En termes de management, la réaction essentielle à un tel acte est de rencontrer votre collaborateur à son retour au poste. Cet entretien est important pour trois raisons :

• c'est un signe donné à votre équipe que vous considérez le comportement comme susceptible d'une sanction. Ne pas rencontrer votre collaborateur, même si par ailleurs vous lancez une procédure de sanction, serait vu comme un signe d'acceptation préjudiciable à l'ambiance de travail ;

• c'est le seul moyen pour connaître les raisons de cette absence. Il est vrai que si ce comportement est répété, cet objectif devient moins essentiel ;

• enfin, en cas où la raison invoquée et l'attitude générale du collaborateur vous incitent à ne pas poursuivre les sanctions, cet entretien aura le bénéfice de renforcer votre attitude d'écoute aux yeux du collaborateur et, du même coup, l'importance que vous accordez à ces attitudes. Ceci aura un impact positif par la suite.

Pour que cet entretien soit utile nous vous conseillons de suivre les trois attitudes suivantes :

• Restez très bref sur les raisons de l'entretien, allez au plus vite à la finalité : quelles étaient les raisons de cette absence ? Laissez le collaborateur s'exprimer.

• Ensuite, évoquez les répercussions négatives pour l'équipe.

• Puis, terminez l'entretien par deux aspects :

  • lui demander ce qu'il en pense et, suivant la situation, soit obtenir sa prise de conscience, soit définir comment éviter cela une prochaine fois ;

  • lui dire les sanctions éventuelles, mais que vous n'avez pas encore prises, en attendant une explication. Dans tous les cas, même si votre décision est de ne pas sanctionner, il est important de lui fixer un nouveau rendez-vous pour lui communiquer votre décision. Ne décidez pas sur le coup, laissez-vous du temps de réflexion.

Abandon de poste / Démission

L'abandon de poste ne doit pas être confondu avec la démission qui ne se présume pas.

L'abandon de poste correspond :

• soit au départ du salarié de son poste de travail ;

• soit à une absence injustifiée de plusieurs jours ;

• soit à un départ précipité et non justifié du collaborateur pendant le temps de travail (cas du collaborateur quittant spontanément son poste de travail sans donner aucune explication à son employeur, ni aucune justification par arrêt de travail).

Lors de l'abandon de poste, le collaborateur ne prévient pas son employeur.

À l'inverse, la démission permet au collaborateur de rompre son contrat de travail de sa propre initiative, à condition de manifester clairement sa volonté de démissionner et de respecter le délai de préavis éventuellement prévu, sauf dispense de l'employeur.

Il convient donc de rappeler ici que l'abandon de poste ou encore l'absence injustifiée ne sauraient être regardés, en principe, comme une démission.

Absences de courtes durées, multiples ou répétées

L'absence injustifiée, même de courte durée, constitue une faute disciplinaire pouvant être sanctionnée.

Si vous n'êtes jamais contraint de sanctionner une absence injustifiée de courte durée, l'absence de sanction pourrait être considérée par le personnel comme une tolérance de votre part et engendrer ainsi la répétition de ce type de comportement. Une sanction n'allant pas jusqu'au licenciement sera souvent la réponse la plus adaptée en cas d'absence injustifiée de courte durée.

Vous pouvez donc prononcer un simple avertissement ou une mise à pied disciplinaire.

Lorsque votre collaborateur est coutumier d'absences de courtes durées ou lorsque vous lui reprochez également d'autres fautes, vous pouvez envisager de le licencier et même invoquer la faute grave. Ce sera le cas lorsque votre collaborateur a été fréquemment absent de manière injustifiée et qu'il a déjà été sanctionné auparavant.

Il convient également de préciser que l'employeur doit être vigilant en licenciant le collaborateur absent de manière répétée ou prolongée, particulièrement s'il peut pourvoir temporairement à son remplacement.

De plus, le motif des absences injustifiées du licenciement s'apprécie au jour où la décision de rompre le contrat de travail est prise par l'employeur (c'est-à-dire l'envoi de la notification du licenciement). Attention, le licenciement prononcé en raison d'absences prolongées ou répétées du collaborateur n'est pas justifié si ce dernier a réintégré l'entreprise antérieurement à son licenciement. Cette exigence peut poser des difficultés pratiques, lorsque le collaborateur est convoqué à l'entretien préalable durant son absence et que la notification du licenciement intervient alors que celui-ci est revenu dans l'entreprise.

Enfin, sachez que si vous souhaitez sanctionner des absences injustifiées et répétées, alors vous avez la possibilité d'invoquer celles qui sont déjà prescrites. À partir du moment où vous avez eu connaissance d'une faute commise par un collaborateur, vous avez 2 mois pour agir. Passé ce délai, la faute ne peut plus donner lieu à sanction. Cependant, lorsque le collaborateur persiste à commettre une faute, vous pouvez sanctionner ce comportement en invoquant non seulement la dernière faute commise (dans les 2 mois), mais aussi les fautes précédentes, même prescrites, dès lors qu'elles sont de même nature.

De plus, sachez que la mention des dates des faits dans la notification de licenciement n'est pas obligatoire, si vous êtes en mesure d'établir les dates des absences par tout autre moyen. Cependant, nous vous conseillons de les mentionner afin d'éviter tout litige.

Appel téléphonique / Envoi de Mail ( Prise de contact avec le collaborateur )

Il est naturel de vous inquiéter de l'absence d'un de vos collaborateurs et vous pouvez tout à fait essayer de le contacter par téléphone ou par mail.

Contrat à durée déterminée (CDD)

Le CDD peut être rompu de façon anticipée uniquement en cas de faute grave.

Il doit s'agir d'absences injustifiées qui ont pour conséquence de rendre impossible la poursuite du contrat jusqu'à son terme.

L'employeur devra alors respecter la procédure disciplinaire.

De plus, il est possible pour l'employeur de demander des dommages et intérêts correspondant au préjudice subi, par exemple pour un abandon de poste. Le préjudice varie en fonction des circonstances de la rupture (désorganisation du service, difficulté de recrutement dans ce secteur et absence de période de recouvrement).

Désorganisation

L'incidence de l'absence injustifiée de plusieurs jours du collaborateur sur la marche du service, le déroulement du travail ou le fonctionnement de l'entreprise constitue un élément essentiel dans l'appréciation des conséquences.

Une absence de plusieurs semaines sans autorisation ni justification, dans une période d'activité importante pour l'entreprise, constitue une faute grave. L'absence injustifiée d'un collaborateur de 3 jours à la veille de la fermeture annuelle de l'établissement, alors que celui-ci devait terminer un travail urgent, constitue également une faute grave.

Également, il est important de rappeler qu'il est du pouvoir de direction de l'employeur (ou du manager) d'accepter ou de refuser les demandes de modification d'horaires de travail d'un collaborateur selon l'organisation de l'entreprise. Par conséquent, l'absence prolongée et injustifiée, à l'issu d'un congé maternité malgré des mises en demeure, justifie un licenciement pour faute grave.

A contrario, le collaborateur qui quitte son poste rapidement pour accomplir des démarches personnelles ou qui prend une journée d'absence injustifiée sans se préoccuper de l'intérêt du service, ou du bon déroulement du travail, constitue une cause réelle et sérieuse.

Par principe, la désorganisation du seul service où travaille le collaborateur est un motif en soi insuffisant, à moins que ce service soit essentiel à l'entreprise.

Remarque

En tant que chef de service, vous constatez que l'organisation a été fortement perturbée, alors la faute grave peut être retenue :

• si vous avez invité l'intéressé à reprendre son poste de travail (mise en demeure) ;

• et si vous avez été réactif dans l'engagement de la procédure de licenciement.

Cela signifie que les envois de la mise en demeure, de la convocation et de la notification de licenciement pour faute grave doivent se faire au plus tôt de la procédure.

Dossier personnel du collaborateur

Pour prendre votre décision, vous devrez impérativement tenir compte du contenu du dossier disciplinaire du collaborateur, de son âge et de son ancienneté. En effet, pour le juge, l'absence de sanctions antérieures, un âge avancé ou une ancienneté importante sont de nature à atténuer la gravité de la faute commise. Le licenciement pourrait même être considéré comme injustifié par les juges si le collaborateur avait eu un comportement irréprochable jusqu'à présent. Dans ce cas, orientez-vous plutôt vers une mise à pied disciplinaire ou un avertissement. Par exemple, ne constitue pas une cause réelle et sérieuse de licenciement le fait pour un collaborateur d'avoir été absent une semaine sans justification, unique manquement commis en 25 années de carrière par un collaborateur au comportement jusqu'alors irréprochable.

De plus, il est important d'être cohérent sur les décisions prises en matière disciplinaire au niveau de l'entreprise tout en prenant en compte les détails précédemment étudiés du collaborateur (ancienneté...).

Incidence en paie

Le bulletin de salaire doit faire apparaître toutes les informations concernant les absences constatées du collaborateur. La retenue doit être strictement proportionnelle à la durée d'absence du collaborateur.

Insubordination

L'absence du collaborateur après un refus de congés par le manager démontre un acte d'insubordination. Ceci peut caractériser la faute grave. Cependant, la rupture du contrat doit être prononcée pendant l'absence réitérée non autorisée du collaborateur. Il est préférable, si cette situation se produit, de prononcer une mise à pied.

Règlement intérieur

Dans les entreprises d'au moins 20 collaborateurs, il est obligatoire de posséder son règlement intérieur. Dans celui-ci, vous trouverez la nature et l'échelle de sanctions et vous pourrez également obtenir des précisions sur les absences (délai de transmission des justificatifs). Vous serez donc vigilant à respecter ces données.

De plus, concernant la mise à pied à titre disciplinaire, il doit être précisé dans le règlement intérieur sa durée maximale. À défaut, le collaborateur pourra saisir le juge d'une demande d'annulation de cette mise à pied.

La convention collective et le contrat de travail du collaborateur peuvent également contenir des informations importantes à suivre (délai de transmission des justificatifs par exemple).

Recours possible du collaborateur

En cas de rupture anticipée, abusive et injustifiée du contrat à durée déterminée par l'employeur, il devra verser à son ancien collaborateur des dommages-intérêts d'un montant au moins égal aux sommes qu'il aurait dû percevoir jusqu'au terme du contrat. Le collaborateur percevra donc les salaires bruts à échoir et l'indemnité de fin de contrat, mais pas les congés payés sur les salaires à échoir, puisqu'il s'agit de dommages-intérêts et non d'une période de travail effectif.

Toute sanction ou tout licenciement disciplinaire motivé par une absence du collaborateur couverte par un arrêt de travail est discriminatoire. La mesure est donc susceptible d'annulation par le juge. En cas de licenciement, le collaborateur peut obtenir sa réintégration dans l'entreprise ou des dommages-intérêts pouvant être importants (au moins 6 mois de salaire).

Assurez-vous donc toujours que vous ne disposez pas d'un arrêt de travail (initial ou de prolongation) pour la période considérée. Cependant, le fait de fournir un arrêt maladie avec retard peut justifier la notification d'un avertissement, sauf circonstances particulières (hospitalisation du collaborateur, etc.).