Ce que nous avons proposé dans les fiches « Décrire un besoin d'amélioration » et « Analyser les causes d'un manque de résultats » sont les deux premières étapes d'une procédure pour analyser et identifier les solutions liées au manque de résultats d'un collaborateur, à savoir :

• commencer par définir notre besoin d'amélioration, en décrivant l'écart entre ce qui est fait et ce que nous souhaitons, et en mesurer l'importance ;

• une fois notre besoin d'amélioration bien décrit, en analysant les trois domaines de causes que sont un manque possible de savoir-faire, et / ou de vouloir-faire, et / ou de pouvoir-faire.

Cette fiche est la troisième et dernière étape. Elle concerne la mise en place du plan d'amélioration.

Les étapes 10 et 11 aident à établir le plan d'amélioration lui-même, constitué des solutions découvertes à chaque étape de votre d'analyse.

Étape 10 : Récapituler et choisir la meilleure solution

Il s'agit de classer les solutions suivant leur faisabilité et d'obtenir un ordre de priorité dans leur mise en oeuvre. Les critères de décision sont par exemple :

Urgence souhaitée des résultats : la solution permet-elle d'obtenir des résultats dans le délai souhaité ?

Coûts de la mise en oeuvre : la solution a-t-elle un coût moins important que le besoin d'amélioration ? Est-ce compatible avec le budget disponible ?

Faisabilité sur le plan technique et humain : la solution est-elle réalisable d'un point de vue technique et d'un point de vue humain ?

Par rapport à des solutions données, on construit une matrice de compatibilité pour pouvoir évaluer ces critères suivant une échelle de 1 à 4.

1 = PEU – 2 = MOYENNEMENT

3 = ASSEZ – 4 = BEAUCOUP

La solution qui totalise le plus de point peut être considérée comme la plus « acceptable et la plus adéquate ».

Un tableau peut faciliter la lecture des différentes solutions au regard des critères sélectionnés et permet de faire un choix rapide.

Voici un exemple d'une démarche de recherche de solutions. Il s'agit de choisir, parmi trois moyens de transport entre Paris et Lyon, celui qui est le plus économique, le plus rapide le plus confortable.

La solution TGV répond le plus positivement aux trois critères retenus. Le choix entre les autres moyens de transport dépendra de l'importance relative que l'on attribuera aux différents critères.

Étape 11 : Établir le plan de mise en oeuvre

Concrètement le plan d'action doit répondre aux questions suivantes :

• comment la solution sera-t-elle traitée ? Quelles sont les actions à mettre en oeuvre ?

• qui est en charge de la solution ?

• pour quand doit-elle être mise en oeuvre ?

Comment la solution sera-t-elle traitée ?

L'enjeu de cette partie du plan est d'exprimer clairement et de formuler correctement les étapes ou les moyens à prévoir pour que la solution soit réalisée.

Qui est en charge de la solution ?

Le responsable de la solution est la personne qui, dans l'organisation, est à même de pouvoir réaliser directement la solution ou de déléguer la solution : il dispose a priori des moyens et du pouvoir pour le faire.

L'action à réaliser est liée à son domaine d'activité, ce qui justifie la légitimité de son intervention.

Pour quand la solution doit-elle être mise en oeuvre ?

Le délai à mentionner est le moment où la solution aura été lancée. Un autre délai est celui où l'on estime qu'elle aura dû porter ses fruits.