Cette fiche vous propose une méthodologie simple et pragmatique.

Conseils en management

Comme beaucoup d'actions managériales, la réunion de travail comporte 2 moments : celui de sa préparation, puis celui de sa réalisation.

Préparer votre réunion de travail va demander de réaliser 2 actions clés. Tout d'abord bien définir ce que vous souhaitez obtenir à la fin de la réunion, soit par les informations descendantes que vous allez émettre, soit par les réactions ou travaux que vous allez favoriser chez vos collaborateurs. Cela va vous permettre de savoir s'il faut prévoir ou non un moment de travail de l'auditoire durant la réunion, conduisant à préparer la manière avec laquelle ce travail sera réalisé : document écrit, feuille, laps de temps,... Ensuite, il convient de définir la trame de votre réunion, c'est-à-dire la manière avec laquelle vos informations ou le contenu de votre réunion va être communiqué.

Durant la réunion, il est important d'être attentif à quelques comportements. Tout d'abord, faites attention à vos attitudes vis-à-vis de votre auditoire. Balayez régulièrement du regard vos collaborateurs afin de ne pas vous adresser exclusivement à quelques personnes, souvent les leaders, ceux qui sont intéressés, ou les personnes que l'on sait opposées. Valorisez toutes les prises de parole de l'auditoire (quelles qu'elles soient), n'hésitez pas à les écrire sur le tableau de papier : remarques, idées, critiques, etc. Restez dans votre sujet (d'où l'importance de l'avoir écrit sur le tableau papier avant). Si vous rencontrez des questions ou propos hors sujet, notez-les pour la réunion suivante ou pour un prochain entretien individuel. Face aux objections, ne réagissez pas avec ironie, humour, ni d'agressivité... Prenez acte et creusez : « C'est une bonne remarque, pouvez-vous nous en dire plus... Quand cela arrive-t-il ?... Sous quelle forme ça s'est passé ?... ». Enfin, favorisez au maximum l'interactivité avec le groupe, que ce soit pour évoquer des types de problèmes rencontrés, lors des recherches de solutions, ou au moment de définir un plan d'actions ou une manière de traiter un problème.

Animer/ Cadrer la réunion

La forme – l'animation :

« Comment allez-vous ? » Commencer une réunion en interpellant les participants est une méthode simple pour éveiller l'attention. N'hésitez pas à prendre le temps d'écouter les réponses. Ensuite, pensez à faire le lien par rapport à la réunion précédente, le cas échéant : avancées, difficultés rencontrées, recadrages à faire.

L'animateur connaît les techniques de communication, il sait poser les bonnes questions au bon moment et ne fait pas un monologue mais construit la réunion en privilégiant les échanges (à l'exception des réunions d'information pure) :

• il utilise les questions de validation : « Est-ce bien clair ? » « Avez-vous des questions ? » « Est-ce que j'ai oublié quelque chose ? » « Est-ce que nous sommes toujours bien dans notre cadre ? » ;

• la reformulation : permet de valider et de reprendre la parole, de recadrer si nécessaire (en cas de digressions – reformuler le dernier propos utile) ;

• il manie avec dextérité les questions ouvertes : qui, quoi, comment, combien, et évite le « pourquoi », véhicule préféré des jugements ;

• il illustre ses propos techniques ou théoriques par des exemples, du vécu, des retours d'expérience, des métaphores, des schémas et dessins ;

• il sait clôturer un sujet/item de l'ODJ : rappel de la décision précise/action à faire/résultat attendu/responsable de l'action et date butoir.

Techniques de cadrage :

• le silence ;

• cadrage en appliquant la posture de la communication non violente. Dans une situation compliquée ou porteuse de conflit potentiel : exemple : une personne manque de respect selon vous et son comportement impacte le bon déroulé de la réunion :

  • Étape 1 - faire le constat du comportement, débuter en exposant les faits : je vois que vous...,

  • Étape 2 - rappeler la valeur qui est touchée,

  • Étape 3 - faites part de votre besoin,

  • Étape 4 - intégrer la demande : « je vous demande... »,

  • Étape 5 - valider l'engagement de votre interlocuteur : alors nous sommes d'accord...

Exemple de cadrage :

« M x, je constate qu'il est 9 h 30, notre réunion démarre à 9 h. Ce retard affecte le bon déroulé de notre travail et touche ma valeur efficacité. Il est important pour moi et le groupe de respecter les horaires, je vous demande donc d'arriver à 9h pour nos réunions.

Sommes-nous bien d'accord ? »

Attendre le « oui » d'engagement de votre interlocuteur.

Techniques de gestion du groupe :

• dynamiser le groupe en favorisant les échanges, interpeler les personnes, déléguer des taches etc. ;

• impliquer tous les participants : par exemple donner des rôles spécifiques pour la durée de la réunion (rédacteur, gardien du temps, spécialiste technique etc.) ;

• autoriser les prises d'initiatives, les propositions ou solutions innovantes ;

• développer la créativité et l'ouverture du groupe par un brainstorm par exemple ;

• laisser le groupe s'exprimer sur un sujet qui attise les réactions, être ouvert et à l'écoute, savoir être patient ;

• mettre en situation : attention au public présent, il s'agit d'un outil à part entière, à maitriser absolument ;

• recadrer pour respecter le temps.