Conservez tous les éléments de preuve qui vous ont amené à prendre la sanction et qui vous permettront de justifier votre décision si cela devait aller devant les tribunaux.

Procédure

En cas de faute ou de comportement fautif d'un collaborateur, dûment attesté et prouvé, vous pouvez décider de lui donner un avertissement ou un blâme, qui prend la forme d'un document écrit et motivé, versé au dossier de celui-ci et qui pourra par la suite être utilisé dans le cadre d'autres procédures disciplinaires pour le même collaborateur (sous réserve des effets de la prescription légale et des lois d'amnistie).

Les faits déjà sanctionnés ne peuvent pas faire l'objet d'une autre sanction. Cette règle est interprétée très rigoureusement par les tribunaux qui interdisent désormais le fait de sanctionner un collaborateur qui commet plusieurs fautes par des sanctions différentes. Ainsi, si vous notifiez un avertissement ou un blâme à un de vos collaborateurs pour certains faits, vous ne pourrez pas, par la suite, le licencier pour d'autres faits commis antérieurement à cet avertissement ou à ce blâme. En effet, votre pouvoir disciplinaire est alors épuisé, même si le délai de prescription est respecté.

Vous devez obligatoirement informer votre collaborateur de son avertissement ou de son blâme par lettre recommandée avec accusé de réception ou par une remise en mains propres contre décharge, dans les 2 mois à compter du jour où vous avez eu connaissance de la faute. La lettre peut être signée par une personne autre que vous, dès lors qu'elle dispose, par délégation, du pouvoir d'embaucher ou de licencier. De plus, sachez que vous avez la possibilité de notifier à votre collaborateur cet avertissement ou ce blâme par lettre recommandée électronique, à condition d'utiliser un procédé permettant de vous identifier, de garantir l'identité du destinataire (le collaborateur) et d'établir si la lettre a été remise ou non à ce dernier.

Comme l'avertissement ou le blâme n'a aucune incidence, immédiate ou non, sur la présence du collaborateur dans l'entreprise, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, vous n'êtes pas obligé de le convoquer à un entretien préalable (même si dans la notification de l'avertissement ou du blâme, il pourra être inscrit qu'en cas de récidive, une autre sanction plus importante sera prise).

En revanche, vous avez la possibilité de le convoquer à un entretien préalable à sanction. En effet, il est peut-être important pour vous, afin de prendre la meilleure décision, d'avoir un entretien afin d'entendre les explications que pourraient vous apporter votre collaborateur. Aussi, pour permettre au collaborateur de mieux comprendre sa sanction, il est parfois recommandé d'en discuter en amont avec lui. Dans ce cas, vous avez l'obligation de notifier l'avertissement ou le blâme dans le délai de deux jours ouvrables minimum et d'1 mois maximum suivant l'entretien.

Par exemple, le règlement intérieur ou la convention collective peut subordonner le licenciement à l'existence de deux sanctions moindres. Par conséquent, vous devez convoquer le collaborateur à un entretien préalable avant le prononcé d'un avertissement ou d'un blâme.

Sanction disciplinaire

Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise à la suite d'un agissement du collaborateur que vous considérez comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération.

Considérés comme des sanctions mineures, l'avertissement et le blâme ne supposent pas le respect de la procédure disciplinaire.

L'avertissement et le blâme se situent en bas de l'échelle des sanctions (la lettre d'observations et le rappel à l'ordre ne sont pas des sanctions). Le blâme étant légèrement plus fort que l'avertissement.