Mais pour vraiment gagner du temps, le client du cabinet devra rentrer dans un processus de digitalisation de ses factures en prenant l'habitude de les envoyer par e-mail à ses clients. Le cabinet, quant à lui, devra mettre des connecteurs en place pour les récupérer automatiquement dans le logiciel de production du cabinet.

Les gains de temps attendus pour le cabinet d’expert comptable sont importants : finies les ressaisies des factures, la possibilité de voir la facture complète, un suivi plus régulier et plus facile.

Les gains attendus pour le client du cabinet sont aussi intéressants : le coût de traitement des factures papier est important, une estimation indique que ce coût est divisé par deux si on opte pour une solution numérique.

Prenez quelques minutes pour réaliser un diagnostic afin de mesurer votre niveau d'interconnexions en cliquant ICI.

L'évolution actuelle de la transmission des documents entre les entreprises tend à se digitaliser de plus en plus, même si nous partons de loin...

La société d'études indépendante MARKESS a publié une synthèse des résultats d'une enquête sur le thème « Généraliser la dématérialisation des factures et la facturation électronique ». Les chiffres confirment l'adoption du numérique dans le processus de gestion de la facturation d'une entreprise, tant en terme de factures d'achat que de factures de vente.

La synthèse de cette étude MARKESS (ICI) révèle que le numérique au sein des processus de facturation est une réalité en 2014 pour 71% des décideurs. Ce pourcentage n'était que de 60% en 2009, soit une hausse de 11% en 5 ans.

En moyenne l'introduction du numérique dans les processus de facturation a débuté en 2010. Deux raisons expliquent cette migration de la facturation en ligne, dématérialisée et électronique, la réduction des coûts (pour 71% des interrogés) et l'automatisation des processus de facturation (pour 58% des interrogés).

Concernant la facturation dématérialisée, il existe 3 types de factures électroniques autorisées : les factures par voie d'échange de données informatisées (EDI), les factures comportant une signature électronique certifiée, et les factures recourant à toute autre solution technique.

Pour le troisième type de facture électronique, il faut alors disposer d'une piste d'audit fiable permettant de prouver l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à l'aide par exemple d'un système d'approbation, de contrôle et de rapprochement des dépenses et des ventes.

50% des décideurs estiment que leurs pratiques de facturation électronique seront impactées par la réglementation du 01/01/2013 introduisant la piste d'audit fiable. Ils s'attendent à une généralisation de la facturation électronique (au sens fiscal) portée par la piste d'audit fiable.

Cette « piste d'audit fiable » doit entre autres inclure la description du processus de facturation de l'entreprise, les contrôles opérés par l'entreprise et les personnes responsables de ces contrôles.

Le calendrier de passage obligatoire à la facture électronique.

Afin de contraindre l'ensemble des parties prenantes travaillant avec les marchés publics, un calendrier a été établi  par l'Etat (source : economie.gouv.fr) qui impose les échéances obligatoires de facturation électronique  :

"L’ordonnance du 26 juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :
1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;
1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Cette disposition généralise par ailleurs aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics, l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques.
Dans le cadre de la stratégie européenne pour le numérique, la directive européenne relative à la facturation électronique dans les marchés publics de 2014 relaie l'obligation de la facture électronique dans les marchés publics et insiste sur l’élaboration d'une norme européenne afin d'assurer l'interopérabilité entre les différents systèmes pour la plupart nationaux."

Poussé par le gouvernement et les nouvelles technologies, la démocratisation de la facture digitale va modifier en profondeur la production comptable : aujourd'hui en moyenne dans les cabinets d'Expertise Comptable, 60% du temps passé et 40% des honoraires facturés sont liés à la saisie de factures...

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