C’est une organisation différente, avec de nouveaux outils, qu’il conviendra de mettre en place au sein de cabinet pour réussir la transformation numérique.

Les limites de la dématérialisation

Quand on parle de « dématérialisation des documents des clients », on réduit trop souvent cette expression au scan des factures.

Même s’il est important que les cabinets d’Expertise Comptable se lancent dans cette démarche pour gagner en productivité et apporter plus de valeur ajoutée aux clients, il existe plusieurs manières de scanner les documents, mais surtout ce n’est qu’une étape transitoire en attendant l’avènement de la digitalisation de documents.

La dématérialisation consiste à scanner un document, c’est-à-dire à en faire une copie numérique.

Cette duplication, seule, n’est pas une solution intéressante car :

• l’original papier garde la valeur probante, il convient donc légalement de la conserver physiquement, ce qui coûte cher en stockage ;

• le poids de l’image est lourd et le coût du stockage numérique peut rapidement être très important si le processus de dématérialisation est industrialisé au sein du cabinet ;

• l’image, si elle n’est pas OCRisée, ne permet aucun traitement numérique et ne fait pas gagner du temps, bien au contraire…

La première étape pour réussir un projet de dématérialisation dans un cabinet d’expertise comptable consiste à organiser l’industrialisation du scan des documents des clients.

Il ne suffit pas simplement de mettre un scanner à disposition des clients , il faut les motiver à l’utiliser au quotidien pour qu’ils transmettent ces documents au fil de l’eau aux collaborateurs du cabinet.

S’il n’y a pas de ‘carotte’ pour le client, il n’y a quasiment aucune chance qu’il accepte de faire cette tâche administrative ingrate… si ce n’est en contrepartie d’une baisse significative de ces honoraires !