De nos jours, nous retrouvons sensiblement les mêmes outils de présentation dans toutes les entreprises, en l'occurrence le diaporama (ou PowerPoint) ou les mind maps, plus souvent utilisés dans le cadre de management de projets. Sont aussi utilisés, mais moins fréquemment, des vidéos ou des films, mais c'est un point que nous ne détaillerons pas.

Nous vous proposons d'observer ces deux premiers outils et de regarder ensemble les méthodes pour les rendre le plus intéressants possible.

Tout d'abord, réfléchissez à ce que vous avez à présenter (objectif et cadre).

Est-ce dans le cadre d'une réunion d'information, un reporting, un projet, une négociation ? Est-ce dans le cadre d'un grand groupe, d'une PME, d'une entreprise publique, d'une association ?

Dans quel secteur intervenez-vous ? Quelle est la culture interne présente ?

C'est de ce postulat de départ que vont dépendre vos contenus et la façon de les mettre en image.

Ensuite nous observerons comment créer vos propres outils et les présenter de façon attractive.

Les diaporamas

A. Généralités

Rappelons-nous que l'attention du cerveau humain s'étiole au bout de quatre-vingt-dix minutes et la concentration au bout de dix minutes. C'est pourquoi vous devrez veiller au timing de votre présentation, c'est-à-dire au temps nécessaire à l'explicitation de chacune des images projetées.

Imaginons : vous êtes en réunion avec un grand nombre de personnes, c'est l'été et la fenêtre est grande ouverte. Soudain, un magnifique papillon coloré entre par la fenêtre. Que se passe-t-il ? Aussitôt, la plupart des participants regardent le papillon quelques secondes pendant lesquelles leur attention sera focalisée sur l'insecte.

Pourquoi ? Parce que c'est ainsi que fonctionnent le cerveau et le corps humain : lorsqu'il y a un mouvement et de la couleur, le regard et l'attention sont irrémédiablement attirés par ces stimuli.

Voilà qui nous donne une première indication pour créer nos diaporamas : si je veux appeler l'intérêt des observateurs, j'ai besoin de mettre de la couleur et du mouvement.

Au demeurant, restons prudents : tout dépend de la culture interne de votre système ou de votre métier quant au choix et à la variété des couleurs. Nous pouvons, sans donner dans le bariolé, imaginer un PowerPoint très coloré et ludique dans une MJC (maison des jeunes et de la culture), un peu moins dans un grand cabinet notarial ; nous accueillerons aisément des couleurs vives et des dessins ludiques dans un service de communication mais moins facilement dans un service financier.

> Couleurs et images

Les outils modernes vous offrent des modèles de diaporamas (dans le bandeau horizontal en haut d'écran – icône création), mais vous pouvez également personnaliser vous-même vos propres productions.

Il est, par exemple, important et stratégique de faire figurer le logo de votre entreprise et de ses partenaires pour rappeler le caractère professionnel de la démarche et les liens qui unissent ces entités. Vous pouvez aussi reprendre en fond de page la couleur (atténuée si elle est vive) du logo de votre société ou ajouter un bandeau de la couleur de ce logo en vertical gauche de vos pages.

Vous pouvez aussi installer des styles d'arrière-plan, avec des remplissages unis ou dégradés, en gris ou bleu le plus souvent. Mais là aussi, attention à mettre en adéquation l'originalité de vos documents avec le style de votre entreprise.

Et bien sûr ces images peuvent être présentées en format portrait ou paysage, comme les supports créés sous Word ou Excel.

> L'animation

Quant au mouvement, vous avez dans l'outil une rubrique « animation » qui vous permettra d'insérer des effets lors de l'apparition de chaque image ou objet sélectionné(e) par vos soins.

Vous y trouverez, par exemple, pour vos titres et sous-titres, des effets lors de l'ouverture ou de la fermeture de l'image affichée comme le damier (les lettrages arrivent sous forme de carrés, de losanges, comme un store qui se ferme). Vous pouvez les faire entrer brusquement ou les faire glisser d'un angle au centre de l'image (trajectoires), ou encore leur faire effectuer une rotation, agrandir ou rétrécir le texte, ou modifier les polices d'écriture ou leur couleur (emphase). Vous pouvez imprimer ces mouvements au clic ou au passage à la diapositive suivante, créer des mouvements horizontaux ou verticaux, et jouer sur la vitesse de ce mouvement.

Nous indiquons ici en gras les rubriques les plus usitées où trouver ces effets, mais elles peuvent légèrement varier d'une marque (ou version) de logiciel à un autre.

> Les insertions

Dans votre diaporama vous pouvez insérer un grand nombre de choses :

• des tableaux (insertion-tableaux) : vous définirez le nombre de colonnes et de lignes ou dessinerez vous-même le tableau. Dans ce cas, la barre de tâches vous proposera différents modèles et vous pourrez indiquer si les cases (cellules) doivent s'adapter ou non aux contenus. Et bien sûr vous pourrez insérer des tableurs (type Excel) qui reprendront vos données chiffrées existant ailleurs ;

• des images : votre outil vous permet d'aller chercher des images et photos dans vos autres fichiers (insertion-images). Il est aussi possible de rechercher des images sur le web, mais vérifiez, dans ce cas, qu'elles soient libres de droit afin de ne pas faire courir de risques juridiques à votre entreprise. Il contient également une bibliothèque d'images (insertion-images clipart) dont la sélection se fait par mots-clefs ;

• des formes (insertion-formes) : vous trouverez, dans cette rubrique, des lignes, des flèches, des formes géométriques et d'autres comme des étoiles, des bannières que vous pourrez agrandir à loisir, rétrécir, colorer, encadrer ou y ajouter des effets par un simple double-clic sur la forme ;

• des blocs d'information (SmartArt) : il s'agit de schémas groupés qui peuvent prendre la forme de listes, de processus, de cycles, de matrices, de pyramides, d'organigrammes ou de diagrammes relationnels sur lesquels vous pourrez intervenir tant sur les polices d'écriture que sur les coloris ;

• des graphiques : il existe, dans vos logiciels, un grand nombre de types de graphiques comme les histogrammes, les courbes, les secteurs (familièrement surnommés camemberts dans le langage courant) qui permettent de présenter vos chiffres et données quantitatives. Ceux-ci sont le plus souvent sollicités dans les reportings ;

• des liens d'hypertexte ;

• et bien sûr des textes sur lesquels vous pourrez intervenir tant sur la taille et la police d'écriture que sur la coloration (en tenant compte des précautions évoquées plus haut), avec quelques modèles préétablis.

B. Rendre un diaporama attractif

Une fois encore tout dépendra de votre contexte et de vos objectifs.

Si vous devez présenter un sujet, un projet, un exposé, vous disposez d'un support Word par ailleurs, ce qui signifie beaucoup de texte.

Le diaporama ne reprendra que les titres et surtout des mots-clefs qui viendront en soutien de votre propos.

Si vous avez à insérer des phrases, veillez à ce qu'elles soient courtes, synthétiques et d'une taille de police assez grande pour être lues de loin. Favorisez des polices d'écriture classiques, et soyez vigilants quant à la lisibilité du style de la police d'écriture (certaines sont très jolies sur des cartes de visites personnelles mais rendent assez mal à l'écran).

Si vous présentez une page complète de texte, votre auditoire sera focalisé sur celui-ci et ne vous écoutera plus, voire il commentera le contenu en aparté, ce qui créera un brouhaha néfaste à votre communication.

Et surtout ne lisez pas le texte figurant à l'écran : rien n'est plus soporifique pour votre public, qui risque rapidement de ne plus se sentir concerné.

Vous pouvez illustrer les phrases courtes et les mots-clefs d'un dessin, d'une photo, voire d'un son, de façon raisonnable et adaptée à votre culture d'entreprise et à votre métier. Lorsque le mot ou la phrase apparaît à l'écran, développez l'idée, le concept pendant quelques minutes puis passez à la phrase suivante grâce à la télécommande de votre ordinateur ou du vidéoprojecteur. C'est à cet endroit-là que vous pouvez utiliser les effets évoqués préalablement.

Il est conseillé d'alterner des pages comprenant des textes (courts et illustrés) avec des graphiques, tableaux et photos : favoriser cette variété permet de garder l'esprit éveillé car ce ne sont pas les mêmes zones du cerveau qui s'activent lorsqu'on lit ces différentes présentations.

Si vous présentez une vidéo, un film, veillez à ce qu'il ne dure pas plus de dix minutes, quinze au maximum afin de garder l'attention de vos auditeurs et que le lien avec votre sujet soit explicité ou discuté en fin de visionnage.

Voyons maintenant vos tableaux. Les logiciels vous présentent des styles de tableaux tout prêts suffisamment colorés pour ne pas fatiguer la vue et le cerveau. Si vous en créez par vous-même, pensez à colorer le fond des cellules-titres et à mettre les titres, ainsi que les résultats d'opérations, en gras.

Retenons cependant que la lecture des tableaux peut être fastidieuse pour des auditeurs dont le métier n'est pas fondé sur les chiffres. Il est donc préférable de présenter, entre deux tableaux, des résultats sous forme de texte linéaire plutôt que de présenter dix tableaux successifs.

Les tableaux sont surtout utilement complétés par les graphiques qui rendent les résultats d'opérations beaucoup plus parlants et qui éveillent davantage l'intérêt des spectateurs.

C. Animer une présentation sous forme de diaporama

Quelle que soit la qualité de votre diaporama, rappelez-vous que c'est la façon de le présenter (posture de l'animateur) qui prime.

Ainsi si l'animateur veut maintenir son public éveillé et intéressé, il a besoin de se mouvoir, de faire des gestes : n'hésitez pas à vous déplacer dans la pièce, à venir vous installer quelques instants debout entre deux personnes (qui, par exemple, parlent entre elles), à vous lever pour indiquer du doigt un élément du Powerpoint, à ponctuer votre propos de gestes, sans exagération. Rien n'est plus soporifique qu'un animateur immobile.

De même pensez à travailler la modulation de votre voix : si vous observez la partition musicale d'une berceuse, vous constaterez qu'elle se dessine de façon relativement linéaire, avec peu de variation entre notes graves et notes aiguës. Augmentez puis baissez par moments votre volume vocal, monter dans les aigus et descendez dans les graves, accélérez par moments votre parole et ralentissez à d'autres. Bref, rendez votre propos vivant !

Le regard est également important : bien sûr, vous regardez dans les yeux les personnes qui vous posent une question, mais pensez également à regarder régulièrement chacun des auditeurs afin de repérer les messages non verbaux d'ennui ou d'intérêt, et pour que tous se sentent concernés.

Si vous devez présenter votre diaporama, pensez à utiliser le regard panoramique :

• divisez la pièce en cinq secteurs (voir fiche croquis) en téléchargement) ;

• choisissez mentalement une personne par secteur. En la regardant, vous donnerez l'impression aux personnes qui se situent à proximité que vous vous adressez aussi à elles ;

• évitez de balayer la salle de gauche à droite sans fixer une personne en particulier.

Quant aux apartés entre participants, nous avons évoqué le fait de venir s'installer entre eux. Vous pouvez aussi cesser de parler et les regarder ou encore les solliciter pour partager ce qu'ils se disent : il est intéressant pour le groupe d'entendre leurs idées si elles sont en lien avec le sujet. En cas de brouhaha, n'hésitez pas à recadrer avec humour (« un à la fois s'il vous plaît, je n'ai pas la stéréo ») la première fois et avec davantage d'autorité les suivantes. Mais toujours avec respect.

Les mind maps

C'est un autre outil de présentation qui nécessite lui aussi un logiciel particulier. Beaucoup de modèles existent sur le marché, dont quelques-uns sont en accès libre, ainsi que des formations à leur utilisation qui, elles, sont généralement payantes.

Cette méthode est aussi parfois appelée schéma heuristique ou encore carte mentale.

Mais qu'est-ce qu'un mind mapping ?

C'est une façon de prendre des notes ou de faire une présentation qui va faire appel aux deux hémisphères de votre cerveau : l'hémisphère gauche, qui gère les fonctions verbales logiques et rationnelles, et l'hémisphère droit, qui gère le non-verbal, le synthétique et l'émotionnel.

Il s'agit de situer, au centre de la page, le thème central, la question traitée, puis de dessiner des arborescences colorées différemment qui correspondent aux sous-thèmes, aux chapitres, et qui laissent apparaître des branches ou sous-chapitres.

Les logiciels de minds maps ont, pour la plupart d'entre eux, un intérêt complémentaire : vous pouvez y intégrer (comme dans les diaporamas, mais de façon animée, le mind map apparaîtra lorsque vous cliquerez sur le titre ou sous-titre affiché) des tableaux, photos, vidéos, graphiques, et autres fichiers textes, tableurs, etc.

Mais comme nous le disions tout à l'heure, n'oublions pas que c'est la façon de présenter le support qui fera la différence.

Pourquoi est-ce important pour les participants à la réunion ?

• attention et concentration accrue ;

• envie de participer ;

• compréhension plus immédiate des contenus ;

• créativité renforcée (activation des deux hémisphères cérébraux) ;

• renforce la crédibilité de l'animateur.

Pourquoi est-ce important à réaliser pour le service, l'entreprise, les collègues, etc. ?

• montre le sérieux de l'entreprise, sa professionnalisation ;

• fait avancer les dossiers et projets ;

• motive les participants ;

• fait gagner du temps.

Pourquoi est-ce important pour l'animateur et ses collaborateurs ?

• donne une image professionnelle de l'animateur ;

• les collaborateurs peuvent le modéliser.

Quelles seraient les répercussions si l'animateur ne savait pas faire ?

• tension, ennui, brouhaha pendant la présentation ;

• perte de temps et d'énergie.

Exemples de problèmes vécus récemment

L'entreprise X a proposé à ses cadres une soirée d'information sur l'approche systémique, sujet qui les intéresse et qu'ils souhaitent aborder. Cette réunion doit être suivie d'un dîner. L'entreprise a investi dans l'intervention d'un spécialiste du sujet et dans un repas dans un restaurant voisin assez onéreux.

La soirée a consisté en une présentation orale et un PowerPoint lu mot à mot par l'intervenant d'une voix monocorde tout en restant assis et immobile sur sa chaise. Le diaporama a comporté une série de diapositives de couleur jaune uni sur lesquelles un texte orange foncé, peu lisible, a défilé.

L'animateur a expliqué le principe de l'input, de l'output et de la boucle de rétroaction qui semblait complexe. Des participants ont demandé à ce qu'il leur fasse un croquis, ce qu'il a finalement fait à la main sur un paperboard.

Il a repris la lecture des textes défilant sur les diapositives, sans s'apercevoir que le DAF s'était assoupi au troisième rang.

La présentation a duré plus d'une heure trente sans autre question ni échange. Une certaine agitation a régné parmi les trente cadres présents : plusieurs ont quitté la pièce et ne sont pas venus au dîner.

Il y a eu finalement peu de questions, beaucoup avaient le visage fermé en sortant, et le repas a été un peu trop calme avec la moitié des inscrits présents. J'ai même entendu un cadre dire que c'était une RPR : une réunion pour rien !

Le lendemain, en groupe de travail, la colère était encore palpable et les commentaires sur la soirée et le ROI (retour sur investissement) ont pollué le début de la réunion de direction.

Quelques conseils

Evitez de :

• se contenter de lire le texte à l'écran
• rester immobile
• utiliser un ton monocorde
• utiliser un support de présentation non maîtrisé
• réaliser une présentation linéaire et / ou trop dense
• réaliser une présentation trop colorée, trop originale (à moins que le secteur d'activité de votre entreprise le permette)
• multiplier les tableaux