Il peut être rempli par le candidat soit informatiquement sur le site de l'entreprise (ou du cabinet de recrutement) par exemple, soit sur support papier à la demande de l'entreprise. Généralement, celui-ci se décompose en 3 parties dont les 2 premières regroupent des éléments factuels : les données personnelles, les données professionnelles, et enfin la partie ouverte. Il est possible de retrouver en annexe du dossier de candidature les pièces suivantes : copies des certificats de travail, copies des diplômes et des certificats, résultats des tests demandés inscrits par l'entreprise.

Le dossier de candidature est généralement signé par le candidat afin de lui faire valider les informations contenues dans celui-ci.

Il est important de vous rappeler qu'il existe certaines limitations à la liberté d'embauche. En effet, vous devez veiller à respecter à la fois les restrictions liées au poste et/ou au candidat (ex. : cumul d'emploi, obligations contractuelles, etc.), et les règles créant des obligations à l'encontre de catégories particulières de collaborateurs (ex. : les mineurs).

Annexes du dossier 

Vous avez le droit de demander aux candidats la copie de certaines pièces qui ont un lien avec l'emploi proposé : diplômes, attestations de formation, certificats de stage ou de travail mentionnés dans le curriculum vitae.

Vous êtes en droit de pouvoir demander toutes informations qui ont pour finalité d'apprécier les capacités ou aptitudes professionnelles du candidat.

Cumul d'emplois 

L'exercice de divers emplois par le collaborateur dans le cadre de plusieurs contrats de travail est autorisé par la loi. Toutefois, vous devez vous assurer, avant d'embaucher un collaborateur exerçant déjà une autre activité, que le cumul d'emplois n'est pas illicite.

Par ailleurs, vous ne pouvez pas embaucher des fonctionnaires, des agents ou ouvriers de l'État, des communes, des départements, des régions, des offices et établissements publics ou du personnel de la RATP, des compagnies de transport subventionnées, de la SNCF ou de la Sécurité sociale à un emploi privé rémunéré.

Pour cela, vous devez vous assurer, avant d'embaucher un collaborateur, que celui-ci n'exerce pas une autre activité dont la nature ou l'horaire rendrait son embauche illégale. Cette vérification peut s'opérer au moyen du questionnaire du dossier de candidature ou via son annexe (copie du certificat de travail).

Si vous ne respectez pas ces règles, vous encourez une amende de 1.500 € (3.000 € en cas de récidive).

Données personnelles : 1re partie du dossier 

Cette partie du dossier de candidature regroupe généralement les informations personnelles du candidat :

• photo ;

• état civil ;

• numéro de Sécurité sociale ;

• nationalité (cette donnée peut être importante pour des postes de secret-défense) ;

• permis de conduire ;

• moyens de transport ;

• permis de travailler ou titre de séjour ;

• etc.

Afin de ne pas faire l'objet d'une mesure discriminatoire par le Défenseur des droits, vous devez impérativement informer vos candidats qu'ils ont la possibilité de ne pas répondre aux questions relevant de la situation de famille (photo, situation de famille, âge et profession du conjoint/concubin, nombre d'enfants, etc.).

De plus, vous ne pourrez pas tenir compte de ce choix personnel fait par le candidat dans votre sélection.

Données professionnelles : 2e partie du dossier

Dans cette partie du dossier, vous retrouvez les expériences professionnelles (dates, nom de l'entreprise, secteur d'activité, poste occupé, missions, rémunération brute annuelle, motif du départ, référents à contacter si besoin, existence d'une clause de non-concurrence, préavis à effectuer pour le dernier emploi etc.), la formation initiale et continue, les langues parlées, lues et écrites avec leur niveau de maîtrise.

Vous avez le droit de vérifier les références du candidat auprès de ses anciens employeurs. De même, en prenant contact avec eux, ceux-ci sont tout à fait libres de répondre à vos questions.

Cette prise de référence doit obligatoirement fait l'objet d'une information préalable auprès du candidat.

De plus, si vous ne l'avez pas indiqué dans l'offre d'emploi, vous pouvez également demander lors de cette partie du dossier, les prétentions salariales du candidat pour le poste proposé.

Obligations contractuelles du collaborateur 

Vous devez vous assurer, lors du recrutement d'un collaborateur, que celui-ci est libre de tout engagement, et notamment qu'il n'est pas lié à son ancienne entreprise par une clause d'exclusivité ou de non-concurrence.

Pour cela, nous vous conseillons de le demander dans le dossier de candidature (partie 2 du dossier).

Obligations de l'entreprise 

L'entreprise destinataire du dossier de candidature doit informer les candidats sur les personnes ou les entreprises auxquelles les informations concernées seront transmises. Elle doit également informer le candidat sur la possibilité dont il dispose d'accéder aux informations fournies et, éventuellement, de les rectifier.

Partie ouverte : 3e partie du dossier 

Cette partie du dossier est, en général, sous forme de questions ouvertes. Elle vous permet de mieux analyser les compétences et aptitudes du candidat et donc de le projeter plus ou moins dans le poste.

Vous pouvez y trouver par exemple les questions suivantes :

• qu'allez-vous mettre en oeuvre pour réussir dans vos nouvelles fonctions ?

• quels sont les motifs de votre recherche ?

• quels sont vos objectifs de carrière ?

• quels sont vos atouts et handicaps par rapport au poste à pourvoir ?

Priorités d'embauche ou de réembauche 

La priorité de réembauche est reconnue à tout collaborateur licencié pour motif économique durant un délai d'un an à compter de la rupture de son contrat de travail, s'il manifeste le désir d'en bénéficier durant cette même année.

Les collaborateurs qui démissionnent pour élever leur enfant bénéficient également d'une priorité de réembauche dans l'année qui suit la rupture de leur contrat de travail.

De même, les collaborateurs à temps partiel qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi d'une durée au moins égale aux 24 heures hebdomadaires ou un emploi à temps complet, ainsi que les collaborateurs à temps complet qui souhaitent occuper ou reprendre un emploi à temps partiel ont priorité pour l'attribution d'un emploi ressortissant de leur catégorie professionnelle ou d'un emploi équivalent.

Nous vous conseillons de vérifier votre convention ou votre accord de branche qui peut prévoir des modalités plus favorables pour le collaborateur (par exemple, priorité pour un emploi présentant des caractéristiques différentes).

Vous avez l'obligation de porter à la connaissance de ces collaborateurs les emplois disponibles. Par conséquent, vous pouvez transmettre cette information par affichage, par Intranet, par bulletin d'information interne communiqué en même temps que les bulletins de paie, etc.

Protections particulières 

Lorsque vous envisagez d'embaucher un collaborateur étranger, vous devez vous assurer que le collaborateur est muni d'un titre de séjour en cours de validité l'autorisant à exercer une activité professionnelle en France.

Par ailleurs, vous n'avez pas le droit d'employer des mineurs de moins de 16 ans. Dans le cas des mineurs de plus de 14 ans qui exécutent des travaux légers pendant les vacances scolaires, vous devez solliciter l'autorisation de l'inspecteur du travail, ainsi que l'accord écrit du représentant légal du jeune.

Tests

L'objet des tests est de vérifier l'adéquation entre le poste et le profil des candidats.

Ils peuvent être passés individuellement comme collectivement, de manière écrite, graphique, informatisée, mais également à l'oral.

Certaines fois, les tests sont demandés lorsque le candidat postule. Dans ce cas, ils font partie d'une annexe du dossier de candidature.

Vous devez informer les candidats de toutes les méthodes et techniques d'aides au recrutement utilisées à leur égard. Cette information doit se faire avant leur mise en oeuvre.

On distingue 3 catégories de tests :

• les tests dits psychotechniques : ils évaluent les aptitudes cognitives, notamment la logique, et qualifient le type de raisonnement ;

• les tests dits de personnalité (le SODIE, le PAPI, le MBTI, le Rorshach, le PerformanSe, etc.) : ils évaluent et qualifient les aspects plus subjectifs comportementaux ;

• les tests professionnels : on y retrouve par exemple les mises en situation ou les jeux de rôle individuels ou collectifs.

Les résultats des tests doivent être tenus à la disposition des candidats les ayant passés.

Tri des dossiers

Le tri des candidatures par le manager concerné par le recrutement et par le service RH va consister à faire une comparaison entre :

• les critères que vous vous étiez donnés au départ (les critères essentiels et les souhaitables) avec les compétences et aptitudes des candidats indiquées dans leur dossier (CV et lettre de motivation compris) ;

• et des informations complémentaires que vous avez détectées lors de l'étude du dossier et qui n'étaient pas dans votre besoin du départ. Ces dernières données peuvent permettre de faire la différence entre des candidats.

Ensuite, il vous appartiendra de hiérarchiser à l'aide de coefficients par exemple, les critères et les informations complémentaires. Les candidats ayant retenu le plus gros score, seront alors vus en entretien.

Les dossiers de candidature n'ayant pas retenu votre attention recevront de votre part une réponse négative.

Textes officiels :

• C. trav., art. L. 3123-3 (priorités : passage à temps partiel ou à temps complet), L. 3123-7 (durée minimale de travail et heures complémentaires)

• Cass. soc., 15 décembre 2011, n° 10-15.873

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