Prenons l'exemple d'un collaborateur en poste qui souhaite utiliser son CPF. Vous trouverez ci-après la procédure à suivre :

L'entretien professionnel ayant pour objet les perspectives d'évolution professionnelle de votre collaborateur, notamment en termes de qualification et d'emploi, est l'outil indispensable du manager et du collaborateur pour vous permettre de réfléchir et d'échanger ensemble sur l'utilisation du compte personnel de formation du collaborateur.

En effet, celui-ci pourra choisir d'utiliser ce dispositif afin de pouvoir bénéficier :

• d'un accompagnement à la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;

• d'une formation permettant d'acquérir un socle de connaissances et de compétences défini par décret ;

• d'une formation qualifiante.

Depuis janvier 2017, sont également éligibles au CPF :

• la préparation de l'épreuve théorique du Code de la route et de l'épreuve pratique du permis de conduire des véhicules du groupe léger (permis B) ;

• les actions de formation permettant de réaliser un bilan de compétences ;

• les actions de formation dispensées aux créateurs ou repreneurs d'entreprise ;

• les formations inscrites au programme régional de formation professionnelle ;

• les actions de formation destinées à permettre aux bénévoles et aux volontaires en service civique d'acquérir les compétences nécessaires à l'exercice de leurs missions.

Par conséquent, il est essentiel pour le manager de préparer au préalable ce rendez-vous et d'anticiper les besoins de compétences et d'emploi de l'entreprise.

Pour vous aider dans cette préparation, n'hésitez pas à vous munir des fiches d'emploi, du CV de votre collaborateur (afin de connaître son niveau d'études en prévision d'une éventuelle VAE ou formation qualifiante), etc.

Alimentation du CPF

Le compte personnel de formation (CPF) est alimenté en heures de formation à la fin de chaque année et, le cas échéant, par des abondements supplémentaires.

Un collaborateur à temps complet (soit 1.607 heures par an ou selon la durée conventionnelle du travail pour les collaborateurs dont la durée de travail à temps plein est fixée en application d'un accord d'entreprise ou de branche) va ainsi acquérir 24 heures par année de travail jusqu'à l'acquisition d'un crédit de 120 heures, puis 12 heures par année de travail jusqu'à une limite de 150 heures. Le plafond est donc atteint au bout de 7,5 ans.

La période d'absence du collaborateur pour un congé de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant, d'adoption, de présence parentale, de soutien familial ou un congé parental d'éducation ou pour maladie professionnelle ou accident du travail sera intégralement prise en compte pour le calcul de ces heures.

Par ailleurs, l'alimentation du CPF se fait à hauteur de 48 heures par an (et le plafond est porté à 400 heures), pour les collaborateurs n'ayant pas atteint :

• un niveau de formation sanctionné par un diplôme classé au niveau V (CAP, BEP) ;

• un titre professionnel enregistré et classé au niveau V du Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ;

• une certification reconnue par une convention collective nationale de branche.

Pour bénéficier de cette majoration des droits, le titulaire du CPF devra faire une déclaration par l'intermédiaire des services dématérialisés du CPF et du futur compte personnel d'activité (CPA). Le conseiller en évolution professionnelle ou le financeur de la formation pourra également s'en charger.

La Caisse des dépôts et consignations procédera alors au calcul des droits acquis par le titulaire à partir du 1^er janvier 2017.

S'il ne remplit plus les conditions pour bénéficier de la majoration (car il a acquis un diplôme), le titulaire du compte devra aussi faire une déclaration et cessera alors d'y avoir droit à compter de l'année civile suivante.

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le collaborateur qui n'aura pas bénéficié d'une part d'au moins deux des trois mesures ci-après, et d'autre part des entretiens professionnels tous les 2 ans au cours des 6 dernières années, verra son CPF abondé :

• d'une action de formation ;

• d'une progression salariale ou professionnelle ;

• d'une certification par la formation ou la validation des acquis de l'expérience (VAE).

Bénéficiaires du CPF

Toute personne entrant sur le marché du travail (à partir de 16 ans, voire 15 ans pour un jeune en apprentissage) et jusqu'à l'âge de départ à la retraite, a droit à son compte personnel de formation. Le CPF n'est pas impacté en cas de changement de situation professionnelle ou de perte d'emploi puisque le titulaire conserve les heures inscrites sur le compte tout au long de sa vie professionnelle.

Le CPF va être mis en place à partir de 2018 pour les catégories d'actifs suivantes :

• travailleurs indépendants et professionnels libéraux ;

• travailleurs non salariés et leurs conjoints collaborateurs ;

• artistes auteurs.

En contrepartie, ces personnes verseront une contribution auprès d'un FAF.

Compte personnel d'activité (CPA)

Depuis le 1^er janvier 2017 est arrivé le compte personnel d'activité (CPA).

Le CPA a pour objectifs, par l'utilisation des droits qui y sont inscrits, de renforcer l'autonomie et la liberté d'action de son titulaire et de sécuriser son parcours professionnel en supprimant les obstacles à la mobilité. Il contribue au droit à la qualification professionnelle. Il permet la reconnaissance de l'engagement citoyen.

Il est constitué du :

• compte personnel de formation (CPF) ;

• compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P) ;

• compte d'engagement citoyen (CEC) (il recense les activités bénévoles ou de volontariat et permet d'acquérir des heures de CPF ou des jours de congés destinés à l'exercice de ces activités).

Droit individuel à la formation (DIF)

Les heures de DIF non épuisées avant l'entrée en vigueur du CPF (1^er janvier 2015), ne sont pas perdues. Elles seront utilisables jusqu'au 1^er janvier 2021.

Lorsqu'un collaborateur suivra une formation dans le cadre du CPF, ce sont les heures de DIF acquises qui lui restent qui seront utilisées en premier.

Les heures de DIF ne seront pas prises en compte ni pour le calcul du plafond, ni pour le mode de calcul des heures créditées sur le CPF.

Formalisme    

Le collaborateur doit vous demander votre accord sur le contenu et le calendrier de la formation (qui se déroule pendant le temps de travail) :

• au moins 60 jours avant le début de cette formation si celle-ci a une durée inférieure à 6 mois ;

• au moins 120 jours avant si celle-ci est supérieure ou égale à 6 mois.

Vous avez 30 jours calendaires pour y répondre. Pour cela, vous devez notifier votre réponse au collaborateur, de préférence par écrit, afin de garder une trace de celle-ci (lettre recommandée avec accusé de réception, lettre remise en main propre contre décharge, e-mail, etc.). L'absence de réponse dans ce délai vaut accord.

Par exception, le collaborateur n'a pas à vous demander de validation sur le contenu de la formation lorsque :

• il suit une formation financée suite à un abondement sanction de son employeur ;

• il suit une formation permettant d'acquérir un socle de connaissances et de compétences défini par décret et dans le cadre d'un accompagnement à la VAE ;

• un accord de branche ou d'entreprise le prévoit.

Enfin, le collaborateur qui suit une formation hors temps de travail n'a pas à vous demander de validation, ni sur le contenu ni sur le calendrier de celle-ci.

Formations éligibles au titre du CPF

Votre collaborateur peut bénéficier dans le cadre du CPF soit :

• d'un accompagnement à la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;

• d'une formation permettant d'acquérir un socle de connaissances et de compétences défini par décret ;

• d'une formation qualifiante figurant sur des listes établies par les instances paritaires (CPNE, CPNAA, COPINEF, COPIREF) : formation sanctionnée par une certification enregistrée dans le RNCP (Répertoire national des certifications professionnelles) ou inscrite par la CNCP (Commission nationale de la certification professionnelle) ou par un CQP (certificat de qualification professionnelle).

Depuis janvier 2017, sont également éligibles au CPF :

• la préparation de l'épreuve théorique du Code de la route et de l'épreuve pratique du permis de conduire des véhicules du groupe léger (permis B) ;

• les actions de formation permettant de réaliser un bilan de compétences ;

• les actions de formation dispensées aux créateurs ou repreneurs d'entreprise ;

• les formations inscrites au programme régional de formation professionnelle ;

• les actions de formation destinées à permettre aux bénévoles et aux volontaires en service civique d'acquérir les compétences nécessaires à l'exercice de leurs missions.

De plus, le CPF peut être mobilisé pour suivre une formation dans un État étranger dans les mêmes conditions qu'une formation éligible au CPF réalisée en France.

Prise en charge du CPF

Frais de formation (coûts pédagogiques et frais annexes : frais de transport, de repas et d'hébergement par exemple) :

• si existence d'un accord d'entreprise qui prévoit de consacrer au moins 0,2 % du montant des rémunérations versées au financement du CPF des collaborateurs et à son abondement : les frais de formation du collaborateur, pendant son temps de travail ou hors temps de travail, seront pris en charge par l'entreprise dans les limites fixées par l'accord d'entreprise ;

• en l'absence d'accord d'entreprise : l'entreprise pourra demander une prise en charge des frais de formation du collaborateur à son OPCA, dans la limite du plafond éventuellement prévu par le conseil d'administration de l'OPCA, organisme paritaire collecteur agréé.

Rémunération du collaborateur en formation :

• si la formation se déroule hors temps de travail alors aucune rémunération et aucune allocation de formation ne sont dues à votre collaborateur ;

• si la formation se déroule pendant le temps de travail alors il y a maintien de la rémunération du collaborateur et du régime de Sécurité sociale relatif à la protection en matière d'accidents du travail et de maladies professionnelles. La prise en charge de la rémunération du collaborateur sera différente selon l'existence ou non d'un accord d'entreprise :

  • si existence d'un accord d'entreprise : imputation de la rémunération (pendant le temps de travail) sur le financement du 0,2 % du CPF dans la limite de 50 % des fonds affectés par l'entreprise au financement des heures inscrites sur le CPF. Cette possibilité devra toutefois être expressément mentionnée dans l'accord,

  • en l'absence d'accord d'entreprise : la prise en charge par l'OPCA de la rémunération des collaborateurs en formation (pendant le temps de travail) au titre du CPF s'effectuera dans la limite, pour chaque salarié concerné, de 50 % du montant total pris en charge par l'OPCA pour le financement de la formation des heures inscrites sur le compte. Cependant, cette possibilité devra être prévue par le conseil d'administration de l'OPCA.

Socle de connaissances et de compétences

Le compte personnel de formation (CPF) peut être mobilisé pour certaines formations, et notamment celles permettant d'acquérir le socle minimum de connaissances et de compétences.

Le socle est constitué de l'ensemble des connaissances et des compétences qu'il est utile pour un individu de maîtriser afin de favoriser son accès à la formation professionnelle et son insertion professionnelle. Il doit être apprécié dans un contexte professionnel. Ces connaissances et compétences sont également utiles à la vie sociale, civique et culturelle de l'individu.

Le socle comprend 7 modules :

• la communication en français ;

• l'utilisation des règles de base de calcul et du raisonnement mathématique ;

• l'utilisation des techniques usuelles de l'information et de la communication numérique ;

• l'aptitude à travailler dans le cadre de règles définies d'un travail en équipe ;

• l'aptitude à travailler en autonomie et à réaliser un objectif individuel ;

• la capacité d'apprendre à apprendre tout au long de la vie ;

• la maîtrise des gestes et postures et le respect des règles d'hygiène, de sécurité et environnementales élémentaires.

Peuvent s'y ajouter des modules complémentaires pour lutter contre l'illettrisme et favoriser l'accès à la qualification, définis par arrêté sur proposition de l'Association des régions de France.

Bon à savoir

Les formations correspondant aux différents modules peuvent être proposées indépendamment les unes des autres.

Textes de références