Comment préparer un entretien professionnel ?

31/08/2015

Cet entretien obligatoire pour tout collaborateur quelle que soit la taille de l'entreprise, crée un droit pour tous à la formation ou à l'évolution professionnelle. Celui-ci est un des outils qui contribuent à la réalisation et au déploiement de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et à la construction du plan de formation de l'entreprise.Il se distingue de l'entretien d'évaluation qui a pour vocation principale d'apprécier les résultats du collaborateur de la période écoulée et de fixer les objectifs et axes d'amélioration pour la période suivante.

Conseils en management

Pour bien réaliser cet entretien, il faut d'abord vous préparer.

Cette phase indispensable a pour but de vous permettre de cerner les enjeux de cet entretien : quelles sont les compétences de mon collaborateur, les formations suivies, son parcours professionnel interne (mobilité, promotion, etc.), ses perspectives d'évolution professionnelle, les besoins d'emplois ou de compétences futurs dans l'entreprise, etc. ? Or attention, un entretien professionnel n'est pas un entretien d'évaluation. Votre rôle est d'accompagner votre collaborateur dans son évolution professionnelle en termes de qualification et d'emploi par le biais par exemple de formation, de certification.

Tout d'abord, nous vous conseillons de dresser un bilan des compétences de votre collaborateur au travers de son parcours professionnel et au travers de sa fonction actuelle. Pour cela vous aller lister ses savoirs (formations suivies, certifications), savoir-faire et savoir être.

Puis, dans votre préparation, envisagez les suites possibles de sa carrière :

soit vous êtes dans une entreprise qui a établi des parcours potentiels, ou a négocié une GPEC, dans ce cas revoyez-les à la lumière de ces éléments (définition de fonction, besoins de compétences, d'emplois). Cela vous permettra d'identifier un plan de formation individuel, mais également de savoir s'il souhaite mobiliser son compte personnel de formation ;

si ce n'est pas le cas, alors il faut y réfléchir pour vous préparer des pistes de propositions. Celles-ci doivent offrir au collaborateur une visibilité sur ce qui serait envisageable compte tenu de son poste actuel et des compétences déjà mises en œuvre.

Enfin, en matière de rémunération, prenez la précaution de consulter les tranches de salaire propres à votre convention collective.

Bénéficiaires

L'entretien professionnel est réalisé tous les 2 ans entre le collaborateur et le manager.

Cet entretien devra également être proposé au collaborateur avant son départ en :

congé de proche aidant ;

congé de solidarité familiale.

De plus, cet entretien devra obligatoirement être proposé après :

un congé de maternité ;

un congé parental d'éducation (à la demande du collaborateur, l'entretien peut avoir lieu avant la fin du congé parental d'éducation) ;

un congé de proche aidant ;

un congé d'adoption ;

un congé sabbatique ;

un congé de solidarité familiale ;

une période de mobilité volontaire sécurisée ;

une période d'activité à temps partiel ;

un arrêt maladie longue durée (plus de 6 mois) ;

un mandat syndical.

Tous les 6 ans, un bilan récapitulatif du parcours professionnel (en termes de formations, VAE, progression salariale ou professionnelle, etc.) devra être réalisé entre le collaborateur et le manager.

Bon à savoir
La période de 6 ans se calcule au regard de l'ancienneté du collaborateur dans l'entreprise concernée.

Entretien d'évaluation

L'entretien professionnel se distingue de l'entretien d'évaluation. Ce dernier est un acte managérial qui évalue le travail réalisé par le collaborateur.

Formalisme

Afin de faciliter la preuve de la tenue des entretiens professionnels, la loi exige qu'ils fassent l'objet d'un document écrit dont une copie est remise au collaborateur.

Point de vigilance
Nous vous conseillons de rédiger par écrit les convocations de proposition d'entretien professionnel.

Information des collaborateurs

Dès son embauche, le collaborateur (y compris les managers) est informé par son entreprise du droit à l'entretien professionnel.

Mise en place

Vos représentants du personnel (CHSCT et CE, ou à défaut les DP) devront être informés et consultés au préalable de la mise en oeuvre des entretiens professionnels. De plus, si des données personnelles sont collectées par l'entreprise au cours des entretiens et sont enregistrées dans un fichier informatique, alors vous devrez déclarer à la CNIL le dispositif d'entretien professionnel (norme simplifiée n° 46).

Objet de l'entretien professionnel et du bilan récapitulatif du parcours professionnel

L'entretien professionnel a pour objet :

les perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi ;

de communiquer au collaborateur les informations relatives à la VAE.

Dans ce cadre, vous allez accompagner votre collaborateur dans l'élaboration de son projet professionnel à court et moyen termes et identifier, en lien avec les besoins de l'entreprise, les actions utiles à sa mise en oeuvre (en termes de formations, de bilan de compétences, de VAE, d'évolution de missions, de responsabilités, etc.).

Voici quelques exemples de questions à poser à votre collaborateur pendant l'entretien :

Comment pensez-vous que votre emploi va évoluer dans les prochaines années ?

Souhaiteriez-vous développer de nouvelles activités ?

Être plus à l'aise dans des activités que vous exercez déjà ?

De quelles compétences auriez-vous besoin ?

Que vous faudra-t-il apprendre ou acquérir pour mettre en oeuvre votre projet : au cours de l'année à venir / l'année suivante / au-delà de deux ans ?

De quelles informations aimeriez-vous disposer pour vous aider à construire votre projet professionnel ?

Etc.

Pour préparer ces entretiens, n'hésitez pas à vous appuyer sur les fiches de poste ou les fiches métiers de Pôle emploi, les définitions et classifications d'emploi au sein de votre convention collective, etc.

Point de vigilance
Concernant les instances représentatives du personnel et/ou le mandat syndical, vous devrez recenser au cours de l'entretien les compétences acquises par le collaborateur lors de son mandat et préciser les modalités de valorisation de cette expérience acquise, si deux conditions cumulatives sont remplies :
l'entretien professionnel est réalisé au terme d'un mandat de représentant du personnel titulaire ou d'un mandat syndical ;
et le titulaire du mandat a disposé d'heures de délégation sur l'année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail (ou, à défaut, de la durée applicable dans l'établissement).

Bon à savoir
Lorsque l'entretien a lieu à l'issue du congé parental d'éducation ou d'une période d'activité à temps partiel pour élever un enfant, il doit permettre d'organiser le retour à l'emploi, de déterminer les besoins de formation du collaborateur et d'examiner les conséquences éventuelles du congé sur sa rémunération et l'évolution de sa carrière.

Enfin, le bilan récapitulatif du parcours professionnel est l'état des lieux des actions réalisées sur les 6 dernières années en termes :

d'entretiens professionnels effectués ;

de formations suivies ;

de certifications professionnelles par la formation ou la VAE obtenues ;

de progression salariale ou professionnelle (nouvelles activités, évolution vers un autre emploi, augmentations).

Sanctions

Dans les entreprises d'au moins 50 collaborateurs, le collaborateur qui n'aura pas bénéficié :

d'au moins 2 de ces 3 mesures :
- action de formation,
- progression salariale (augmentation individuelle, changement de coefficient, etc.) ou professionnelle (au niveau du poste, des missions, des responsabilités, etc.),
- certification par la formation ou la validation des acquis de l'expérience,

et des entretiens professionnels (tous les 2 ans) au cours des 6 dernières années,

verra son compte personnel de formation (CPF) abondé.

L'abondement sera ainsi de 100 heures (130 heures pour un collaborateur à temps partiel). L'entreprise devra verser à l'OPCA qui collecte sa participation au titre de la formation continue une somme forfaitaire correspondant à ces heures (montant forfaitaire de 30 euros par heure).

Point de vigilance
L'entretien professionnel est obligatoire depuis le 7 mars 2014. Tous les collaborateurs en poste à cette date doivent donc avoir eu leur premier entretien professionnel au plus tard le 7 mars 2016.

Textes de références

Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale.
C. trav., art. L. 6315-1 (bénéficiaires), L. 3142-11 (congé de solidarité familiale), L. 3142-23 (congé de proche aidant), L. 1225-46-1 (congé d'adoption), L. 2141-5 (entretien professionnel pour les IRP titulaires ou pour les mandats syndicaux), L. 1225-57 (spécificités du congé parental d'éducation ou d'une période d'activité à temps partiel pour élever un enfant)
Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale
C. trav., art. L. 2141-5 (entretien professionnel pour les IRP titulaires ou pour les mandats syndicaux), L. 1225-57 (spécificités du congé parental d'éducation ou d'une période d'activité à temps partiel pour élever un enfant)
Loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale