La formalisation d'une offre d'emploi est un acte isolé du manager qui n'a pas d'implication a priori sur le management. Cependant, le manager peut toujours faire participer un ou plusieurs collaborateurs de son équipe à l'élaboration du profil recherché. Cet acte a un grand intérêt managérial car il implique utilement les collaborateurs et génère deux répercussions intéressantes :

• pour le manager : chacun des salariés impliqués peut apporter sa vision, son expertise du profil recherché et aider dans sa pertinence ;

• pour les collaborateurs : c'est une manière de les associer à votre projet de recrutement, de leur faire mieux comprendre son importance, et de leur donner plus envie d'intégrer le futur candidat.

Bien entendu vous ne les associerez pas à toute la rédaction de l'offre mais principalement sur la description de la mission du candidat recherché, et sur les savoirs, savoir-faire et savoir-être souhaités.

Détermination du poste à pourvoir

Préalablement à la rédaction de l'offre d'emploi, collectez toutes les informations sur le poste à pourvoir. Il s'agit des informations permettant de préciser quelle est la finalité et le profil du poste pour lequel vous recherchez un candidat. Cela vous conduit à définir :

• les activités ou domaines d'activité que demande le poste ;

• la place du poste dans l'organisation et ses liens hiérarchiques et fonctionnels ;

• la position dans l'équipe : seul sur le chantier, sous la responsabilité d'un contremaître... ;

• le lieu d'exécution du travail et les déplacements à prévoir : décrire où (distance) et à quelle fréquence ;

• le choix du contrat de travail : CDI, CDD, intérimaire ;

Le CDD comme le contrat d'intérim sont très réglementés. Chaque contrat doit être rédigé par écrit et comporter la définition précise de son motif, ainsi que diverses mentions obligatoires. De plus, un exemplaire du contrat doit être transmis au collaborateur dans les deux jours ouvrables qui suivent son embauche.

• le volume du travail : temps complet, temps partiel ;

Un contrat de travail à temps partiel, même conclu pour une durée indéterminée, nécessite d'être rédigé par écrit et doit comporter un certain nombre de mentions (durée hebdomadaire et mensuelle de travail, répartition de l'activité entre les jours de la semaine ou les semaines du mois...).

• les clauses du contrat de travail : certaines caractéristiques du poste doivent être précisées dans le contrat de travail lui-même. Il en est ainsi notamment de la qualification professionnelle, de la rémunération et des modalités de décompte du temps de travail (horaire hebdomadaire ou convention de forfait, par exemple). Des clauses spécifiques peuvent également être, le cas échéant, insérées dans le contrat en fonction des particularités du poste (clause de non-concurrence, clause de dédit-formation pour le recrutement d'un collaborateur qui sera formé à des techniques particulièrement pointues par exemple).

Détermination du profil du candidat

Après avoir déterminé le poste à pourvoir, vous pourrez définir le profil du candidat à retenir, en termes de :

• savoir : connaissances – formation – diplômes :

par exemple, vous pourriez vous demander quelles sont les études qui préparent le mieux aux missions du poste à pourvoir ?

• savoir-faire : compétences – expériences :

par exemple, en matière de compétences techniques, vous pourriez vous poser les questions suivantes : quel est le niveau recherché dans ce domaine ? Doit-il déjà les posséder ? À quel niveau de maîtrise ? Peut-on attendre qu'il acquière ces compétences par une formation adaptée ? Etc.

Ou, par exemple, en matière de compétences d'encadrement : le poste le demande- t-il ? Par rapport à la position de la personne recherchée, quel devra être son niveau dans ce domaine (débutant/intermédiaire/expert) ? Quels sont les critères les plus représentatifs : nombre de personnes ou types de collaborateurs déjà encadrés ? Etc. ;

• savoir être : personnalité – attitude – comportement :

par exemple, vous pouvez rechercher le sens du service, la diplomatie, la capacité à négocier et à arbitrer, l'esprit d'équipe, les qualités d'animation et le sens pédagogique, la rigueur, le sens des résultats, etc.

Mentions interdites

La rédaction d'une offre d'emploi est laissée à l'appréciation du manager et du service ressources humaines, qui sont évidemment les personnes les plus à même pour décrire le poste à pourvoir. Toutefois, la rédaction d'une offre d'emploi doit prohiber certaines mentions.

Mentions discriminatoires :

Sont interdites, les offres conditionnant l'accès à l'emploi à/aux :

• l'origine, le sexe (la formulation « recherche cadre homme » est interdite, tandis que celle « recherche cadre h/f » est correcte).

C'est le cas par exemple pour des artistes appelés à interpréter soit un rôle féminin, soit un rôle masculin, des mannequins chargés de présenter des vêtements et accessoires ;

• les moeurs ;

• l'orientation ou l'identité sexuelle ;

• l'âge : cette interdiction ne concerne pas les offres qui fixent des conditions d'âge imposées par les dispositions légales (débits de boisson par exemple). En outre, des différences de traitement fondées sur l'âge ne constituent pas une discrimination lorsqu'elles sont objectivement et raisonnablement justifiées par un but légitime, notamment par le souci de préserver la santé ou la sécurité des travailleurs (par exemple : en raison des contraintes et des risques, une offre d'emploi peut s'adresser uniquement à du personnel masculin), de favoriser leur insertion professionnelle, d'assurer leur emploi, leur reclassement ou leur indemnisation en cas de perte d'emploi, et lorsque les moyens de réaliser ce but sont nécessaires et appropriés ;

• la situation de famille (sont interdits par exemple : célibataire, sans enfant, libéré de toute obligation familiale...) et la grossesse ;

• l'appartenance ou la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation, une race ou une religion déterminée ;

• les opinions politiques ;

• les activités syndicales ;

• l'apparence physique ;

• le patronyme ;

• l'état de santé, les caractéristiques génétiques ou le handicap, sauf inaptitude constatée par le médecin du travail.

L'offre d'emploi, et plus généralement l'opération de recrutement discriminatoire est passible d'une peine de prison de 3 ans et/ou d'une amende de 45.000 €.

L'emploi de termes étrangers : quelle que soit la nationalité de l'auteur de l'offre ou de l'entreprise, toute offre proposant un emploi devant être exécuté sur le territoire français doit être rédigée en français.

L'auteur d'une offre ou l'entreprise française proposant un emploi à exécuter hors du territoire français doit aussi respecter cette règle, même si la connaissance parfaite d'une langue étrangère est une condition requise pour occuper l'emploi concerné.

Si l'emploi ou le travail offert ne peut pas être traduit par un terme français, il doit être accompagné d'un texte français descriptif suffisamment détaillé pour ne pas induire en erreur l'éventuel candidat (seule exception : les annonces paraissant dans des publications rédigées entièrement ou partiellement dans une langue étrangère).

La rédaction d'une offre d'emploi en langue étrangère est passible d'une amende de 450 € pour une personne physique et de 2.250 € pour une personne morale.

Allégations fausses ou susceptibles d'induire en erreur : l'offre d'emploi ne doit pas comporter d'affirmation fausse ou pouvant induire le candidat en erreur sur :

• l'existence, l'origine, la nature, la description de l'emploi ou du travail à domicile offert ;

• la rémunération et les avantages annexes proposés ;

• le lieu de travail.

Le non-respect de cette obligation est puni d'un emprisonnement d'un an et d'une amende de 37.500 €.

Mentions obligatoires 

Toute offre d'emploi publiée ou diffusée doit être datée.

La méconnaissance des dispositions relatives à la datation de l'offre est passible d'une peine d'amende de 450 € (personne physique) et de 2.250 € (personne morale).

L'offre d'emploi peut, au choix de l'entreprise, rester anonyme, c'est-à-dire ne pas comporter son identité dans le libellé. Cependant, dans ce cas, l'entreprise qui demande la publication ou qui fait diffuser une offre doit faire connaître son nom, sa raison sociale et son adresse au directeur de la publication ou au responsable du moyen de communication.

La méconnaissance par l'employeur de cette obligation pourra être sanctionnée par une peine d'amende de 450 € (personne physique) et de 2.250 € (personne morale).

Priorités d'emploi 

Avant de rechercher un candidat par le biais d'une offre d'emploi, vous devez parfois informer des collaborateurs en place (priorité d'accès) ou d'anciens collaborateurs (priorité de réembauche) de l'existence d'un poste à pourvoir.

D'une part, il y a une obligation de priorité d'accès aux emplois vacants pour les collaborateurs à temps partiel qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps plein. Inversement, les collaborateurs à temps plein qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps partiel bénéficient également d'une priorité d'accès.

D'autre part, les collaborateurs à temps partiel qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi d'une durée au moins égale à 24 heures sont également prioritaires.

Cette priorité vaut pour l'attribution d'un emploi correspondant à leur catégorie professionnelle ou d'un emploi équivalent.

Une priorité d'accès à l'emploi est également prévue par la loi au profit des collaborateurs qui souhaitent passer d'un travail de nuit à un travail de jour et inversement.

Par conséquent, nous vous conseillons d'afficher ou de mettre sur l'Intranet de l'entreprise, toutes les offres d'emploi à pourvoir, car vous avez une obligation de porter à la connaissance de ces collaborateurs la liste des emplois disponibles correspondants.

D'autre part, les collaborateurs licenciés pour motif économique sont prioritaires pour postuler sur les emplois disponibles pendant l'année qui suit leur licenciement s'ils en ont fait la demande. À cette fin, vous devez les informer de tout emploi devenu disponible et compatible avec leur qualification. Vous devez également informer les représentants du personnel de tous les emplois disponibles et afficher la liste de ces emplois.

Si un collaborateur licencié acquiert une nouvelle qualification et qu'il prend le soin d'en informer son ancien employeur, la priorité de réembauche vaut alors également pour cette nouvelle qualification.

Une priorité de réembauche de 1 an existe aussi au profit des collaborateurs qui ont demandé la rupture de leur contrat de travail après la naissance ou l'adoption d'un enfant.

Rédaction de l'annonce 

Les informations diffusées dans l'annonce doivent permettre aux candidats de déterminer s'ils ont les compétences, s'ils vont ou non apprécier le travail dans cet environnement et si la rémunération leur convient.

Les informations à mentionner dans la rédaction de l'offre d'emploi :

• le descriptif de l'entreprise : activité, taille, appartenance ou pas à un groupe, chiffre d'affaires, lieu d'exécution du poste (ou une ville proche), valeurs, etc. ;

• les missions principales du poste ;

• l'environnement du poste : le niveau de responsabilité hiérarchique, les moyens mis à disposition (véhicule pour les commerciaux, etc.), les conditions d'exercice du poste (travail de nuit, horaires particuliers, travail en équipe, etc.), les contraintes spécifiques (station debout, manipulation de produits dangereux) ;

• les avantages : rémunération (fixe et variable), l'intéressement, le comité d'entreprise, le ticket-restaurant, la mutuelle, la formation, l'évolution potentielle, la renommée de l'entreprise, etc. ;

• définition du profil recherché en termes d'expérience, de formation, de compétences et de savoir-être ;

• Si l'obtention d'un diplôme ou un niveau de formation précis est nécessaire pour occuper le poste, précisez cet élément dès l'offre d'embauche, et ce, pour éviter tout litige et une éventuelle condamnation pour discrimination à l'embauche.

• comment postuler (adresse mail, postale, sur le site de l'entreprise, etc.).

Soyez vigilant aux mentions interdites et obligatoires pour la rédaction de l'offre.

Réponse aux candidatures

Pour éviter de nombreux appels téléphoniques et mails, le tri des candidatures peut se faire en deux étapes.

1. Avant la planification des entretiens

• Pour les candidatures dont le profil ne répond pas aux besoins ou si le poste a été pourvu, préparez une lettre de réponse standard.

• Pour les candidatures dont le profil recueille un intérêt plus ou moins important.

Une lettre d'accusé de réception de la candidature précisant un délai de traitement permet de faire patienter et évite les appels impromptus.

2. Après les entretiens, une fois la décision prise

Avant de procéder aux réponses négatives, il est nécessaire de vérifier la disponibilité et le maintien de la candidature de la personne choisie.

Une fois l'engagement de la personne validé, les réponses négatives peuvent être rédigées.

L'intégration de l'option dans ce courrier permet éventuellement de conserver cette candidature en réserve, en cas de période d'essai non concluante.

Textes officiels

• Cass. crim., 25 mai 1983, n° 82-91.982

• C. trav., art. L. 3123-3 (priorité du passage à temps partiel ou à temps complet)

• Cass. soc., 15 décembre 2011, n° 10-15.873

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