1. L’étude de l’information existante

L’élaboration du tableau de bord passe par une première phase qui consiste à rechercher quelles sont les sources de renseignements préexistants qui seront éventuellement utilisables. Cependant, il ne faut pas en déduire que le tableau de bord se résumera à une compilation d’informations déjà existantes.

2. La sélection des indicateurs

Grâce à l’information préexistante, on dispose d’une source donnée assez importante, si on l’utilise dans le tableau de bord, on risque de l’étouffer.

Ainsi, le tableau de bord doit impérativement éviter l’excès de clignotants et de chiffres qui peuvent masquer l’information utile.

Il faut donc que chaque trouve dans son tableau de bord tous les renseignements qui peuvent le concerner, à l’exclusion de toute autre statistique.

Il existe 2 catégories d'indicateurs à utiliser en fonction de l'activité de l'entreprise :

> Les indicateurs financiers :

A surveiller de près : la trésorerie et les besoins en fonds de roulement. Pour éviter de se retrouver en cessation de paiement. Un proverbe américain affirme : « Cash is more than your mother ». Autrement dit, « l'argent est plus important que votre mère »...

Quelles que soient la taille et l'activité de votre entreprise, le suivi de la trésorerie est incontournable. Le besoin en fonds de roulement (BFR) constitue un autre indicateur important.

Plus une affaire se développe, plus son BFR risque d'exploser, et sa trésorerie de plonger dans le rouge. Prenons l'exemple d'une entreprise du BTP qui décroche un énorme contrat équivalant aux deux tiers de son chiffre d'affaires : avant de commencer à facturer ses travaux, elle devra payer des heures supplémentaires, les salaires de nouveaux embauchés en CDD, de grosses factures de matériaux...

De quoi la conduire tout droit, si elle n'y prend pas garde, à la cessation de paiements.

Disposer d'un clignotant permettra de prendre les mesures nécessaires au bon moment. Enfin, si la société a contracté des emprunts, ses dirigeants ont intérêt à surveiller régulièrement son niveau d'endettement et à le comparer aux fonds propres. La cote d'alerte est atteinte quand le premier égale ou dépasse les seconds.

> Les indicateurs d’activité :

Suivre chaque mois le chiffre d'affaires et son évolution par rapport au même mois de l'année précédente est le b.a.-ba.

Le mieux est que l'entreprise ait élaboré en début d'année un budget prévisionnel et que l'on puisse également comparer les ventes effectives aux projections. Enjeu : déceler tout dérapage et mettre en œuvre des actions correctrices (pour accroître les recettes ou... diminuer les dépenses).

Au-delà, afin d'affiner votre politique commerciale et marketing, vous pouvez avoir intérêt à décortiquer vos facturations par segment de clientèle, par ligne de produits ou par zone géographique.

A l'image de ce gérant d'un parc d'attractions dédié au roller, qui décompose chaque mois son chiffre d'affaires en cinq catégories : entrées grand public, billetterie comités d'entreprise et collectivités, recettes liées aux manifestations événementielles, location de rollers et, enfin, ventes des snacks et autres boutiques installées dans le complexe. Ou de ce PDG d'une société de cours particuliers à domicile, qui scrute trois indicateurs d'activité : le montant des facturations, le nombre de clients et le nombre de prospects ; et ce, chaque jour, en cumul et pour chacune des agences de son groupe.

Connaissant la nature des informations, qui seront contenues dans le tableau de bord. Il reste à déterminer la forma matérielle et le mode de présentation pour donner au tableau de bord un caractère aussi opérationnel possible. Un bon tableau de bord est une représentation visuelle de données, en vue d’une prise de décision importante.

Créer le tableau de bord idéal est loin d’être facile. Pour y parvenir, inspirez-vous de celui d’une voiture : il vous aide à conduire, en vous prévenant des dangers et en vous indiquant lorsque vous devez ralentir.

3. Un nombre réduit d’indicateurs

Il est préférable de ne pas multiplier le nombre d’indicateurs. Lorsque ceux-ci sont soigneusement choisis, une dizaine est largement suffisante. Un tableau de bord bien conçu est un tableau de bord que l’on consulte d’un seul coup d’œil. Sans réfléchir trop longuement, le décideur se forge une opinion sur la situation.

4. Une présentation et des graphiques judicieusement choisis

Les représentations graphiques seront choisies avec soin en tenant compte de la nature de l’information et du message porté. Le code couleur sera standardisé afin de ne pas causer de confusion lors de l’affichage des alertes.

5. Le tableau de bord est structuré

Les indicateurs sont regroupés selon les préoccupations. Il est aussi important de contrebalancer deux à deux les indicateurs afin d’assurer un point de vue plus complet. à titre d’exemple trivial, une entreprise adoptant une stratégie fondée sur la compression des coûts, équilibrera l’indicateur des gains réalisés en interne avec des indicateurs complémentaires comme le taux de recours à la sous-traitance et la qualité du service rendu au client.

6. L’accès aux vues de détail est simple et suffisamment complet

Lorsque le décideur est intrigué par un indicateur, il doit pouvoir d’un simple clic accéder à une vue de détail proposant des éléments complémentaires afin de mieux comprendre l’information