Quels sont les différents avantages en nature ?

21/08/2015

Les avantages en nature sont des biens, des services ou des produits fournis à vos collaborateurs gratuitement par l'entreprise ou moyennant une participation très faible de leur part. Cela leur évite ainsi d'avoir à faire une dépense.

Les avantages en nature nourriture peuvent être évalués forfaitairement ou par rapport à leur valeur réelle.

Vous trouverez ci-après, le tableau récapitulatif des avantages en nature et de leurs modalités d'évaluation.

Avantages en nature logement

Le fait de bénéficier d'un logement de fonction constitue un avantage en nature si votre collaborateur en dispose gratuitement ou si le loyer versé reste modique. En revanche, si le loyer correspond à ce qui est pratiqué pour un logement équivalent, il n'y a plus avantage en nature.

Avantage en nature nourriture

L'entreprise n'a pas l'obligation légale ou réglementaire de participer aux frais de repas des collaborateurs, sauf dans l'hôtellerie où l'entreprise doit nourrir son personnel ou à défaut lui verser une indemnité compensatrice pour les repas non fournis.

Si l'entreprise est amenée à participer aux frais de repas de ses collaborateurs en raison d'une disposition réglementaire ou conventionnelle, d'un usage ou de sa propre volonté, l'économie réalisée par votre collaborateur pourra être analysée comme un avantage en nature pour la Sécurité sociale, lorsque les dépenses prises en charge correspondent à des dépenses personnelles.

Avantage en nature NTIC

Par outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication, on entend principalement : les ordinateurs, portables ou non ; les progiciels ; la téléphonie mobile ; le modem d'accès à un télécopieur, à l'ordinateur de l'entreprise, à internet, etc.

On considère que l'avantage en nature existe lorsqu'il y a mise à disposition permanente des NTIC. En revanche, il n'y a pas avantage en nature quand l'utilisation du téléphone portable est raisonnable (par exemple : de courtes durées d'appel téléphonique au domicile) ou professionnelle (par exemple : pouvoir être joint à tout moment).

Avantage en nature véhicule

L'avantage en nature véhicule s'entend de la mise à disposition d'une voiture que votre collaborateur utilisera à titre privé et permanent, c'est-à-dire qu'il pourra l'utiliser et la conserver pendant le week-end et les congés.

Il ne doit dès lors pas être confondu avec la prise en charge des frais professionnels supportés par un collaborateur au titre de l'utilisation professionnelle d'un véhicule que vous mettriez à sa disposition pour l'exercice de ses missions.

Point de vigilance
Pensez à indiquer dans le contrat de travail que le véhicule est mis à disposition du salarié à titre privatif et présente le caractère d'avantage en nature, donc d'élément de rémunération. En effet, le simple fait de tolérer un usage personnel d'un véhicule de service ne suffit pas à contractualiser l'intention d'attribuer un avantage en nature au salarié.

Caractéristique de l'avantage en nature

La fourniture gratuite de biens ou services produits par l'entreprise constitue un avantage en nature, même si elle provient d'un tiers.

Risque pour le manager
La distinction entre remboursement de frais professionnels et avantage en nature est importante à double titre : une déclaration à mauvais escient entraînerait un rappel de cotisations sociales par l'URSSAF et, pour votre collaborateur, un rappel d'impôt sur le revenu par l'administration fiscale.

Choix du mode d'évaluation pour le véhicule

Afin de déterminer si l'option pour l'évaluation selon la réalité des dépenses supportées peut se révéler plus intéressante que l'évaluation forfaitaire, il convient au préalable de calculer les dépenses d'assurance et d'entretien réellement supportées, ainsi que l'amortissement du prix d'achat du véhicule ou le coût annuel de la location option achat (LOA). Il vous faut ensuite proratiser ces dépenses en fonction du kilométrage effectué par votre collaborateur à titre privé et à titre professionnel.

Contrat d'apprentissage et contrats de professionnalisation

Les règles de valorisation des avantages en nature sont particulières en droit du travail lorsque sont en jeu :

des contrats de professionnalisation (jeunes de moins de 26 ans) ;

des contrats d'apprentissage.

Dans ces deux hypothèses, il faut seulement prendre en compte 75 % de la valeur de l'avantage en nature (et non pas la totalité), sachant que le tout s'effectue, en plus, dans la limite des ¾ du salaire lorsqu'il s'agit de s'assurer que la rémunération minimale de ces contrats dérogatoires est bien respectée.

Point de vigilance
Demandez à vos collaborateurs de conserver les factures relatives au véhicule, notamment de carburant, si vous choisissez de le prendre en charge.

Déplacements professionnels

Lorsque votre collaborateur est en déplacement professionnel et, de ce fait, empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu'il est remboursé intégralement de ses frais professionnels (ou que l'entreprise paie directement le restaurateur), le forfait n'est plus réintégré dans l'assiette de cotisations.

Evaluation de l'Avantage en nature logement

L'avantage en nature logement peut être évalué selon le barème forfaitaire règlementaire.

En 2017, il varie de 68,50 euros pour le logement d'un salarié au SMIC dans un studio à 181,60 euros par pièce de logement d'un salarié rémunéré au moins 4903,50 euros brut par mois.

La valeur indiquée comprend les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, etc.).

Cette évaluation constitue un minimum applicable à défaut de stipulations supérieures de la convention collective ou de l'accord de salaires dans la branche d'activité concernée.

Aussi, ces forfaits peuvent être remplacés par des montants supérieurs d'un commun accord entre vos collaborateurs et l'entreprise.

L'avantage en nature logement peut être évalué au réel, soit d'après la valeur locative servant à l'établissement de la taxe d'habitation, soit d'après la valeur locative réelle du logement (c'est-à-dire par rapport au taux des loyers pratiqués dans la commune pour un logement de surface comparable).

Les avantages accessoires (c'est-à-dire uniquement l'eau, le gaz, l'électricité, le chauffage et le garage) sont alors évalués d'après leur valeur réelle.

L'avantage logement est évalué par mois ou par semaine. Lorsqu'une semaine est incomplète, elle sera comptabilisée comme une semaine entière. Dans le cas de mois incomplet, sera pris en compte dans l'évaluation le nombre de semaines effectives, dans la limite de 4 semaines.

Bon à savoir
La valeur de l'avantage en nature doit être diminuée du montant de la participation financière acquittée éventuellement par le collaborateur.

Evaluation de l'avantage en nature nourriture

L'avantage en nature nourriture peut être évalué au réel ou au forfait.

Sauf déplacement professionnel, lorsqu'il est évalué au forfait, l'avantage nourriture exonéré de cotisations sociales, est égal par journée : à 9,50 euros pour deux repas, ou à 4,75 euros pour un seul repas (au 1^er janvier 2017). Dans le secteur des hôtels, cafés et restaurants (HCR), le barème est fixé à une fois le minimum garanti (MG) par repas, soit 3,52 euros, inchangé depuis le 1^er janvier 2015.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année.

Evaluation de l'avantage en nature NTIC

L'avantage en nature qui en résulte est évalué par l'entreprise sur option :

sur la base de dépenses réellement engagées ;

sur la base d'un forfait annuel en pourcentage du coût d'achat des outils ou, le cas échéant, de l'abonnement TTC.

L'avantage en nature déterminé par l'usage privé est alors calculé annuellement sur une base forfaitaire de 10 % du coût d'achat public TTC.

Si l'entreprise règle un abonnement pour la location des outils et les met ensuite à la disposition permanente du collaborateur, l'avantage en nature qui en résulte par l'usage privé de ces mêmes outils est déterminé sur la base de 10 % du coût annuel de l'abonnement TTC.

Si aucune distinction n'est faite sur la facture entre l'achat et l'abonnement, le taux de 10 % est appliqué sur le coût total prévu au contrat.

Enfin, si la mise à disposition a lieu en cours d'année, l'évaluation de l'avantage en nature devra tenir compte du nombre de mois de mise à disposition. En cas de mois incomplet, le mois intégral est pris en compte.

Alerte
La participation de votre collaborateur au paiement de l'avantage en nature doit être prise en compte. Pour apprécier cette participation, on prend en compte l'évaluation de l'avantage en nature figurant au niveau du brut sur le bulletin de paie de votre collaborateur.

Point de vigilance
Si le collaborateur dépasse le forfait de consommation téléphonique que vous lui avez attribué pour l'exercice de ses missions, vous ne pouvez en aucune manière récupérer le surcoût sur la rémunération du salarié. Il s'agit d'une sanction pécuniaire interdite. Vous pouvez en revanche le sanctionner d'un avertissement ou d'un blâme. La facture restera en tout état de cause à la charge de l'entreprise.

Infractions au code de la route avec le véhicule de l'entreprise

En tant que conducteur du véhicule, votre collaborateur est responsable des infractions au Code de la route commises lors de ses déplacements professionnels, sauf lorsqu'il existe un usage contraire dans l'entreprise.

L'entreprise devient responsable s'il exige des temps de transport trop courts qui obligent votre collaborateur à commettre des excès de vitesse.

Infraction au stationnement avec le véhicule de l'entreprise

Les infractions au stationnement sont de la responsabilité du titulaire de la carte grise, c'est à dire de l'entreprise. L'entreprise a l'obligation de payer l'amende. Une clause contraire incluse dans le contrat de travail serait illicite. L'entreprise ne peut pas procéder à une retenue sur salaire pour se rembourser de l'amende payée.

En revanche, vous pouvez sanctionner votre collaborateur en cas d'abus.

En revanche, sa responsabilité peut être engagée si l'entreprise prouve que la contravention a été dressée à un endroit ou à des heures où il ne devait pas utiliser le véhicule.

Infractions liées à l'état du véhicule de l'entreprise

Pour les infractions liées à l'état du véhicule, l'entreprise est en principe responsable.

Logement pour un couple de collaborateurs

Lorsque le contrat de travail d'un seul conjoint prévoit l'attribution du logement, l'avantage en nature est réintégré dans l'assiette de cotisations de ce dernier.

En revanche, si le contrat de travail des deux conjoints prévoit l'attribution du logement ou qu'aucun des contrats ne le précise, l'avantage en nature est évalué sur le salaire de chacun des conjoints : dans ce cas, la moitié de la valeur de l'avantage en nature applicable à chacun d'eux s'ajoute à leur rémunération respective.

La même solution s'applique si l'attribution du logement n'est prévue dans aucun des contrats des deux conjoints.

Obligation de fournir un logement de fonction

La convention collective peut obliger l'entreprise à fournir un logement de fonction. Si cette obligation n'est pas respectée, l'entreprise peut être condamnée à rembourser le montant du loyer que votre collaborateur a dû payer afin de se loger.

Si l'entreprise satisfait à cette obligation avec retard, elle peut être condamnée à des dommages-intérêts.

Preuve de l'usage privée

Bon à savoir
Il vous appartient de conserver toutes les traces écrites de la réalité de l'usage privé du bien ou service fourni : factures d'achat, d'assurance, de versement de loyers, taxe d'habitation, contrat de travail, accord collectif, règlement intérieur, ou courrier de la direction de l'entreprise, etc., même si vous avez recours à l'évaluation forfaitaire, et à plus forte raison si vous procédez à une évaluation selon le caractère réel des dépenses.

Textes de références

Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005
Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005
Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005
Cass. soc., 29 septembre 2015, n° 14-17.955 (la reconnaissance d'un avantage en nature n'entraîne pas de façon automatique celle d'un avantage contractuel)
Cass. soc., 6 juillet 2016, n° 14-29.548 (la simple tolérance de l'employeur pour certaines utilisations du véhicule à titre personnel ne permet pas de caractériser l'avantage en nature)
Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005
Cass. soc., 6 juillet 2016, n° 14-29.548 (la simple tolérance de l'employeur pour certaines utilisations du véhicule à titre personnel ne permet pas de caractériser l'avantage en nature)
Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005
C. trav., art. D. 6325-17
Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005
Cass. soc., 15 mai 2014, n° 12-30.148
Cass. soc., 22 avril 1960
Cass. soc., 17 juin 1960
Arrêté du 10 décembre 2002
Lettre circulaire n° 2003-07 du 7 janvier 2003
Circulaire ministérielle n° 2005-389 du 19 août 2005