Avant, pendant, et après l'entretien, plusieurs étapes s'imposent, visant à couvrir l'ensemble des champs qui doivent être explorés avec le candidat et garantir qu'une image satisfaisante de l'entreprise sera donnée par le recruteur.

L'entretien de recrutement est l'étape décisive et le premier contact physique entre l'employeur et le futur salarie. Attention, cependant, à respecter les libertés individuelles et la vie privée des candidats.

Quels sont les préalables au bon déroulement de l'entretien d'embauche ?

L'objectif de cette étape est double. Il s'agit à la fois de clarifier l'objectif de l'entretien et de mettre le candidat à l'aise, pour mener un entretien d'embauche riche et productif.

Se présenter

Au début d'un entretien de recrutement, il est bon de préciser au candidat : votre identité, votre fonction dans l'entreprise et votre position hiérarchique éventuelle par rapport au poste à pourvoir, ainsi que votre rôle dans le processus de recrutement.

N'oubliez pas de présenter la ou les autres personnes de l'entreprise si vous n'êtes pas seul à participer à l'entretien.

Annoncer l'objectif, le plan de l'entretien et la durée approximative

Il s'agit ici de ne pas prendre le candidat par surprise, afin qu'il connaisse lui aussi le déroulement de l'entretien et qu'il vous précise dès le début s'il a des contraintes de temps (ce qui pourrait être le cas d'un candidat encore en poste, par exemple).

Exemple : « L'objectif de cet entretien est de mieux nous connaître mutuellement... je vous propose, premièrement, d'explorer ensemble le curriculum vitae (CV) que vous m'avez envoyé... ensuite, je vous présenterai le poste et l'entreprise et répondrai à toutes vos questions. Je vous propose que nous prenions environ une heure pour cela. Cela vous convient-il ? »

Comment vérifier la motivation du candidat ?

L'objectif consiste à analyser en profondeur certains points clés du CV. Le meilleur ordre de questionnement s'aligne sur la chronologie des faits.

Présentation personnelle

Présentation du candidat afin de le mettre à l'aise avant de commencer à parler de ses expériences professionnelles de façon plus approfondie. Lui demander de mentionner quelques-unes de ses activités en dehors du travail : loisirs, activités associatives éventuelles, ou toute autre chose susceptible d'avoir un rapport avec le travail proposé.

Expérience professionnelle

Faites parler le candidat sur ses postes précédents, en lui demandant quelles étaient ses missions et responsabilités, ce qu'il aimait et n'aimait pas faire, et ce qu'il pense en avoir tiré comme profit.

Pensez à demander au candidat d'expliquer les « trous » éventuels, c'est-à-dire les périodes qui ne seraient pas mentionnées dans le CV.

Études, passé scolaire

Le faire parler de ses études secondaires, puis de ses formations plus récentes (par exemple, des formations professionnelles spécifiques, techniques ou supérieures).

En fonction de l'âge du candidat, il n'y a pas beaucoup d'intérêt de revenir sur son passé scolaire au-delà du dernier diplôme.

Compétences professionnelles

Pour cet aspect plus technique de l'entretien de recrutement, il est vivement conseillé d'être accompagné du responsable de service concerné par le recrutement afin qu'il soit en mesure d'être un « juge » plus pratico-pratique et évaluer en conséquence le candidat.
Il s'agit ici d'aller au-delà de ce que dit le CV ou le candidat, et de le tester. Pour cela, vous avez deux méthodes :

1. Simuler un problème :

lui décrire la situation de manière précise et répondre à ses questions, écouter et noter la façon avec laquelle il résoudrait le problème que vous lui soumettez, sans intervenir jusqu'au moment où il semble avoir fini.

2. Faire passer un test :

lui indiquer que l'entretien se poursuivra par un test qui vous permettra d'évaluer ses compétences techniques, et qui lui permettra d'appréhender le poste de manière plus concrète. Il s'agira d'un test de mise en situation réelle, au cours duquel le candidat devra effectuer une tâche identique à ce qu'il sera amené à faire s'il est recruté (utilisation de logiciel, de machine, appel téléphonique, analyse de dossiers ou de documents, etc.).

Auto-évaluation personnelle par le candidat

Connaître ce qui fait ses forces (qualités personnelles et professionnelles) et ses faiblesses vous permettra de mieux appréhender sa personnalité. Vous pouvez élargir le champ de vos questions : comment se voit-il professionnellement dans 5 ans, 10 ans ? que recherche-t-il dans le travail ? etc.

Il s'agira également ici de « projeter » le candidat dans votre environnement de travail afin de voir s'il peut ou non s'y intégrer.

Motivation et disponibilité du candidat

Une fois le CV examiné, il convient de demander au candidat pourquoi il a postulé à ce poste, et en quoi il estime être le mieux placé pour exercer ces fonctions.

Pensez à lui demander dans quel délai il peut être disponible en cas de recrutement, afin de vérifier si ces délais sont compatibles avec vos besoins.

Questions du candidat

Il est important de proposer au candidat de poser d'éventuelles questions. Plus il aura d'information sur le poste, moins il aura de « surprises » s'il est ensuite embauché. De votre côté, la nature des questions qu'il pourra éventuellement poser ne peut que vous donner des éléments d'information supplémentaires sur son profil et/ou sa personnalité.

Ne préjugez pas à l'avance du comportement d'un candidat qui ne poserait pas de questions ou qui poserait des questions qui ne vous « conviennent » pas.

Ce droit est ouvert à tout salarié qui peut prendre connaissance des renseignements qui le concernent et demander le retrait d'informations prohibées.

Les informations demandées, sous quelque forme que ce soit, au candidat à un emploi ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles.

Par exemple, le sexe du candidat, sauf si l'appartenance à un sexe est la condition déterminante de l'exercice de l'emploi (par exemple, les artistes appelés à interpréter un rôle ou les mannequins chargés de porter un vêtement) ; ou les antécédents judiciaires, sauf pour certaines professions (par exemple celles qui exigent une manipulation de fonds, les professions de surveillance, de gardiennage, etc.), ne doivent pas être une condition à l'emploi.

Soyez attentif aux méthodes et techniques d'aide au recrutement ou à l'évaluation des candidats à un emploi qui doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie.

La sélection d'une candidature, impliquant une appréciation sur un comportement humain, ne peut pas avoir pour seul fondement un traitement informatisé donnant une définition du profil ou de la personnalité du candidat (logiciels de « systèmes experts »). La CNIL recommande, à ce titre, que les outils d'évaluation automatisés à distance excluant toute appréciation humaine de la candidature soient proscrits.

Puis-je appeler l'employeur d'un candidat pour avoir des informations ?

Il est possible de contacter l'employeur d'un candidat, à condition que ce dernier ait donné son accord exprès. En effet, à défaut d'accord, le fait que le recruteur porte à la connaissance de l'employeur du candidat que son salarié postule à un emploi est une manœuvre déloyale. Pour des raisons de preuve, nous vous conseillons d'obtenir une autorisation écrite du candidat.

1. Reformulez au fur et à mesure

Un candidat est incité à s'exprimer en fonction des attitudes d'écoute de la personne qu'il a en face de lui. Laissez-le s'exprimer, vous recentrerez le débat avec la prochaine question.

Exemple : « Vous m'avez dit tout à l'heure... pouvez-vous m'en dire plus ? », « Si je comprends bien... est-ce exact ? », « Donc... c'est bien cela ? »

2. Montrez-vous à l'écoute

Le regard, les hochements de tête, la position corporelle, les mots (oui, hum...) et la prise de notes sont autant d'éléments qui favorisent l'expression de votre candidat.

3. Évitez de parler du salaire lors du 1er entretien

N'abordez pas le salaire d'emblée, mais demandez plutôt au candidat quel est son salaire actuel. Si possible, évitez de vous engager à ce moment-là, vous aurez l'occasion de le faire par la suite au cours d'un entretien définitif ou par téléphone.

4. Déclarez le traitement automatisé de données personnelles

Les traitements automatisés de données personnelles liés au recrutement doivent faire l'objet d'une déclaration de fichiers préalable à la CNIL, sauf si l'entreprise a désigné un correspondant informatique et libertés.

Vous devez prévenir en amont le candidat ou futur embauché de la présence d'un questionnaire d'embauche à remplir.