Comment surveiller vos collaborateurs ?

15/09/2015

Afin de contrôler les temps de travail et de déplacement des collaborateurs, de lutter contre les vols au sein de l'entreprise ou d'assurer la sécurité des locaux, vous pouvez recourir à différents procédés qui vous amènent, directement ou indirectement, à exercer une surveillance et un contrôle de l'activité de vos collaborateurs : la badgeuse, la fouille, la vidéosurveillance, la géolocalisation...

Conseils en management

Au-delà des règles légales en termes de surveillance des collaborateurs, interviennent des facteurs comportementaux et psychologiques qui influent sur la relation dans l'entreprise.

Vous et/ou votre entreprise décidez de mettre en place des outils de surveillance collective (pointeuse, boite noire dans les véhicules, caméras, fiches de contrôle des passages...).

Pensez à :

lister précisément les raisons objectives qui ont mené à ce choix, les dérives probablement constatées en amont et les résultats des éventuelles négociations de régulation préalables. Clarifiez l'objectif de cette mesure, qui doit être SMART : simple, mesurable, atteignable, réaliste et situé dans le temps.

organiser une réunion avec les partenaires sociaux pour leur expliquer la décision, et si elle vient de vous, appuyez-vous sur votre hiérarchie ;

demander aux managers de l'expliciter au sein de leurs équipes, voire venez vous-mêmes la leur expliquer lors des réunions de travail.

Vous voulez exercer une surveillance particulière d'un collaborateur pour vérifier des dysfonctionnements (alcool, vol, harcèlement) :

vérifiez la limite légale de ces contrôles et tenez-vous strictement à celle-ci ;

listez les faits de façon factuelle et déterminez votre objectif (est-il SMART ?) ;

informez votre hiérarchie de cette surveillance, et si le climat social s'y prête, un ou les partenaires sociaux. Donnez-leur un retour des résultats de la surveillance ;

ne contrôlez que 3 ou 4 faits précis, sauf à prendre le risque de devenir vous-même harcelant (et donc attaquable), de préférence en présence d'un tiers (votre N-1 par exemple), sauf en cas d'enregistrement mécanique ou numérique ;

informez ensuite l'intéressé en lui exposant les raisons et les résultats de cette surveillance, quels qu'ils soient.

Badgeuse ou système biométrique

La mise en place d'un système de badges vous permet de contrôler les entrées et les sorties des collaborateurs de l'entreprise. Vous pouvez également enregistrer le temps de travail de ceux-ci avec un système d'enregistrement automatique, qui doit être fiable et infalsifiable. Dans ce cas, le contrôle impliquant un traitement automatisé de données personnelles doit être déclaré à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). À défaut, aucune faute ne peut être reprochée aux collaborateurs qui refusent de badger.

Si vous souhaitez installer un dispositif biométrique, vous devez solliciter l'autorisation de la CNIL. Celle-ci n'autorise que les dispositifs où l'empreinte digitale est enregistrée exclusivement sur un support individuel (carte à puce, clé USB).

Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)

Tout traitement automatisé de données personnelles doit être déclaré à la CNIL. Par exemple, le badge qui enregistre les entrées et les sorties des collaborateurs dans l'entreprise constitue un système de traitement automatisé d'informations. Il doit donc, en tant que tel, être préalablement déclaré à la CNIL. Si vous ne l'avez pas fait, vous ne pouvez pas licencier un collaborateur sur la base d'une disposition du règlement intérieur de l'entreprise prévoyant que le collaborateur qui refuse de se soumettre au système de badgeage peut faire l'objet d'une sanction disciplinaire allant jusqu'au licenciement.

Afin d'enregistrer vos données, il vous faut au préalable préciser à la CNIL quels seront :

l'objet du dispositif de surveillance ;

la durée de conservation des images et/ou des sons ;

les conditions d'accès et de rectification des informations conservées ;

l'identité et les fonctions des personnes ayant accès à ces informations, etc.

Il existe deux types de déclaration :

déclaration simplifiée ou de conformité : cette déclaration répond à une procédure allégée et permet de vérifier si un traitement de données personnelles correspond à un modèle défini par une décision de la CNIL comme respectant les droits et libertés des collaborateurs ;

déclaration normale : cette déclaration concerne des données considérées comme sensibles, qui doivent faire l'objet d'une instruction plus poussée. Si vous hésitez sur la procédure à suivre pour déclarer un traitement de données, il faut vous conformer à cette dernière procédure.

La déclaration peut s'effectuer :

soit par télédéclaration sur le site de la CNIL (rubrique « Déclarer », puis « Comment déclarer ? ») ;

soit en téléchargeant la version papier de la déclaration sur le même site et en l'envoyant par lettre recommandée avec accusé de réception ou en la déposant contre un reçu. Un guide « Déclarer à la CNIL », contenant tous les formulaires nécessaires à la déclaration, est également disponible.

Quel que soit le mode de déclaration choisi, un accusé de réception (qu'il soit électronique, postal, ou qu'il s'agisse d'un reçu) doit vous être délivré.

Conditions obligatoires

Points de vigilance
Vous avez le droit de contrôler et de surveiller l'activité de vos collaborateurs pendant le temps de travail, à condition toutefois :
de les informer préalablement de tous les dispositifs de surveillance auxquels ils sont soumis ;
de respecter leur vie privée ;
que le procédé de contrôle ou de surveillance de l'activité choisi soit justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché ;
d'informer et de consulter préalablement le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et le comité d'entreprise (CE) ;
de faire une déclaration préalable à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) en cas de traitement automatisé d'informations nominatives.

Si ces conditions cumulatives sont réunies, vos collaborateurs peuvent être soumis à divers dispositifs de surveillance : la vidéosurveillance, la surveillance par des sociétés spécialisées en ce domaine, la badgeuse, le traçage des connexions et courriers électroniques, les écoutes téléphoniques, la géolocalisation, etc.

Si vous ne respectez pas au préalable de leurs installations ces conditions obligatoires, vous vous exposez aux sanctions suivantes :

des sanctions pénales pour atteinte à la vie privée ou pour absence de déclaration à la CNIL, ou encore pour délit d'entrave si un représentant du personnel a été mis en cause, pouvant aller jusqu'à 300.000 € d'amende et 5 ans d'emprisonnement si vous installez, à l'insu de vos collaborateurs, un dispositif permettant d'enregistrer ou de transmettre leur image ;

des demandes de dommages et intérêts si un préjudice a été subi par un ou plusieurs collaborateurs.

De même, vous ne pouvez pas mettre en oeuvre un dispositif de contrôle clandestin à l'insu du personnel (exemple : insérer des lettres piégées diffusant une encre bleue dans le tas de courriers afin de vérifier si celles-ci sont ouvertes) car celui-ci serait considéré comme mode de preuve illicite et déloyal. Par conséquent, vous ne pourrez pas utiliser les éléments recueillis au moyen de ce stratagème et le licenciement serait sans cause réelle et sérieuse.

Bon à savoir
La simple surveillance du collaborateur par son supérieur hiérarchique, la vérification des relevés de communications téléphoniques, le contrôle de l'ordinateur professionnel (hors cas des dossiers portant la mention « personnel »)du collaborateur ou de ses connexions internet, ou encore l'audit visant à analyser l'organisation du travail pour améliorer le service et optimiser la nouvelle organisation de l'entreprise ne sont pas des procédés de surveillance et peuvent être effectués sans information préalable des collaborateurs et des représentants du personnel.

E-mail (courriel)

L'e-mail, également appelé courrier électronique ou encore courriel, est un service de transfert d'informations via un réseau informatique interne (intranet) ou externe (internet).

La consultation des courriels reçus ou émis parmi les dossiers personnels du collaborateur n'est pas possible, même si vous pressentez que l'un de vos collaborateurs utilise sa messagerie électronique pour envoyer et recevoir des courriels personnels et que vous souhaitez prendre connaissance de ceux-ci.

Ainsi, même si vous en avez la possibilité technique, vous ne pouvez pas l'utiliser. En effet, les courriels bénéficient de la protection du secret des correspondances.

Cependant, si le collaborateur n'a pas mentionné « personnel » sur l'objet du message ou dans le nom donné au dossier les regroupant, alors vous avez la possibilité d'en prendre connaissance. Attention, on peut également assimiler les expressions « perso », « à moi » aux courriels que vous ne pouvez pas consulter.

Vous ne pourrez donc prendre de sanction qu'à l'encontre de collaborateurs ayant omis cette mention sur les courriels n'ayant pas d'objet professionnel.

Cependant, n'hésitez pas, à défaut de procédure disciplinaire officielle, à informer vos collaborateurs que l'usage de la messagerie électronique de l'entreprise n'est possible qu'à titre professionnel dans le cadre par exemple d'une charte informatique. Ce recadrage devrait ainsi vous permettre de faire cesser la situation d'abus.

En tout état de cause, sachez que vous avez toujours la possibilité de demander au collaborateur de consulter sa messagerie en sa présence. Dès lors qu'il accepte votre proposition, vous pouvez consulter ses messages, même si, en pratique, il y a peu de chances qu'il accepte.

Enfin, sachez qu'il vous est possible de mettre en place un système de traitement automatisé de données personnelles impliquant une surveillance des salariés (ex. logiciel de contrôle de la messagerie : un système de contrôle individuel de l'importance et des flux des messageries électroniques des salariés). Pour cela, vous devez au préalable respecter des formalités obligatoires : modification de la charte informatique intégrant ce système (annexe du règlement intérieur qui implique une procédure de révision stricte), information des salariés, consultation des représentants du personnel et déclaration à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL).

À défaut du respect de cette procédure, vous ne pourrez pas sanctionner votre collaborateur qui abuserait de la messagerie électronique professionnelle à des fins personnelles.

Fouille

Vous pouvez faire procéder à des fouilles à condition qu'elles soient motivées par l'intérêt légitime de l'entreprise, pour des raisons de sécurité collective, ou justifiées par la recherche d'objets volés.

Le consentement du collaborateur est nécessaire et il doit être averti de son droit d'opposition à un tel contrôle et de son droit d'exiger la présence d'un témoin (membre du personnel). En cas de refus du collaborateur, vous devez recourir à un officier de police judiciaire, seul habilité à procéder à la fouille.

Toutefois, la présence et le consentement du collaborateur ne sont pas nécessaires lorsque vous contrôlez un coffre individuel permettant le dépôt des fonds de caisse, donc affecté à un usage exclusivement professionnel, dès lors que les possibilités de contrôle de celui-ci sont prévues par le règlement intérieur.

De plus, lorsque le règlement intérieur prévoit des conditions particulières pour la vérification des objets transportés et la fouille des personnes, vous devez vous y conformer. Vous ne pouvez pas par exemple, vous prévaloir de la preuve obtenue par la fouille du sac d'un collaborateur si vous ne respectez pas les dispositions du règlement intérieur.

Géolocalisation

La géolocalisation est une méthode permettant de positionner un objet, une personne, etc. sur une carte à l'aide des coordonnées géographiques.

L'utilisation d'un système de géolocalisation pour assurer le suivi de la durée du travail d'un collaborateur n'est licite que lorsque ce mode de contrôle a été porté à sa connaissance et qu'il n'y a pas d'autre possibilité de comptabiliser son temps de travail. Par ailleurs, un système de géolocalisation ne peut pas être utilisé pour d'autres finalités que celles qui ont été déclarées à la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Information des collaborateurs et visiteurs

Vous êtes tenu d'informer les collaborateurs concernés sur le dispositif que vous souhaitez mettre en place et sur les éventuelles conséquences disciplinaires d'une faute qui serait détectée par ce moyen. En effet, aucune information concernant personnellement un collaborateur ou un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance.

Si votre entreprise est ouverte au public, vous devrez obtenir l'autorisation préalable du préfet avant d'installer des caméras. Cette autorisation est délivrée pour une durée de 5 ans renouvelable, après avis de la commission départementale des systèmes de vidéosurveillance. Vous devrez également informer la clientèle, de façon claire et constante, de l'existence du système de vidéosurveillance et de la personne responsable.

Il n'y a pas d'obligation sur la forme que doit prendre l'information des collaborateurs. Cependant, il est préférable d'adresser une note de service à l'ensemble du personnel avec la feuille de paye, ou mieux par une note remise à chacun en mains propres contre décharge. En parallèle, vous afficherez cette note de service dans les panneaux prévus à cet usage.

Information et consultation du CHSCT et du CE

Ces informations et consultations doivent avoir lieu avant toute mise en oeuvre d'un système de surveillance. Ainsi, vous devez les informer sur :

l'objet de cette installation ;

les conditions de stockage et de visualisation ;

les objectifs et la finalité ;

le coût (pour les membres du CE) ;

les conséquences (sanctions).

Si vous n'avez pas de CE dans votre entreprise, alors vous devez consulter les DP.

Ordinateur

Vous souhaitez surveiller ou contrôler l'activité de vos collaborateurs par le biais de leurs fichiers présents sur leur ordinateur. Deux cas sont possibles :

le fichier (ou le dossier contenant le fichier recherché) ne comporte pas de mention « personnel ». Dans cette hypothèse, vous pouvez tout à fait librement consulter le document sans obtenir l'accord préalable du collaborateur ou lui demander d'être présent. En effet, c'est au collaborateur d'indiquer dans le titre de son document le caractère personnel de celui-ci. À défaut, le fichier sera toujours présumé professionnel. Si le contenu du document est illicite, vous pouvez alors, éventuellement, prendre une sanction à l'encontre de son auteur.
Ainsi, vous avez également le droit de rechercher les sites internet consultés par un collaborateur en inspectant le disque dur de son ordinateur mis à sa disposition par la société, même en son absence.
Également, l'inscription de sites internet dans la liste des favoris de l'ordinateur du collaborateur ne leur confère aucun caractère personnel, vous pouvez donc y accéder sans l'en informer au préalable.
Aussi, les courriels et fichiers intégrés dans le disque dur de l'ordinateur mis à disposition du collaborateur par l'employeur ne sont pas identifiés comme personnels du seul fait qu'ils émanent initialement de la messagerie électronique personnelle du collaborateur. Par conséquent, il vous est possible de les consulter ;

A contrario, le fichier (ou le dossier contenant le fichier recherché) comporte la mention « personnel ». Dans ce cas, vous avez la possibilité d'ouvrir le document, mais à une condition : il est nécessaire que le collaborateur soit présent lors de l'examen du document ou que vous l'ayez fait appeler au préalable. Faute de quoi, ce que vous trouveriez ne pourrait constituer une preuve permettant de légitimer une sanction disciplinaire. Cependant, il est admis que vous puissiez agir hors de la présence du collaborateur si vous pouvez justifier d'un cas d'urgence. Celui-ci peut être consécutif, par exemple, à l'intrusion d'un virus dans le réseau informatique de l'entreprise. Si le fichier porte pour seule mention les initiales du prénom du collaborateur, cela ne suffit pas à lui donner un caractère « personnel ». Également, le fichier nommé « Mes documents » ou la dénomination d'un disque dur professionnel en « Données personnelles » ne suffisent pas à qualifier de « privées » les informations qui y sont enregistrées. Par conséquent, vous pouvez les ouvrir librement. À l'inverse, le fichier qui porte la mention « photos de vacances » est supposé personnel et vous ne pourrez pas l'ouvrir.

Principe de proportionnalité

Vous pouvez placer vos collaborateurs sous un système de surveillance (exemple : vidéosurveillance) si le contrôle que vous exercez est pertinent, non excessif et strictement nécessaire à l'objectif poursuivi. Par exemple, il est légitime d'installer des caméras pour des impératifs de sécurité ou en cas de vols répétés, mais pas pour satisfaire la curiosité de la hiérarchie.

En revanche, vous êtes parfaitement libre de mettre en place des procédés de surveillance de vos entrepôts ou autres locaux de rangement dans lesquels vos collaborateurs ne travaillent pas habituellement.

L'utilisation de procédés de surveillance doit être justifiée par le fonctionnement de l'entreprise, notamment :

pour la sécurité des biens et des personnes. Par exemple, pour pouvoir surveiller et prêter assistance en cas de problème à un travailleur isolé, ou pour diminuer le nombre de vols ;

pour se protéger contre des risques d'intrusion, contre des vols répétés ;

pour la productivité du travail. Exemple : géolocalisation de véhicules de tournée permettant d'apporter la preuve du passage à un point de ramassage selon un horaire préétabli et déclenchant la facturation de la prestation ;

pour l'image de l'entreprise lorsqu'il s'agit d'un établissement recevant du public, pour tranquilliser ou sécuriser la clientèle et le personnel.

Ce principe de proportionnalité, régulièrement rappelé par la CNIL, impose donc que l'entreprise mette en oeuvre des moyens de surveillance en rapport avec le risque de vol par exemple qu'elle évalue.

Point de vigilance
La mise en place d'un tel système ne doit pas aboutir à la mise sous surveillance permanente et généralisée du personnel, notamment en des lieux où le risque de vol, par exemple, est limité, voire inexistant.

Règlement intérieur

Il est important, à la mise en place d'un système de surveillance de l'activité des collaborateurs, de mettre à jour votre règlement intérieur (surtout si cela impacte le disciplinaire) ou d'y annexer une note de service. Cette mise à jour doit être conforme à la déclaration à la CNIL.

N'oubliez pas de consulter vos représentants du personnel et de le communiquer au secrétariat-greffe des prud'hommes et à la DIRECCTE.

SMS/Texto

Les « SMS » (ou textos) envoyés ou reçus par le collaborateur au moyen du téléphone mis à sa disposition par le manager pour les besoins de son travail sont présumés avoir un caractère professionnel. Par conséquent, le manager est en droit de les consulter en dehors de la présence de l'intéressé, sauf s'ils sont identifiés comme étant personnels. En effet, les textos/SMS bénéficient de la protection du secret des correspondances.

N'hésitez pas à inclure cette possibilité au sein de votre charte informatique afin d'informer au préalable vos collaborateurs (même s'il n'y a aucune obligation).

Vidéosurveillance

Pour que l'utilisation de la vidéosurveillance soit licite, vous devez procéder aux conditions obligatoires.

En revanche, vous n'êtes pas tenu d'informer les collaborateurs et les membres du comité d'entreprise et du CHSCT de la mise en place d'un système de vidéosurveillance dans des entrepôts de marchandises où les collaborateurs ne travaillent pas.

Si un système de vidéosurveillance de la clientèle est mis en place et est également utilisé pour contrôler vos collaborateurs, vous devez procéder aux conditions obligatoires, sinon les enregistrements constitueront un moyen de preuve illicite et ne pourront pas être utilisés pour justifier le licenciement d'un collaborateur. En revanche, si un système de vidéosurveillance a été installé pour assurer la sécurité du magasin et si le manquement de votre collaborateur à une obligation découlant de son contrat de travail affecte votre obligation d'assurer la sécurité des clients et de leurs biens, alors votre licenciement pourra être considéré comme légitime.

Pareillement, vous pouvez utiliser comme mode de preuve les enregistrements d'un système de vidéosurveillance installé sur le site d'une société cliente permettant le contrôle de l'activité si vous avez fait le nécessaire au niveau des conditions obligatoires (information et consultation préalable du CE et du CHSCT et information de vos collaborateurs travaillant sur le site client).

Point de vigilance
Le dispositif de surveillance ne doit pas entraîner un contrôle général et permanent des collaborateurs.

La CNIL sanctionne les systèmes de vidéosurveillance qui filment les collaborateurs en permanence sans que cela soit justifié par l'un des motifs pour lesquels le système avait été déclaré à la CNIL (exemple : sécurité du personnel, du parc et du matériel roulant...).

De plus, la CNIL condamne au paiement d'amendes les entreprises qui installent un système de vidéosurveillance permanente des collaborateurs, sans en avoir préalablement informé ni les collaborateurs ni la CNIL et sans que l'accès aux images enregistrées ne soit protégé par un mot de passe.

Bon à savoir
En effet, les images enregistrées ne peuvent être visionnées que par les seules personnes habilitées dans le cadre de leurs fonctions (par exemple : le responsable de la sécurité de l'organisme) et n'être conservées que quelques jours à 1 mois au maximum.

Lorsque le système s'accompagne d'un dispositif biométrique (exemples : reconnaissance faciale, analyse comportementale), il doit faire l'objet d'une demande d'autorisation auprès de la CNIL puisqu'il fait appel à une technique biométrique.

De même, lorsque le dispositif est installé dans un lieu ou un établissement ouvert au public (commerce...), l'installation de la vidéosurveillance nécessite l'obtention d'une autorisation préfectorale prise après avis de la commission départementale de la vidéoprotection.

Aussi, dans les lieux dits « mixtes », c'est-à-dire les lieux ouverts au public qui comportent également des zones privées (par exemple, un supermarché), vous devez à la fois faire la déclaration à la CNIL et saisir le préfet.