Voyons ensemble les sources de déperdition et quelques moyens d'optimisation du temps qui nous est imparti.

Ma façon de percevoir le temps

Chacun d'entre nous a une façon personnelle de percevoir le temps et cela influe sur sa façon de le gérer.

Les facteurs externes de perte de temps

Le plus souvent, nous avons le sentiment d'avoir été dérangés, interrompus par des personnes ou des évènements extérieurs sur lesquels nous n'avons pas eu de prise. Mais généralement, a posteriori, nous constatons avoir perdu du temps sans en identifier réellement les causes.

Les facteurs internes de perte de temps

Mais bien souvent aussi, nous n'avons pas conscience de notre propre responsabilité dans nos égarements temporels ou ne voyons pas comment faire autrement.

Les nouvelles technologies et leur impact sur la gestion du temps

Depuis quelques années, la modernité et les formidables progrès de la technologie nous proposent des machines, des logiciels, des méthodes susceptibles de nous aider à mieux gérer notre temps. Mais est-ce toujours le cas ? Comment nous arrangeons-nous pour nous laisser, là aussi, dépasser par notre environnement via ces « merveilleuses et perverses » petites machines ?

Le temps est-il un leurre ?

Sans aller trop loin dans la physique quantique, certaines études tendent à prouver que le temps n'est qu'une perception de notre cerveau et pas la réalité linéaire que nous avons apprise : passé-présent-futur.

D'ailleurs nous avons chacun une façon très personnelle de percevoir le temps : j'ai le souvenir d'un film très ennuyeux vu au cinéma avec une amie qui, elle, a ri et pleuré tout au long de la projection et qui a adoré le film au point de vouloir le revoir une seconde fois. Si elle n'a pas vu passer la séance, quant à moi, j'ai eu le sentiment que le film durait quatre heures et je me suis assoupie à plusieurs reprises.

De la même façon, nos programmations mentales influent sur notre perception. Certaines sont « associées au temps », selon les termes de la programmation neurolinguistique, ou sont au contraire « dissociées du temps ».

Quelques exemples :

• Marie fonctionne en mode projet : elle parle presque toujours au futur et pense à l'avenir. Si vous parlez de vacances avec elle, elle évoquera les recherches de lieux qu'elle effectue pour l'été prochain, ce dont elle a envie, ce qu'elle projette de faire. Son métaprogramme est orienté « associé au temps – futur » ;

• Daniel, lui, est tellement ancré dans le présent qu'il oublie souvent qu'il a des rendez-vous le lendemain matin et il travaille ou sort très tard. Lorsque vous lui rappelez ses obligations, il hausse les épaules en disant : « On verra demain » et il arrive soit en retard, soit bien fatigué, le lendemain, à la réunion stratégique où il doit intervenir. Daniel est orienté « associé au temps – présent » ;

• Paul vous parlera des résultats de l'an dernier, des années précédentes, des fondateurs de l'entreprise. Il dit parfois : « C'était mieux avant » ; il a beaucoup de mal à se projeter. Paul est orienté « associé au temps – passé » ;

• quant à Jonathan, il a tiré un enseignement de ses quatre ans passés en Chine ; cette expérience lui a appris beaucoup – y compris ses propres erreurs – et il envisage une carrière de manager avec un plan assez bien défini. Ce qui ne l'empêche nullement d'être très présent pour sa mission actuelle et de savoir s'investir dans l'instant lorsque survient, comme il le dit, une « charrette ». Jonathan est « dissocié du temps » : il s'appuie sur le passé pour s'ancrer dans le présent et se projeter dans l'avenir.

Aucune de ces postures mentales n'est positive ou négative : toutes sont utiles et présentent parfois des risques. Si elles sont inconscientes, elles peuvent cependant évoluer avec l'âge et les expériences de vie ou le travail sur soi.

Mais, bien sûr, certaines favorisent la perte de temps davantage que d'autres.

Vous trouverez dans la rubrique « Outils à télécharger » un test pour découvrir votre propre orientation temporelle.

Les facteurs externes de perte de temps

Nous les appelons familièrement les voleurs de temps et nous pouvons les lister ainsi :

• appels téléphoniques imprévus ou inutilement longs ;

• collègues ou collaborateurs entrant exposer leurs problèmes ou faire la conversation ;

• politique de la porte ouverte, disponibilité permanente ;

• collègues, N+1, visiteurs, clients, fournisseurs débarquant à l'improviste ou vous demandant de venir les voir immédiatement (hors réelle urgence) ;

• personnel insuffisamment formé ou compétent dans votre environnement ;

• réunions trop fréquentes, trop longues, mal préparées ;

• interruptions personnelles ou familiales (un ami, votre mère, votre conjoint ou votre enfant vous appelle sur votre lieu de travail sans qu'il y ait de réelle urgence) ;

• les pannes de machines dans votre environnement.

Nous vous invitons à observer cette liste en vous posant pour chaque item les questions suivantes :

• quelle est ma part de responsabilité dans ce cas-là ? ;

• suis-je à cet endroit dans ma zone d'impuissance (je ne peux rien y faire, je suis obligé(e) de...) ou dans ma zone de contrôle ? Et si j'utilisais ma zone d'influence ? ;

• quel est le premier petit pas, quelle est la première action que je puisse poser pour limiter ce phénomène ?

Par exemple, prenons le cas des réunions trop fréquentes ou mal préparées auxquelles vous devez assister. Quelles sont celles qui requièrent votre présence absolue ? Êtes-vous contraints d'y assister à chaque fois ? Pouvez-vous déléguer ou vous contenter du compte rendu une fois sur deux ? Pouvez-vous aider les organisateurs à les préparer mieux ?

Vous voyez que, finalement, nous pouvons influer sur nos « voleurs » externes, quitte à faire preuve d'un peu d'autorité avec nos environnements : vous pouvez demander à vos proches de n'appeler qu'en cas d'urgence, à vos collègues de reporter leur discussion à un moment de pause ou de repas parce que vous êtes occupé(e) sans pour autant vous fâcher avec eux.

Les facteurs internes de perte de temps

Les quatre plus grands pièges de la gestion du temps sont :

• se précipiter dans l'action ;

• sous-évaluer la durée des tâches ;

• ne pas anticiper à moyen et long terme ;

• reporter sans arrêt (procrastination).

Nous rencontrons, dans ces cas, les facteurs de perte de temps suivants :

• objectifs et priorités peu clairs et / ou changeants en permanence ou absence d'objectifs et de priorités ;

• responsabilité mal établie, floue et doublon entre plusieurs postes ;

• absence de plan de travail au quotidien ;

• travaux non terminés ou encore en cours ;

• absence de deadline, de délais, d'échéances ;

• perfectionnisme excessif ;

• difficulté à déléguer ;

• excès dans les détails, contrôle exagéré ;

• déni ou non-intervention dans les conflits ;

• résistance aux changements ;

• incapacité à dire « non » ;

• information, communication insuffisante ou excessive ;

• lenteur ou précipitation dans les prises de décision ;

• fatigue, manque d'énergie.

De la même façon, nous vous invitons à repérer les items qui vous concernent et les solutions que vous pouvez apporter, seul(e) ou avec l'aide de votre environnement.

Par exemple :

• si une mission vous est confiée, pensez à demander l'échéance ;

• si vous avez des difficultés à dire non, vous pouvez suivre une formation à l'assertivité ou un coaching ;

• si les informations sont excessives, vous pouvez les trier et les prioriser.

Les nouvelles technologies et leur impact sur la gestion du temps

De nos jours, nous disposons d'outils technologiques pour gérer mieux notre temps et même en gagner : les e-mails sont plus rapides que les courriers ou les déplacements entre les différents services ; les conf call (conférences téléphoniques) remplacent bien des réunions et déplacements ; les agendas se gèrent de façon partagée entre ordinateurs et téléphones portables, ces derniers rendant accessibles, à tout moment et en (presque) tout lieu, les messages que ce soient des textos ou des e-mails, et stockent même les pièces jointes.

Mais ces nouveautés techniques comportent également des pièges : vous avez remarqué qu'être interrompus durant une tâche nous fait perdre du temps et de l'énergie. Si vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche, coupez donc vos alertes e-mails sonores et visuelles pour ne pas être tenté d'y répondre de suite. Faites savoir à votre environnement que vous êtes indisponible durant la période (en précisant la durée) sauf urgence absolue. Un téléphone portable en mode silencieux ou éteint dispose d'une messagerie : vous rappellerez dès que votre tâche importante est terminée. Et, sauf si vous êtes médecin urgentiste ou pompier, les vraies urgences absolues sont finalement assez rares dans une entreprise.

L'agenda partagé est très utile, mais pensez à noter aussi dessus les périodes où vous avez à travailler vos dossiers au calme, sinon les collègues ou responsables désireux de vous rencontrer pourraient passer à ce moment-là, vous sachant dans vos locaux. Et pensez surtout à poser chaque jour une heure pour rien qui vous permettra de gérer les imprévus (en la codant pour éviter les visites impromptues précédemment citées).

Pourquoi est-ce important ?

• limite le stress, préviens le burn out ;

• limite la frustration de ne pas parvenir à tout faire ;

• préserve l'énergie ;

• favorise l'efficience et l'atteinte des objectifs ;

• donne une image plus professionnelle ;

• favorise la concentration.

Pourquoi est-ce important de le réaliser pour le service, l'entreprise, les collègues, etc. ?

• évite de créer de la pression en dehors des périodes de surcharge ;

• permet d'apaiser le climat de travail ;

• fait avancer les dossiers et projets ;

• montre le sérieux de l'entreprise, sa professionnalisation aux clients et partenaires ;

• limite les tensions et conflits.

Pourquoi est-ce important pour vous et votre collaborateur ?

• favorise les échanges efficaces ;

• favorise la fluidité de la relation et la confiance mutuelle ;

• renforce la confiance en soi du collaborateur (qui sait quand il peut ou ne peux pas interrompre son N+1).

Quelles seraient les répercussions s'ils ne savaient pas faire ?

• perte de temps et d'énergie ;

• démotivation ;

• non-aboutissement des projets (perte de chiffre d'affaires, image) ;

• conflits, crises ;

• épuisement professionnel.

Exemples de problèmes vécus récemment :

Christine est DRH d'un grand groupe. Elle a lancé une nouvelle formation sur la mixité et l'égalité dans l'entreprise, thème qui lui a été confié comme étant stratégique dans le cadre du projet RSE (responsabilité sociale et environnementale des entreprises) du groupe et qui, de plus, la passionne.

Elle a soigneusement sélectionné l'intervenant avec lequel elle a préparé le programme et elle a prévu d'assister à la session pilote de trois jours (deux plus un après expérimentation).

Le premier jour est un régal pour elle, bien qu'elle ait complètement oublié de préparer les fiches de présence le matin : elle est débordée de travail en ce moment.

Le lendemain, vers 10 heures, elle reçoit un appel du collège dans lequel son fils de 13 ans est scolarisé : celui-ci ne se sent pas bien et voudrait rentrer à la maison ; mais il a perdu ses clés. Christine part en précisant qu'elle tentera de revenir dans l'après-midi. Elle sera de retour à 17 heures pour le feed-back du groupe sur les deux premières journées. Entre-temps, elle est happée par la direction qui la sollicite dans le cadre du rappel d'un dossier urgent.

Le troisième jour, lorsque le formateur passe à son bureau, un peu avant le début de la journée de formation, Christine s'excuse de ne pas pouvoir assister à celle-ci car elle est réclamée pour une réunion stratégique au CODIR ; elle vient juste de lui être annoncée. Le soir, elle revient pour le feed-back en soufflant que cette réunion était lassante et que sa présence n'a été finalement utile que pendant vingt minutes sur toute la demi-journée. Elle a profité de l'après-midi pour boucler une partie de ses dossiers en retard.

Quelques conseils

Evitez de :

• Ne pas se donner d'objectifs de gestion du temps
• Permettre aux autres, qui que ce soit, de nous envahir
• Ne pas faire de plan de journée ou de semaine
• Abandonner ce qui est planifié et le reporter pour parer au plus pressé
• Accepter des missions « urgentes » sans échéances
• Ne pas évaluer le temps nécessaire à chaque tâche
• Ne pas déléguer

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