Quelles sont les principales étapes de l'intégration du nouvel embauché ?

05/04/2017

Encore trop souvent sous-estimée par les entreprises, l'intégration du nouvel embauché est une étape importante. Côté recruté, la période d'intégration conditionne son succès dans le poste. Côté recruteur, elle est le meilleur moyen de garder à long terme ses nouveaux collaborateurs. Mais l'intégration d'un nouveau salarié ne s'improvise pas : elle nécessite qu'on lui consacre du temps et qu'on s'y prépare à l'avance...

Comment préparer l'arrivée du nouveau collaborateur ?

La première étape est d'envoyer au futur collaborateur une promesse d'embauche par mail ou par voie postale. Il s'agit de renouveler au salarié votre volonté de travailler avec et de lui préciser quelques éléments clés :

l'intitulé du poste, sa classification et les missions qu'il exercera ;

le montant de sa rémunération et les avantages en nature afférents ;

la durée de sa période d'essai et, le cas échéant, la possibilité de la renouveler.

À ceux-ci s'ajoutent des éléments d'intégration indispensables :

le jour et l'heure, à laquelle il doit se présenter à l'entreprise ;

le plan d'accès à l'entreprise et les différents parkings à disposition ;

le nom de son supérieur hiérarchique.

Il est souhaitable que son supérieur hiérarchique ainsi que ses collègues directs soient présents à son arrivée. Inutile de le convoquer à 8 heures si la moitié du service ou ses collègues n'arrivent qu'à 9 h 00 ou 9 h 30.

Avant l'arrivée, l'employeur informe les collègues qu'un salarié va être recruté – en précisant ses fonctions, son rôle et ce qu'il peut leur apporter. L'employeur doit s'occuper de l'aménagement de son poste de travail : bureau, mise en service de la ligne téléphonique, ordinateur, cartes de visite, etc.

Comment bien accueillir le nouveau collaborateur ?

Le nouveau salarié doit se sentir attendu dans l'entreprise le jour de son arrivée. Pour cela, l'employeur doit avoir mobilisé les salariés de son équipe en leur demandant de faciliter l'accueil et l'intégration du nouvel arrivant.

Avant l'arrivée du nouveau collaborateur, l'employeur doit s'être occupé de l'aménagement de son poste de travail : bureau, mise en service de la ligne téléphonique, ordinateur, cartes de visite, etc.

L'intégration passe par les plus petites attentions qui vont prouver au nouvel arrivant qu'il était attendu : stylos, agenda, calendrier, etc.

Le premier jour est une étape importante qui pourra conditionner le bien-être du nouvel arrivant dans ses futures missions.

L'employeur doit, à ce moment précis, démontrer qu'il a tout mis en œuvre pour lui assurer le meilleur accueil possible en faisant participer, par exemple, certains de ses collaborateurs qui pourront alors expliquer le fonctionnement de l'entreprise.

Il peut être judicieux, si les circonstances au sein de l'entreprise le permettent, de désigner un tuteur qui accompagnera le nouvel arrivant en douceur et qui sera là pour l'accompagner.

Le nouveau collaborateur doit-il être formé en santé/sécurité ?

Cette étape est trop souvent négligée par les recruteurs. Or, il s'agit d'un moment privilégié avec le salarié pour communiquer sur les valeurs de l'entreprise, les pratiques en santé/ sécurité (trouble musculo-squelettique). Elle se décompose en trois niveaux :

une approche santé/sécurité sur le poste de travail. Quelles sont les règles à respecter pour tenir le poste ?

une approche relative à la circulation dans l'entreprise et les mesures à prendre en cas d'accident ;

enfin, le positionnement des extincteurs et la conduite à tenir en cas d'incendie.

Il s'agira alors de profiter de ces rencontres pour détecter les signes positifs et négatifs du nouvel embauché, afin d'agir sur sa future implication dans l'entreprise.

Les postes et les objectifs doivent-ils être redéfinis lors de l'arrivée du nouveau collaborateur ?

Le responsable hiérarchique doit rappeler au nouveau salarié, dès son arrivée, ses missions et objectifs.

Il peut également l'informer sur les orientations et les objectifs de l'entreprise et du service, les principaux avantages et contraintes liés au poste, les politiques et règles à respecter et, bien entendu, lui présenter son poste de travail, ses collègues et le collaborateur chargé de le parrainer.

Quelles sont les informations à communiquer à un nouvel employé lors de son arrivée ?

Expliquez et remettez au nouvel arrivant les conventions et accords collectifs applicables au sein de l'entreprise. Laissez-lui le temps d'en prendre connaissance et soyez à sa disposition s'il a des questions ou une demande de précision (ou par exemple le tuteur désigné à cet effet).

S'il y a lieu, présentez-lui l'accord sur le temps de travail au sein de l'entreprise (horaires variables, fixes), nombre de JRTT, compte épargne-temps, etc.

Indiquez au salarié les avantages offerts par l'entreprise.

Pensez également à lui remettre, le cas échéant, un livret d'épargne salariale présentant les dispositifs mis en place dans l'entreprise.
Il est fréquent qu'une entreprise mette à disposition du nouvel arrivant un « guide du nouvel embauché » qui reprend les éléments importants à connaître et qui ressemble à un « mémo » lui permettant d'avoir les bases sur le fonctionnement et l'organisation de sa nouvelle entreprise.

Faut-il l'accompagner dans son intégration ?

Tout au long de la période d'essai, il est essentiel de revenir avec le salarié, au cours d'entretiens planifiés et réguliers (au moins une fois par mois), sur la réalisation des premiers objectifs, sur les problèmes qu'il rencontre, sur ses attentes et ses impressions.
Au cours de sa période d'intégration, il est également important d'évaluer et de former le nouveau collaborateur sur l'entreprise, ses valeurs, ses clients, ses produits.

Comment suivre son intégration ?

Afin d'améliorer son parcours d'intégration, il est préférable de faire un entretien avec le salarié pour évaluer le niveau d'intégration de celui-ci et s'il a intégré les valeurs de l'entreprise. Le moment opportun pour réaliser cet entretien est au moment de son embauche ferme. Il n'est plus angoissé par la période d'essai et son avis est plus objectif.

Pourquoi définir le besoin en formation ?

En fonction du profil du nouvel arrivant et des missions à exercer, il est judicieux de mettre en place un calendrier des formations en collaboration avec le nouveau salarié, le service formation de l'entreprise et le responsable de service.

Ceci permet au nouveau salarié de se sentir plus à l'aise avec son planning, mais surtout d'éviter toute mise en difficulté ultérieure.

Quelques conseils

1. Consacrez du temps à l'intégration du nouveau collaborateur

L'intégration d'un nouveau salarié peut être difficile à intégrer dans un planning de travail. Pourtant, le temps consacré à son intégration conditionnera sa réussite dans le poste.

2. Pensez aux « petits plus » qui font la différence

Mutuelle, épargne salariale, participation, tickets restaurant, etc., tous ces avantages font souvent la différence. Ils constituent un élément supplémentaire de motivation des nouveaux collaborateurs et peuvent favoriser leur fidélisation.

Il en est de même avec le CE de votre entreprise qui peut mettre à disposition des salariés des chèques vacances, places de cinéma, des réductions pour des longs ou courts séjours, etc. N'hésitez pas à donner au salarié un guide des prestations proposées par le CE s'il en existe un (conçu par le CE lui-même).

3. Présentez-lui l'équipe

Les contraintes de la vie quotidienne de l'entreprise sont souvent difficiles et ne permettent pas de dégager du temps. Cependant, il est recommandé de prendre le temps nécessaire pour faire le tour des différents services avec le nouvel arrivant afin de lui présenter les postes de chacun.

La remise d'un organigramme peut également être judicieuse.

Les textes officiels

C. trav., art. L. 6315-1 (entretien professionnel d'évolution), L. 4141-2 (formation à la sécurité)

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