Les 7 étapes clès pour piloter efficacement la performance de son entreprise

02/10/2017

Dans un contexte économique fluctuant et incertain vous devez plus que jamais, en tant que dirigeant, mesurer de manière régulière la performance de votre entreprise.

Mettre en place un tableaux de bord adapté à votre activité et à votre stratégie, mais aussi et surtout l'utiliser au quotidien comme un outil de management peut apporter un développement rapide de votre performance.

Au-delà du bilan et du compte de résultat annuel, qui n’est que l’image de vos résultats passés ; et des tableaux de bord de gestion qui ne sont généralement que de classiques instruments comptables listant les ratios de gestion les plus courants. Il vous faut aujourd'hui mettre en place des outils, facilement utilisables et opérationnels, pour piloter la performance de votre entreprise : c’est ce que l'on appelle les tableaux de pilotage.

1. Définir les indicateurs

Un tableau de pilotage n’est qu’un outil pour vous aider à avoir une vision précise de la situation de votre entreprise et à prendre les bonnes décisions pour améliorer cette situation.

Les indicateurs doivent donc être parfaitement adaptés à votre activité et à votre entreprise, et surtout refléter la stratégie, la direction, que vous souhaitez prendre.

Pour cela, il convient de dépasser les simples indicateurs de gestion et de mettre en place 2 types d’indicateurs :

des indicateurs extracomptables, par exemple le nombre de commandes passées par vos clients

et des ratios de performance, par exemple le panier moyen en euro d’une commande

Prenons un exemple : vous souhaitez développer votre CA par la conquête de nouveaux clients. Dans ce cas il vous faudra suivre de façon régulière et précise 3 principaux indicateurs :

1. des indicateurs de performance, comme le chiffre d’affaires généré par les nouveaux clients,

2. des indicateurs d’activité que vous devez déployer en interne pour arriver à les conquérir, comme le taux de retour d’un mailing ou le taux de transformation de vos devis en commande

3. et des indicateurs de coûts associés à la prospection, comme l’investissement en communication ou le recrutement d’un vendeur par exemple.

Le choix de ces indicateurs est un travail préalable primordiale pour garantir que votre tableau de pilotage reflété votre volonté de développement. Il nécessite de faire un choix drastique et synthétique pour ne garder qu’une dizaine d’indicateurs et un conseil extérieure est vivement recommandée pour vous y aider.

2. Etablir le budget prévisionnel

La 2ème étape est toute aussi primordiale que la 1ère, il s’agit d’établir des objectifs pour chaque indicateur, c’est ce que nous appelons le budget prévisionnel.

Trop souvent les entreprises analysent encore leur performance au regard des résultats passés. Ils se basent sur l’année ou la période précédente pour juger de leur performance : "j’ai de l’avance ou du retard de CA par rapport à l’année dernière", "mes résultats du mois d’août sont moins bons que ceux de juillet", "ma facture d’électricité a augmenté cette année"…

C’est un pilotage au ’rétroviseur’ !

Elaborer un budget en se contentant de fixer la progression globale du chiffre d'affaires souhaitée et des charges estimées est une lourde erreur.

Dans ce cas vos objectifs ne refléteront ni votre stratégie ni les évolutions probables de votre marché.

Au-delà de vos résultats passés, il convient donc d’intégrer 2 autres éléments pour élaborer votre budget prévisionnel :

une extrapolation de chaque indicateur en fonction des évolutions que vous anticipez sur l'année suivante (augmentation des matières premières / achats, arrivée d’un nouveau concurrent par exemple) basé sur une étude de marché et une étude prospective, simple à réaliser par un spécialiste,

en intégrant vos choix stratégiques (recrutement, variations des charges variables en fonction du prévisionnel d'activité... par exemple).

Pour définir votre budget prévisionnel, vous gagnerez du temps et surtout de la précision en vous faisant aider par un spécialiste.

3. Elaborer votre tableau de bord

La 3ème étape est certainement la plus ‘ludique’ mais aussi la plus technique, elle consiste à élaborer votre tableau de pilotage.

Un tableau de bord bien conçu est consultable en un seul coup d’œil. Sans réfléchir trop longuement, pour se forger une opinion précise sur la situation de son entreprise.

Les représentations graphiques seront choisies avec soin en tenant compte de la nature de l’information et du message porté. Le code couleur sera standardisé afin de ne pas causer de confusion lors de l’affichage des alertes sous forme de voyants, de clignotants ou de flèches à la hausse et à la baisse.

Le tableau de pilotage doit être structuré dans un ordre logique en mettant en avant les liens de cause à effet. Par exemple l’augmentation de la marge doit être lié, dans le tableau, soit à l’augmentation du CA soit à la diminution de coût.

4. Collecter les informations

La collecte des informations, la 4ème étape, est critique.

Pour que l’édition du tableau de pilotage ne deviennent pas une usine à gaz inexploitable. Il conviendra d’automatiser au maximum la collecte des informations.

Il faudra donc faire un audit de votre système d’information afin de définir les méthodes et les outils de collecte les plus efficaces.

Une bonne maîtrise des systèmes d’informations et des logiciels informatiques est nécessaire pour choisir les meilleures solutions.

5. Analyser la performance

Votre tableau de pilotage est en place, il reflète votre stratégie, il est basé sur un budget prévisionnel, il est automatisé.

La 5ème étape consiste à une juste interprétation du tableau pour analyser votre performance.

La période de consultation est variable selon les entreprises :

un commerçant aurait intérêt à analyse le nombre de tickets et la valeur moyenne des tickets chaque jour et de vérifier l’évolution de ses charges chaque semaine,

un artisan devrait vérifier chaque semaine le nombre de devis réaliser, le taux de transformation des devis en commande et l’évolution du prix des matières premières chaque mois.

Pour exploiter efficacement votre tableau de pilotage, il est impératif de comparer ces résultats sur chaque indicateur au prévisionnel et de mettre en relief les écarts entre ces prévisions et le niveau de performance réel de votre entreprise.

Durant les premiers mois d’utilisation, nous vous conseillons de confronter votre analyse à un regard extérieur pour que l’interprétation des indicateurs soit juste et pour en tirer les bons enseignements.

6. Construire le plan d’actions correctifs

Analyser la performance n’est pas une fin en soi, ce n’est qu’un constat de la situation de votre entreprise par rapport aux objectifs visés !

La 6ème étape est cruciale pour que vous utilisiez activement votre tableau de pilotage, il s’agit de la construction du plan d’actions correctifs.

L’étude des écarts négatif permettra d’identifier les causes de la contre-performance, il faudra systématiquement mettre en place une ou des actions correctrices afin d'y remédier : lancement d'une action de communication, diminution des stocks, changement du mode de transport, par exemple.

7. Mettre en œuvre le plan d’actions

Mais le meilleur plan d’actions n’apportera aucun résultat s’il n’est pas mis en œuvre.

La 7ème et dernière étape consiste donc à vous engager et à vous motiver, vous dirigeant et votre équipe, à passer à l’action.

Et de mesurer sur la période suivante, à travers l’évolution de votre tableau de pilotage, si les résultats sont au rendez-vous.

Le tableau de pilotage utilisé comme outil de management peut apporter, à votre entreprise, un développement rapide de sa performance.

Comme vous le voyez, la construction et l’utilisation d’un tableau de pilotage pour analyser et développer la performance de votre entreprise repose sur une méthodologie en 7 étapes, simple et opérationnel mais souvent difficile à mettre en œuvre dans une TPE et même dans une PME.

C’est un processus à créer et à mettre en œuvre sur la durée et l’aide d’un professionnel est vivement recommander.

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