Les différents types d’appel d’offre

Evidemment, suivant la complexité et la criticité de l’achat, le process à mettre en œuvre peut être simple (Expression du besoin, négociation et contractualisation), ou de plus en plus complexe, nécessitant alors des échanges quasi permanents entre de nombreux interlocuteurs, avant d’arriver à une performance mutuelle satisfaisante pour les deux parties.

Vous pouvez élaborer des appels d’offres pour de simples pièces ou objets dont vous avez besoin, ou pour des assemblages complets, ou pour des équipements de production par exemple. Vous pouvez aussi utiliser l’appel d’offre pour vos achats de prestations externes (services), ou de travaux (maintenance, rénovation, entretien …). Chaque type d’appel d’offre a ses spécificités, et doit correspondre à un process défini et maitrisé, basé certes sur un tronc commun, mais suivi aussi de manière plus spécifique si besoin.

Utiliser des fiches de suivi (du processus, et des contacts)

Dans tout appel d’offre, vous allez retrouver un « tronc commun » composé d’éléments de base :

• Lettre de présentation présentant le contexte ;

• Liste des contacts (achat/qualité/Technique...) ;

• Liste des documents joints ;

• Déroulement de la consultation (règles, planning (réponses, sélection, démarrage), critères de choix...) ;

• Cahier des charges (plan, descriptifs détaillés, niveaux de performances, fonctions, contraintes,... - Volume prévisionnel) ;

• ...

A chaque appel d’offre doit correspondre un dossier avec des éléments documentés et à jour (idéalement issus de modèles de base pour augmenter l’efficacité dans les phases de création et dans celles d’analyse).

Vous serez plus efficace si vous mettez en place des fiches de suivi du processus (étapes du déroulement de la consultation) avec un planning associé et un suivi de projet régulier.

Les fiches de suivi des contacts vous permettent de garder l’historique des échanges, qui souvent sont nombreux dans les appels d’offres complexes. Ces fiches de suivi vous permettent de reprendre plus facilement le dossier après une longue période d’attente. Elles vous permettent aussi de déléguer plus facilement à vos collaborateurs le suivi du dossier dans des phases moins critiques.

Quelques bonnes pratiques pour être efficace

• Maintenir un haut niveau de qualité dans la gestion du dossier (connaître l’état d’avancement, la prochaine étape, connaître les principales dates des prochaines étapes clés du processus, lister et identifier finement vos contacts chez vos fournisseurs, même s’ils sont nombreux, utiliser des check-lists pour ne rien oublier à chaque étape …) ;

• Soyez vigilant sur la confidentialité, ne donnez pas plus d’informations que nécessaire à vos potentiels fournisseurs, et si besoin faire signer des accords de confidentialité ;

• Soyez transparent et objectif, pour construire des relations saines et durables qui vous seront profitables autant qu’à votre partenaire ;

• Soyez vigilant à votre propre image auprès de vos fournisseurs : garantissez la qualité de vos propres livrables (cahier des charges, volumes prévus, critères de sélection …).