1. Ayez des objectifs précis

Avoir des objectifs clairs est la clé du succès pour établir un bon budget prévisionnel. Marché par marché et secteur d'activité par secteur d'activité, au moins.

Pour devenir un véritable outil de gestion, le budget prévisionnel doit impérativement refléter la stratégie de l'entreprise, avec des objectifs clairement définis par le dirigeant. Elaborer un budget en se contentant de fixer la progression globale du chiffre d'affaires souhaitée est une lourde erreur. L'entreprise doit au contraire fixer avec précision ses objectifs de vente pour chaque marché, chaque secteur d'activité, et idéalement chaque ligne de produit et chaque segment de clientèle. Mieux ce découpage sera fait, mieux vous pourrez par la suite évaluer vos charges prévisionnelles. Logique : augmenter de 50 000 euros son chiffre d'affaires ne génère pas les mêmes dépenses selon que le produit est à forte ou à faible marge, que l'on vend à un seul client ou à dix, en France ou à l'étranger...

A savoir : résistez à la tentation de construire votre budget à partir de celui de l'année précédente, en ajoutant ou en retranchant quelques pour cent aux différents postes de produits et de charges. Cette voie augmente le risque d'erreur à un taux quasi maximal. La meilleure méthode est de faire table rase du passé chaque année, pour construire son compte de résultat prévisionnel en repartant de zéro !

Avant de commencer à élaborer votre budget prévisionnel, voilà six questions incontournables à vous poser :

1. Quel est notre objectif de chiffre d'affaires avec nos clients actuels et sur les nouveaux marchés que nous voulons attaquer ?
2. Quelle politique de prix et de délais de paiement allons-nous adopter ?
3. Quels seront les moyens et les investissements nécessaires à la production, à la promotion, aux services administratifs ?
4. Quelle sera la politique salariale et de recrutement de l'entreprise ?
5. Quelle sera la stratégie de stockage, de distribution et de transport ?
6. Quelles seront les conditions d'achat négociées avec les fournisseurs ?

2. Impliquez vos collaborateurs dans le budget

Se concerter avec vos collaborateurs au moment de l'élaboration du budget prévisionnel, est primordial. Pour qu'ils ne jouent pas les uns contre les autres aux dépens des intérêts de l'entreprise. La pierre angulaire d'un bon budget prévisionnel est la «note de cadrage» .

Avec elle, le dirigeant arrête les grandes lignes directrices du budget à élaborer. Il s'agit de décliner les principaux objectifs, fixés en termes quantitatifs (niveaux de CA et de marge, évolution des coûts salariaux), mais aussi qualitatifs (taux de fidélisation de la clientèle, niveau de qualité des produits). A défaut, la démarche pourrait jouer contre l'intérêt de l'entreprise. Le directeur commercial pourrait, par exemple, être tenté de réaliser ses objectifs de chiffre d'affaires au détriment de la qualité des produits livrés et du service après-vente, le responsable d'un secteur d'activité d'atteindre son objectif de marge nette en supprimant toute formation à ses collaborateurs…

Dès qu'elle est finalisée, la note de cadrage doit être transmise à tous les responsables de l'entreprise. C'est ensuite à chacun d'eux d'établir, toujours dans le respect de ces grandes lignes, ses propres objectifs ainsi que les moyens humains et matériels nécessaires pour les atteindre. Afin de rester réaliste et cohérent, ce processus doit reposer sur la concertation et un large échange d'informations. D'abord entre le dirigeant et chaque collaborateur, bien entendu. Mais aussi entre collaborateurs: il serait absurde que le directeur commercial détermine son «enveloppe» sans en discuter avec le directeur de la production, et réciproquement.

Cette méthode a un autre avantage : chaque responsable de service élaborant lui-même son budget, il doit légitimement s'engager à le respecter. Un vrai budget prévisionnel, c'est un contrat signé par tous ceux qui ont participé à sa construction !

3. Anticipez les évolutions de coût

Hausses des matières premières ou nouvelle embauche. Pour réussir son budget, l'important est de bien identifier les variables qui influencent les coûts et recettes.

Afin de traduire en chiffres les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en œuvre, l'idéal est de suivre ligne à ligne le compte de résultat.

Cette démarche peut paraître un peu fastidieuse, mais c'est la meilleure façon de ne rien oublier, et de se poser à chaque fois les bonnes questions.

Ainsi, les recettes prévisionnelles sont à déterminer en fonction des objectifs de vente en volume, mais aussi de la stratégie tarifaire de l'entreprise pour le prochain exercice. De leur côté, les lignes concernant les achats doivent intégrer les évolutions attendues quant au coût des matières premières, aux tarifs négociés avec les fournisseurs, etc. Et pour l'estimation des coûts salariaux, il convient de tenir compte des recrutements envisagés, de la politique salariale de l'entreprise et des éventuelles augmentations de charges patronales annoncées.

A savoir : pour bien évaluer vos recettes et vos charges, commencez par identifier les variables clés qui influencent leurs fluctuations. Ces paramètres diffèrent selon les secteurs d'activité. Il peut s'agir du niveau du Smic comme du prix de la tonne d'acier ou de celui d'une unité téléphonique... A noter qu'une dizaine de critères soigneusement sélectionnés suffit généralement à l'établissement de projections fiables.  Autre recommandation importante : toutes les hypothèses qui ont servi à construire le budget doivent être détaillées noir sur blanc.

4. Elaborez votre budget mois par mois

Un bon budget prévisionnel doit être prévu mois par mois. La seule façon de ne pas se faire avoir par les variations saisonnières.

L'expérience des entrepreneurs convertis au prévisionnel le prouve : pas de budget véritablement exploitable sans prévisions établies mois par mois. Mais attention, ne vous contentez surtout pas de diviser vos prévisions annuelles par douze ! Seule l'introduction des variations saisonnières pour les recettes et les charges permettra ensuite au chef d'entreprise de juger de la bonne ou de la mauvaise marche de son affaire. Le dirigeant qui ne respecte pas cette règle s'expose à faire des interprétations hâtives, et donc à prendre de mauvaises décisions. Vous éviterez par exemple de paniquer à tort si, au 30 juin, vos recettes cumulées ne représentent que 30 % du chiffre d'affaires prévu pour l'année, mais que vous travaillez dans un secteur où plus de la moitié des ventes est réalisée entre octobre et décembre.

A savoir : dans certains cas, l'analyse de la répartition mensuelle des recettes et des charges au cours des exercices précédents permet de construire une saisonnalisation. Si vous n'êtes pas dans ce cas simple, et notamment si votre entreprise vient d'être créée, récupérez le maximum d'informations sur les fluctuations saisonnières de votre secteur ou des budgets de vos concurrents.

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