Comment gérer une mise à pied vis-à vis de votre collaborateur ?

12/09/2015

La mise à pied que vous avez imposée à votre collaborateur a pour effet de suspendre temporairement son contrat de travail : celui-ci est alors écarté de l'entreprise et ne doit plus venir y travailler. La mise à pied disciplinaire est une sanction, alors que la mise à pied à titre conservatoire n'en est pas une. Il s'agit d'une mesure d'attente préalable à la prise d'une sanction, décidée pour éviter un trouble dans l'entreprise.

Vous trouverez ci-après leurs caractéristiques respectives.

Collaborateur protégé

Bon à savoir
Une mise à pied suspend le contrat de travail du collaborateur protégé. Cependant, il ne suspend pas l'exécution de ses mandats. Il a le droit d'être dans l'entreprise pour exercer ses missions et vous devez le convoquer aux réunions.

Mise à pied disciplinaire :

Vous avez l'obligation de recueillir l'accord du collaborateur protégé pour la mise à pied disciplinaire car celle-ci entraîne une modification du contrat de travail ou un changement des conditions de travail en raison de son effet sur la rémunération.

Mise à pied à titre conservatoire :

Vous trouverez ci-après, le planning à respecter lorsqu'une mise à pied à titre conservatoire est adressée à un collaborateur protégé. Les délais sont courts. Il vous est conseillé de prendre un calendrier afin de ne pas commettre d'erreur.

1 - Notification de la mise à pied à titre conservatoire au collaborateur protégé. Celle-ci peut être indiquée sur la convocation à l'entretien préalable à licenciement.

Elle est en pratique remise en mains propres contre décharge car elle a un effet immédiat.

Un délai minimum de 5 jours ouvrés doit s'écouler entre la présentation de la convocation à l'entretien préalable et l'entretien.

2 - Communiquez, dans les 48 heures à compter de la notification de la mise à pied à titre conservatoire, votre décision de celle-ci, ainsi que les motivations qui vous ont amenées à la prendre à l'inspecteur du travail. Cette procédure concerne uniquement le collaborateur protégé qui est un délégué syndical, un salarié mandaté ou un conseillé du salarié.

En pratique, il vous est également conseillé d'en informer l'inspecteur du travail si cela concerne une autre catégorie de collaborateurs protégés (représentants du personnel élus...).

3 - Dans le délai de 10 jours à compter de la date de mise à pied, vous devez avoir consulté les membres du comité d'entreprise.

Attention au délai de 3 jours minimum entre la communication de l'ordre du jour au comité d'entreprise et la réunion. L'ordre du jour devra indiquer « Information et consultation sur le projet de licenciement pour faute grave (ou lourde) de M. ou Mme X. L'avis du comité sera requis sur le projet de licenciement du collaborateur concerné ».

Vous joindrez à la convocation et à l'ordre du jour du comité d'entreprise un dossier de consultation concernant ce collaborateur. Ce dossier devra comporter :

la date d'embauche ;

les fonctions exercées actuellement par le collaborateur ;

son âge ;

l'intégralité des mandats qu'il détient ;

un exposé succinct des faits qui justifient la procédure de licenciement engagée ainsi que la mise à pied à titre conservatoire.

3 bis - N'oubliez pas également d'inviter le collaborateur protégé à la réunion du comité d'entreprise afin qu'il soit audité. Joignez-lui l'ordre du jour de la réunion.

Bon à savoir
L'entretien préalable à licenciement doit impérativement être fait avant la réunion du comité d'entreprise.

Les membres du comité d'entreprise ont 10 jours pour rendre leur avis.

4 - Sollicitez l'avis de l'inspecteur du travail dans les 48 h qui suivent la consultation du comité d'entreprise concernant l'autorisation du licenciement. Il devra vous rendre son avis dans les 8 jours.

Point de vigilance
Si vous n'avez pas de comité d'entreprise, alors la demande d'autorisation de licenciement doit être présentée dans un délai de 8 jours à compter de la date de la mise à pied à titre conservatoire.

Durée des mises à pied

Mise à pied disciplinaire :

Lorsque l'entreprise dispose d'un règlement intérieur, la mise à pied disciplinaire ainsi que sa durée maximale doivent être prévues dans l'échelle des sanctions contenues dans ce règlement.

Risque pour le manager
À défaut de ces stipulations, sa mise en oeuvre n'est pas possible. Votre collaborateur pourra alors en demander l'annulation et vous devrez lui rembourser les salaires que vous aurez retenus au titre de cette mise à pied.

De même, lorsqu'une convention collective limite la durée d'une mesure de suspension du contrat de travail, le dépassement de cette durée entraîne la nullité de la sanction.

Cette sanction doit être limitée dans le temps et proportionnée à la faute commise. Il est donc important d'être vigilant sur sa durée. En pratique, elle est souvent de 3 jours (jusqu'à 1 semaine si les faits sont importants).

Alerte
La mise à pied disciplinaire a une durée déterminée, c'est-à-dire qu'elle comporte une date de début et une date de fin.

Mise à pied à titre conservatoire :

Elle va durer le temps de la procédure disciplinaire.

Bon à savoir
La mise à pied à titre conservatoire, commence quand vous l'aurez décidé et se termine quand le collaborateur reçoit sa notification de sanction.

Toutefois, il est admis désormais que la mise à pied conservatoire puisse être prononcée pour un temps déterminé, sans que cela ait pour effet de la transformer en mise à pied disciplinaire. Le fait de préciser une durée déterminée à la mise à pied conservatoire peut être utilisé dans certaines circonstances, par exemple lorsque la procédure disciplinaire est susceptible de prendre un certain temps (congés dans l'entreprise, instance disciplinaire à consulter...) et que vous ne souhaitez pas priver le collaborateur trop longtemps de son salaire.

Dans tous les cas, les faits qui la justifient sont graves. Il importe de ne pas perdre de temps dans la procédure.

Incidence sur la rémunération du collaborateur

Mise à pied disciplinaire :

C'est une sanction qui a des conséquences sur la rémunération du collaborateur. Les sanctions pécuniaires sont interdites par la loi, mais ici, la perte d'argent n'est pas une sanction, elle est plutôt la conséquence de la suspension du contrat. Le collaborateur ne percevra pas de rémunération pour chaque journée durant laquelle il a été en mise à pied disciplinaire.

Cette retenue devra être indiquée sur le bulletin de salaire du collaborateur avec les dates correspondantes.

Mise à pied conservatoire :

Cette mise à pied suspend le contrat de travail.

Elle peut donc entraîner une perte de rémunération pour le collaborateur selon l'issue que vous aurez choisie :

le collaborateur n'est pas licencié pour faute grave (ou lourde), alors vous devrez rémunérer toute la période de mise à pied conservatoire ;

Bon à savoir
Même si votre collaborateur était en arrêt maladie pendant la mise à pied à titre conservatoire (et même si son arrêt a débuté avant la mise à pied), vous devez lui payer toute la période sans diminution des IJSS.

le collaborateur est licencié pour faute grave (ou lourde), alors la période de mise à pied ne sera pas rémunérée. Cette retenue de salaire sera indiquée sur le bulletin de salaire, ainsi que la période considérée.

Bon à savoir
Si vous décidez finalement de prononcer une mise à pied disciplinaire comme sanction, alors que le collaborateur était placé en mise à pied conservatoire, vous pouvez choisir d'imputer la durée de la mise à pied disciplinaire sur la période de mise à pied conservatoire qui a eu lieu.

Procédure de la mise à pied disciplinaire

Vous devez obligatoirement convoquer le collaborateur à un entretien préalable à sanction (ou à un entretien préalable à sanction pouvant aller jusqu'au licenciement).

Point de vigilance
La notification de la mise à pied disciplinaire devra être motivée et indiquer expressément :
la sanction de « mise à pied disciplinaire » ;
la durée de celle-ci ;
et la date de début et de fin de sa mise en application.

Bon à savoir
La mise à pied disciplinaire peut être fractionnée. Dans ce cas-là, il faudra l'indiquer clairement dans la notification (c'est-à-dire indiquer expressément les dates en mise à pied disciplinaire). Cette possibilité peut vous permettre d'organiser l'absence de votre collaborateur pendant les périodes les moins chargées.

Par ailleurs, un arrêt de travail pour maladie ne permet pas de différer l'exécution d'une mise à pied disciplinaire.

Vérifiez toujours au préalable d'une procédure disciplinaire votre règlement intérieur ainsi que votre convention collective, qui peuvent prévoir une procédure particulière.

Procédure de la mise à pied à titre conservatoire

La mise à pied conservatoire suppose l'existence d'une faute grave nécessitant l'éviction immédiate du collaborateur. En effet, le maintien de celui-ci dans l'entreprise risque d'entraîner des perturbations dans la bonne marche du service.

Elle est mise en œuvre lors de la convocation à entretien préalable au licenciement.

En pratique, soit :

vous faites 2 courriers séparés mais immédiatement suivis (la lettre de mise à pied à titre conservatoire doit être concomitante à la convocation à entretien préalable). En effet, la mise à pied doit, pour conserver un caractère « conservatoire », être « immédiatement suivie » du déclenchement d'une procédure de licenciement (sauf dispositions légales ou conventionnelles prévoyant un délai précis entre la mise à pied et le licenciement). Cependant, l'obligation de l'entreprise d'engager la procédure de licenciement dans un bref délai s'apprécie au regard des circonstances de la situation. Par exemple, la lettre de convocation à l'entretien préalable envoyée 13 jours après la mise à pied ; ce délai de 13 jours apparaît, dans l'intérêt même du collaborateur, être un délai raisonnable et indispensable, compte tenu de la nécessité, pour l'entreprise, de mener à bien les investigations sur les faits reprochés portant sur un détournement de fonds et de se déterminer sur la nécessité d'engager une procédure de licenciement pour faute grave ;

Point de vigilance
Vous pouvez user d'un certain délai de réflexion entre la lettre de mise à pied à titre conservatoire et la remise de la lettre de convocation à un entretien préalable, à condition de pouvoir en justifier. À défaut, la mise à pied conservatoire présenterait un caractère disciplinaire.

vous formulez la mise à pied à titre conservatoire et la convocation à entretien préalable à licenciement dans le même courrier.

Ceci devra être fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge.

Bon à savoir
Il importe de bien marquer le caractère conservatoire de la mise à pied, pour éviter qu'elle ne soit confondue avec la mise à pied disciplinaire.

La mise à pied conservatoire a un effet immédiat. Ne précisez pas la durée sur la lettre de convocation. En effet, vous n'êtes pas en mesure de la connaître. La mise à pied conservatoire débute avec la procédure disciplinaire et se termine avec le prononcé de la sanction. Vous ne savez pas avec précision quand la notification de sanction sera présentée au collaborateur.

Si finalement vous décidez de ne pas sanctionner le collaborateur (ce qui est en pratique extrêmement rare, les faits à l'origine de la procédure devant être graves), il conviendra simplement de l'informer qu'il doit reprendre son poste.

Refus par le collaborateur

En principe, le collaborateur ne peut pas refuser de se soumettre à une mesure de mise à pied. Dans un tel cas, vous seriez fondé de lui remettre un courrier de mise en demeure et à demander, en référé devant le conseil de prud'hommes, une décision faisant interdire le collaborateur de pénétrer dans l'entreprise.

Sanction disciplinaire

Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise à la suite d'un agissement du collaborateur que vous considérez comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

Considérée comme une sanction majeure, la mise à pied à titre disciplinaire suppose le respect de la procédure disciplinaire. Celle-ci se situe vers le haut de l'échelle des sanctions.

En revanche, la mise à pied à titre conservatoire n'est pas, en elle-même, une sanction mais une mesure de précaution tendant à écarter le collaborateur de l'entreprise, dans l'attente d'une décision concernant la sanction.

Textes de références

Cass. soc., 2 mars 2004, n° 02-16.554

Cass. crim., 11 septembre 2007, n° 06-82.410

Cass. soc., 18 mars 2009, n° 07-44.185

Cass. soc., 26 octobre 2010, n° 09-42740

Cass. soc., 24 novembre 2010, n° 09-42267

Cass. soc., 18 février 2016, n° 14-22.708 (pas de diminution des IJSS pour lui payer la période de mise à pied à titre conservatoire, pour les procédures de licenciement qui ne se sont pas terminées en faute grave ou lourde)

Cass. soc., 21 octobre 2003, n° 01-44.169

Cass. soc., 26 octobre 2010, n° 09-42.740

Cass. soc., 12 avril 2012, n° 11-13768

Cass. soc., 13 février 2008, n° 06-42.969

Cass. soc., 13 septembre 2012, n° 11-16.434

Cass. soc., 30 octobre 2013, n° 12-22.962