Comment rédiger une promesse d'embauche ?

30/03/2017

Une promesse d'embauche est l'acte par lequel l'employeur s'engage à embaucher le candidat, en cas d'acceptation de ce dernier. Il s'agit donc d'un engagement à ne pas prendre à la légère puisque dès l'acceptation du salarié, il devient définitif, c'est-à-dire que l'employeur ne pourra pas se rétracter.

Pour que la proposition de l'employeur s'analyse en une promesse d'embauche, plusieurs critères doivent être réunis.

Un employeur qui adresse à un candidat une offre ferme et précise indiquant les éléments essentiels du contrat de travail (par exemple, rémunération et qualification) fait une promesse d'embauche. Il n'est ni exigé que tous les éléments essentiels du contrat y figurent, ni nécessaire que le salarié confirme son accord.

Quelles sont les personnes habilitées à promettre une embauche ?

En principe, seules les personnes qui sont habilitées à faire des promesses d'embauche peuvent engager l'entreprise. Cependant, la promesse réalisée par quelqu'un qui n'y est pas autorisé peut néanmoins être considérée comme valable lorsque le candidat peut légitimement considérer la personne comme investie du pouvoir d'embaucher, alors que celle-ci ne l'est pas.

Des promesses ont ainsi été reconnues valables alors qu'elles avaient été émises par des personnes qui n'y étaient pas habilitées : le directeur général d'une société, le chef de ventes chargé du recrutement des représentants, le candidat n'ayant pas les moyens de vérifier l'étendue des pouvoirs de son interlocuteur.

L'employeur peut s'engager via une promesse d'embauche, mais sous condition suspensive, par exemple sous la condition d'obtention d'un marché.

Le cas échéant, il est recommandé de prévoir la période d'essai dans la promesse d'embauche.

Quel est l'objet de la promesse d'embauche ?

La promesse d'embauche est importante pour le futur salarié, car elle lui garantit un emploi dans votre entreprise. Parallèlement, une promesse d'embauche signée par le futur embauché permet également de sceller l'accord et, dans le même temps, pour l'employeur, d'arrêter le processus de recrutement. En pratique, la promesse est un « contrat » très simplifié, où seuls les éléments importants de la future collaboration sont mentionnés.

Quels points mentionner dans la promesse d'embauche ?

La loi ne mentionne aucun formalisme particulier. En pratique, il faut que l'on retrouve dans la promesse d'embauche les éléments essentiels pour protéger l'entreprise et les points déterminants pour rassurer le salarié quant aux futures conditions de sa collaboration. Il convient donc d'y mentionner :

le type de contrat de travail qui formalisera la collaboration : CDD auquel cas il faut en préciser la durée), CDI, apprentissage, contrat unique d'insertion (CUI), etc. ;

la date de début du contrat. Quand la date ne peut pas être déterminée, il convient de fixer une date « au plus tard le ...... » ;

la fonction (le titre) sans qu'il soit nécessaire de détailler les missions et le statut (ouvrier, employé, cadre, non-cadre) ;

la période d'essai et, le cas échéant, la possibilité de renouvellement ;

Il n'est pas obligatoire de prévoir la période d'essai dans la promesse d'embauche. Vous pouvez en effet toujours insérer une période d'essai dans le contrat de travail même si la promesse d'embauche ne le prévoit pas.

l'intitulé de la convention collective ;

à titre indicatif, le lieu de travail ;

la rémunération contractuelle, pour le moins la partie fixe. Il n'est pas nécessaire de mentionner les autres éléments de rémunération, notamment ceux issus d'usages internes ou de la convention collective. En effet, l'insertion dans la promesse d'embauche leur donnerait une valeur contractuelle, ne permettant plus, par à la suite, leur suppression sans accord préalable du salarié ;

le fait qu'un contrat de travail plus détaillé, comprenant d'autres clauses, sera proposé à la signature pendant la période d'essai ;

Un contrat reprenant les conditions de collaboration retenues vous sera proposé lors de votre prise de fonctions.

la mention de l'acceptation par le salarié de la promesse d'embauche et de son contenu. En pratique, cela revient à insérer une petite clause invitant le futur embauché à s'engager à son tour par écrit.

Exemple : afin de sceller définitivement nos accords, nous vous remercions de nous remettre copie du présent courrier revêtue de la mention manuscrite « Lu et approuvé – Bon pour Accord » et de votre signature.

La promesse d'embauche doit rester un document court et simple. En conséquence, une fois les mentions « obligatoires » énoncées, il n'y a pas lieu de s'étendre sachant qu'un contrat détaillé sera conclu par la suite.

D'après les juges, une lettre nominative qui précise seulement l'emploi proposé et la date de début de fonction sans même indiquer les éléments de la rémunération constitue bien une promesse d'embauche.

L'absence, dans la promesse d'embauche, d'une mention devant obligatoirement figurer dans un CDD n'entraîne pas sa requalification en CDI. En effet, la promesse d'embauche en CDD n'a pas à comporter les mentions obligatoires du CDD.

Quelle est la forme d'une promesse d'embauche ?

La promesse peut notamment prendre la forme d'une lettre, d'une attestation, d'une convention de stage signée entre le Pôle emploi et l'entreprise et désignant le demandeur d'emploi comme bénéficiaire d'une promesse d'embauche ou encore d'un courrier envoyé par l'employeur à l'Administration pour étayer sa demande d'un contrat aidé.

L'engagement peut même figurer dans le contrat de travail du précédent salarié : la clause d'un contrat de travail stipulant que l'employeur sera tenu d'embaucher la personne désignée par le salarié quittant l'entreprise est une promesse d'embauche valable.
Le fax peut être un élément de preuve d'une promesse d'embauche. C'est aux juges d'en apprécier la valeur probatoire.

L'écrit sous forme électronique peut être une preuve, les juges appréciant sa validité comme mode de preuve.

L'employeur fait également une promesse lorsque, à l'occasion d'une communication téléphonique, il assure au candidat que ses tests sont satisfaisants, qu'il est embauché et qu'il peut donner sa démission. C'est ce qui a été jugé dans une affaire où les dates de la démission et de la conversation téléphonique coïncidaient et que des liens d'amitié existaient entre l'employeur et le candidat.

La promesse d'embauche signée par les deux parties, comportant la mention de l'emploi proposé, de la date d'entrée et de la rémunération, constitue un contrat de travail écrit et, en cas de contestation de l'employeur, celui-ci doit apporter la preuve de son caractère fictif.

Comment rompre une promesse d'embauche ?

Une promesse d'embauche valablement constituée vaut contrat de travail.

Dès lors, l'employeur qui souhaite rompre la promesse d'embauche doit donc respecter la procédure de licenciement et invoquer un motif valable de rupture.

À défaut, cette rupture s'analyse en un licenciement sans cause réelle et sérieuse et le salarié pourra réclamer le versement des indemnités correspondantes.

Un candidat s'engage en acceptant une promesse d'embauche.

Si, au dernier moment, il ne se présente pas dans l'entreprise où il avait accepté un poste, il peut être condamné par le juge à indemniser celui qui devait devenir son employeur.

Quelques conseils

1. Demandez au salarié de vous retourner la promesse d'embauche dûment signée

Dès lors que le salarié vous retourne le document avec la mention « bon pour accord » et sa signature, la promesse devient un engagement contractuel des deux parties. Toutefois, il est recommandé de faire signer un contrat de travail « complet » au salarié lors de l'embauche, en complément de la promesse.

Dans cette hypothèse, si le salarié devenait réticent à signer un document plus complet, contenant des clauses sur d'autres sujets que ceux énoncés dans la lettre d'embauche, vous resteriez libre de mettre fin au contrat en rompant la période d'essai.
Rédigez la promesse d'embauche en deux exemplaires

La promesse d'embauche étant un engagement contractuel (une fois qu'elle a été signée), mieux vaut respecter cette formalité liée à la validité des contrats.

2. Réagissez face à la rétractation du candidat

La rétractation du candidat, sauf motif légitime, est constitutive d'une rupture abusive de la relation contractuelle de travail, même si elle n'avait pas débuté. Vous pouvez donc saisir le conseil de prud'hommes aux fins de voir condamner le salarié au paiement de dommages et intérêts, voire d'une indemnité compensatrice de préavis.

3. Identifiez la compétence du conseil de prud'hommes

Le conseil de prud'hommes est compétent en cas de différend relatif à une promesse d'embauche. Il peut également apprécier la réalisation de la condition suspensive dont une promesse d'embauche était assortie.

Les textes officiels

C. civ., art. 1134 (les parties se doivent de respecter les dispositions d'un écrit signé par elles)

Réponse DEBARGE n° 22867, JO du 13 septembre 2001, Questions Sénat page 2978 (forme de la promesse d'embauche)

Cass. soc., 7 novembre 2007, n° 06-42.439 (offre ferme et précise de la promesse d'embauche)

Cass. soc., 20 juin 1985, n° 83-40476 (personnes habilitées à rédiger une promesse d'embauche)

Cass. soc., 13 mai 2003, n° 01-42729 (promesse d'embauche sous condition suspensive)

Cass. soc., 5 avril 2005, n° 02-45.636 (compétence du conseil de prud'hommes)

Cass. soc., 15 décembre 2010, n° 08-42.951 (rupture de la promesse d'embauche)

Cass. soc., 12 juin 2014, n° 13-14258 (le contrat de travail conclu entre les parties peut prévoir une période d'essai même si la promesse d'embauche est silencieuse sur cette période d'essai)

Cass., soc., 6 juillet 2016, n° 15-11.138 (la promesse d'embauche en CDD n'a pas à comporter les mentions obligatoires du CDD)

Cass, soc., 7 juillet 2016, n° 14-26.613 (preuve du caractère fictif de la promesse d'embauche à la charge de l'employeur)

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