sur l'un des produits financiers qui lui sont proposés par l'entreprise pendant une période de 5 ans.

Pour obtenir le versement de sa prime de participation, le salarié doit exprimer son choix dans les 15 jours suivant son information sur le montant de la somme attribuée, faute de quoi sa prime sera bloquée et automatiquement placée sur un placement financier par défaut.

Si le salarié choisit le versement immédiat de sa prime de participation, cette somme sera soumise à charges sociales et intégrée dans son revenu imposable.

Lorsque la prime de participation n'excède pas 80 euros, l'employeur peut, de sa propre initiative, procéder au versement immédiat de cette somme au salarié. Il peut également le consulter sur cette option.

Le salarié qui fait le choix de placer sa prime de participation peut, cependant, la débloquer avant la fin de la période de blocage de 5 ans.

Les situations de déblocage anticipé sont le mariage ou la conclusion d'un PACS, la naissance ou l'adoption d'un troisième enfant, le divorce, la séparation ou la dissolution avec jugement prévoyant la résidence habituelle d'au moins un enfant au domicile du collaborateur, le décès ou l'invalidité du collaborateur, de son conjoint ou d'un de ses enfants, la cessation du contrat de travail, la création ou reprise d'entreprise par le collaborateur, son conjoint ou un de ses enfants, l'acquisition ou agrandissement de la résidence principale, le surendettement.

Usage

Le versement d'une gratification constitue un usage dès lors que ce versement est constant (au-delà de 3 ans), fixe (la prime est toujours calculée selon les mêmes modalités) et général (il profite à l'ensemble du personnel ou à une catégorie de collaborateurs).

Bon à savoir
À partir du 3^e versement consécutif, le versement d'une somme d'argent à vos collaborateurs, en dehors de conditions définies par le contrat de travail ou la convention collective, doit être considéré comme constant.
Ce versement constituera alors un usage s'il est toujours calculé selon les mêmes modalités et s'il est attribué à tout le personnel ou à une catégorie entière de personnel.
C'est le salarié, réclamant la reconnaissance d'un usage concernant le versement d'une prime, qui doit pouvoir établir que ces critères sont remplis.

Dès lors que cette rétribution a pris la valeur d'un usage, vous ne pourrez y mettre fin qu'en respectant une procédure spécifique : informer les institutions représentatives du personnel le cas échéant, informer chaque salarié individuellement par écrit en respectant un délai de prévenance suffisant.

Textes de références

C. trav., art. L. 1226-7 (périodes de suspension du contrat retenues pour l'ancienneté), L. 1132-1 (motifs de discrimination interdits), L. 2261-2 (une convention de branche peut prévoir une prime d'ancienneté)
Cass. soc., 5 novembre 2015, n° 14-17.138 (une prime contractuelle est obligatoire)
Cass. soc., 19 novembre 2014, n° 13-22.686 (résiliation judiciaire en l'absence de négociation des objectifs)
Cass. soc., 28 septembre 2016, n° 15-10.736 (paiement de l'intégralité des primes à défaut de fixation annuelle des objectifs)
Cass. soc., 6 octobre 2016, n° 15-15.672 (résiliation judiciaire en cas d'objectifs irréalisables)
C. trav., art. L. 3322-2