Vous avez la possibilité dans le plan de formation d'organiser pour votre collaborateur un véritable parcours de formation séquencé qui comprendra l'avant-formation (positionnement pédagogique), la formation, et l'après-formation (évaluation et accompagnement). L'idée étant de pouvoir adapter le programme et les modalités de déroulement de la formation à votre besoin.

L'accès des collaborateurs à des actions de formation professionnelle continue est à l'initiative de l'entreprise : les collaborateurs sont en principe dans l'obligation de suivre la formation dans le cadre du plan de formation décidé par le manager.

Vous trouverez ci-après un schéma synthétique de l'élaboration d'un plan de formation.

Conseils en management

Une fois que vous avez défini votre plan de formation annuel ou pluriannuel, votre rôle de manager se poursuit par 2 actions. Tout d'abord, il est toujours utile de le présenter à vos collaborateurs. D'autant plus qu'il est issu pour une part des entretiens d'évaluation auxquels vous avez normalement procédés. Et même si ça n'a pas été le cas, le présenter à vos collaborateurs aura deux avantages, d'abord de les préparer à leur départ éventuel en formation ou à celui d'un de leur collègue. Ensuite, de discuter d'ores et déjà avec eux des implications de ces départs au sein de l'équipe.

La seconde action qui entoure le plan de formation est votre attitude autour du départ en formation, que ce soit de plusieurs personnes de votre équipe ou d'une seule. Soyez attentif à rencontrer ce ou ces personnes avant leur départ. À cette occasion, expliquez bien le lien entre la formation, l'amélioration qui leur est demandée et les résultats escomptés après la formation. Puis, rencontrez-les à nouveau après leur formation afin de discuter avec eux des apports obtenus, des difficultés rencontrées et de la manière avec laquelle ils mettront en application ce qu'ils ont appris.

Les catégories de formation

Le plan de formation comporte deux catégories d'actions :

• les actions visant à assurer l'adaptation du collaborateur au poste de travail ou liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi dans l'entreprise ;

• et les actions ayant pour objet le développement des compétences des collaborateurs.

Clause de dédit-formation

Le collaborateur est libre de démissionner. Cependant, son contrat de travail (ou avenant) peut comporter une clause de dédit-formation par laquelle il s'engage à rester un certain temps au service de l'entreprise sous peine de rembourser les frais de la formation qu'il a suivie. Ce type de clause est licite à certaines conditions, notamment si l'engagement exigé du collaborateur n'est pas excessif (durée du service demandée trop longue, sommes à rembourser exorbitantes...) et n'entrave pas sa liberté de démissionner. De plus, pour être valable, elle doit faire l'objet d'une convention particulière conclue avant le début de la formation et préciser la date, la nature, la durée de la formation et son coût réel pour l'employeur. Elle doit également indiquer le montant et les modalités du remboursement à la charge du collaborateur.

Une clause de dédit-formation ne peut s'appliquer que si la rupture du contrat de travail est imputable au collaborateur. En effet, un employeur ne peut pas demander à un ancien collaborateur licencié sans cause réelle et sérieuse le paiement d'une fraction des coûts liés à la formation dont il avait bénéficié.

Déclaration fiscale

Les entreprises transmettent les informations relatives à la formation de leurs collaborateurs via la DADS (déclaration annuelle des données sociales), au plus tard le 31 janvier de chaque année.

De plus, l'employeur de 11 collaborateurs et plus doit transmettre à l'autorité administrative des informations relatives aux modalités d'accès à la formation professionnelle de ses salariés. Ces informations doivent normalement prendre la forme d'une déclaration « allégée » qui servira avant tout à des fins statistiques. Son contenu doit être défini par décret.

Elaboration

Le plan de formation est du ressort du chef d'entreprise ; c'est lui qui décide avec l'aide de ses managers des actions de formation qu'il va mettre en oeuvre et qu'il va financer. Avec la réforme de la formation, les entreprises n'ont plus une obligation minimum légale à dépenser en formation mais une obligation d'adapter les collaborateurs à leur poste de travail ou de les maintenir dans l'emploi.

L'élaboration du plan de formation passe par 4 phases :

Recensement et hiérarchie des besoins :

La définition des besoins est une étape fondamentale qui doit être la résultante d'une triple réflexion :

• la prise en compte des projets et/ou des ambitions de l'entreprise : une mise à niveau du savoir-faire collectif peut s'avérer nécessaire pour accéder à un nouveau marché, pour fabriquer un nouveau produit, ou pour faire face à des évolutions technologiques. Cette démarche confère une dimension stratégique au plan de formation ;

• l'évaluation des compétences et du savoir-faire individuels des collaborateurs : si des entretiens annuels d'évaluation avec chaque collaborateur ont lieu, c'est le moment privilégié pour faire apparaître les besoins de formation ;

• la prise en compte éventuelle d'actions de formation émises lors des entretiens professionnels obligatoires qui vont dans le sens stratégique de l'entreprise. En effet, il faudra veiller à ce que tous les collaborateurs bénéficient d'au moins une formation tous les 6 ans.

Le budget de l'entreprise étant forcément limité, il est souhaitable de hiérarchiser ces besoins, en leur affectant un niveau de priorité, par exemple :

• niveau 1 : formation indispensable qui doit être réalisée au plus tôt ;

• niveau 2 : mise à niveau nécessaire qu'il est souhaitable de réaliser dans l'exercice ;

• niveau 3 : formation de confort qui peut être reportée d'1 an.

Ce niveau de priorité facilitera les arbitrages éventuellement nécessaires.

Définition et classement des actions de formation :

Dans cette étape, sont recherchées et définies les actions susceptibles de répondre aux besoins exprimés.

Ces actions peuvent être organisées :

• en interne : l'entreprise assurera la formation de ses collaborateurs avec ses propres moyens. Le formateur pourra être un manager, ou encore un collaborateur qui a reçu une formation à l'extérieur et qui va la répercuter. Il faudra alors mettre au point un programme précis de formation ;

• en externe : si le recours à un cabinet spécialisé est nécessaire, on peut rechercher un programme de stage sur les catalogues distribués par ce type d'organisme ou définir avec celui-ci un programme « sur mesure ».

Par ailleurs, il est obligatoire de classer les actions de formation selon 2 catégories qui déterminent leur planification :

• les actions d'adaptation du collaborateur au poste de travail ou liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi dans l'entreprise : celles-ci sont obligatoires, car elles vont permettre au collaborateur d'acquérir des compétences et techniques qu'il pourra ensuite utiliser dans le cadre de son emploi ;

• les actions de développement des compétences.

Budgétisation :

Il faut d'abord évaluer le coût de chaque action de formation, en prenant en compte :

• le devis (ou le tarif du catalogue) de l'organisme de formation ;

• le salaire du formateur (pour les heures de formation interne) ;

• le salaire des stagiaires (soit des collaborateurs) ;

• les cotisations patronales afférentes à ces salaires ;

• les frais de déplacement éventuels pour se rendre sur le lieu de la formation ;

• les frais d'hébergement occasionnés par le stage (hôtel, restaurant, etc.) ;

• le coût de certains matériels nécessaires à l'organisation d'une formation interne (ex. : vidéoprojecteur).

En additionnant l'ensemble de ces coûts prévisionnels, on évalue le budget du plan de formation. C'est ici que les niveaux de priorité interviendront pour réaliser des arbitrages et pour contenir le budget à un niveau acceptable pour l'entreprise.

Synthèse :

Le « plan de formation » est un document qui doit contenir :

• une note d'information générale sur les choix ou les préoccupations stratégiques de l'entreprise, et l'orientation de la formation professionnelle qui en découle, pour le ou les exercices futurs ;

• une liste des actions de formation envisagées précisant l'intitulé ou le programme résumé de la formation, la catégorie de cette action, le nom du formateur interne ou de l'organisme retenu, le calendrier prévisionnel, la durée du stage, le nombre et la catégorie professionnelle des stagiaires pressentis, le coût du stage.

Le total des coûts de cette liste représentera le niveau des dépenses envisagées pour le plan de formation.

Si elle a été calculée, vous pourrez ajouter sur le document la masse salariale prévisionnelle, afin de faire apparaître le pourcentage de cette masse salariale consacré au plan de formation.

Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP)

Au sein de la participation obligatoire à la formation professionnelle continue est intégrée une part au FPSPP.

Ces ressources permettent notamment au FPSPP :

• de contribuer au financement d'actions de formation professionnelle concourant à la qualification et à la requalification des collaborateurs et demandeurs d'emploi ;

• d'assurer la répartition des fonds par des versements complémentaires aux organismes collecteurs paritaires agréés (OPCA) au titre de la professionnalisation et du congé individuel de formation (OPACIF) pour le financement d'actions de professionnalisation et du CIF ;

• de contribuer au développement de systèmes d'information concourant au développement de la formation professionnelle ;

• de financer les heures acquises et mobilisées au titre du compte personnel de formation.

Participation obligatoire

La participation obligatoire de la formation professionnelle continue due au titre de l'année N-1 est à verser à votre OPCA avant le 1^er mars de l'année N. Vous versez une contribution unique pour financer le développement de la formation professionnelle. Son taux varie selon :

• l'effectif de l'entreprise,

• et la prise en charge directe ou non du financement du compte personnel de formation.

Pour les entreprises de moins de 11 collaborateurs, elles versent à l'OPCA 0,55 % des rémunérations versées pendant l'année en cours (dont 0,40 % pour le plan de formation).

Pour les entreprises d'au moins 11 collaborateurs, elles versent à l'OPCA 1 % ou 0.8 % s'il y a un accord d'entreprise. La répartition de cette somme entre les dispositifs (CIF, FPSPP, actions de professionnalisation, plan de formation et compte personnel de formation) dépend de l'effectif (soit entre 10 et 49 collaborateurs, soit 50 et plus).

Au titre du plan de formation, elles versent :

• 0,20 % pour les employeurs de 11 à 49 salariés ;

• 0,10 % pour les employeurs de 50 à moins de 300 salariés ;

• « rien » pour les employeurs de 300 salariés et plus.

Pendant ou hors temps de travail

La formation mise en oeuvre dans le cadre du plan de formation a lieu en principe durant le temps de travail. L'entreprise continue d'exercer sur le collaborateur son pouvoir de contrôle et de direction, ainsi que son pouvoir disciplinaire pendant le déroulement de la formation. Il peut donc sanctionner le collaborateur qui, par son comportement au cours de la formation, aura nui à l'entreprise (collaborateur tenant des propos injurieux sur son manager, retards systématiques ou absence injustifiée par exemple).

Toute action de formation suivie par un collaborateur pour assurer son adaptation au poste de travail ou liée à l'évolution ou au maintien dans l'emploi dans l'entreprise constitue un temps de travail effectif.

À l'inverse, certaines actions de formation peuvent, dans certaines limites, se dérouler hors du temps de travail effectif. En effet, toute action de développement des compétences en application d'un accord écrit entre le collaborateur et l'entreprise qui peut être dénoncé dans les 8 jours de sa conclusion, peut se dérouler hors du temps de travail effectif dans la limite de 80 heures par an et par collaborateur ou, pour les collaborateurs dont la durée de travail est fixée par une convention de forfait (en jours ou en heures) sur l'année dans la limite de 5 % de leur forfait.

Les actions de développement des compétences permettent aux collaborateurs d'acquérir de nouvelles compétences et techniques de travail.

En outre, lorsque le collaborateur suit une action de formation dans le cadre du plan de formation ayant pour objet le développement des compétences (catégorie 2), l'entreprise doit définir avec le collaborateur, avant son départ en formation, la nature des engagements auxquels elle souscrit dès lors que l'intéressé aura suivi avec assiduité la formation et satisfait aux évaluations prévues.

Ces engagements portent :

• sur les conditions dans lesquelles le collaborateur accède en priorité dans un délai d'1 an à l'issue de la formation aux fonctions disponibles correspondant aux connaissances ainsi acquises et sur l'attribution de la classification correspondant à l'emploi occupé ;

• et sur les modalités de prise en compte des efforts accomplis par le collaborateur.

Lorsqu'elles sont ainsi réalisées en dehors du temps de travail, les heures de formation donnent lieu au versement par l'entreprise d'une allocation de formation d'un montant égal à 50 % de la rémunération nette de référence calculé sur les 12 derniers mois (cette allocation est exonérée de cotisations sociales, de CSG et de CRDS).

Pendant la durée de la formation, le collaborateur bénéficie de la législation de la Sécurité sociale relative à la protection en matière d'accidents du travail et de maladies professionnelles.

Refus de suivre la formation

Bon à savoir

Un collaborateur ne peut pas refuser de suivre une formation dans le cadre du plan de formation, sinon cela peut être qualifié de faute professionnelle et peut être considéré comme un motif de licenciement.

Il existe cependant des exceptions :

• le bilan de compétences : vous ne pouvez contraindre un collaborateur à effectuer un bilan de compétences ;

• les conditions de départ en formation sont susceptibles d'être assimilées à une modification du contrat de travail (formation éloignée, longue, etc.) ou révélatrices d'une volonté manifeste d'entraver l'exécution du mandat d'un représentant du personnel ;

• la formation se déroule en tout ou partie en dehors du temps de travail ;

• en cas de validation des acquis de l'expérience devant un jury en vue d'obtenir tout ou partie d'un diplôme ou d'un titre professionnel.

À l'inverse, un collaborateur empêché de suivre une formation du fait d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse peut prétendre à des dommages et intérêts en réparation du préjudice subi.

Représentants du personnel

Chaque année, vous devez consulter le CE sur « la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi ». Cette consultation portera notamment sur le programme pluriannuel de formation, les actions de prévention et de formation envisagées par l'employeur, l'apprentissage et les conditions d'accueil en stage.

L'information du CE en vue de cette consultation se fera par le biais de la base de données économique et sociale (BDES). Vous devrez donc mettre à la disposition des représentants du personnel les informations portant notamment sur l'évolution de la formation, l'apprentissage, le plan de formation du personnel de l'entreprise, la mise en oeuvre des contrats et des périodes de professionnalisation et du compte personnel de formation, la réalisation des entretiens professionnels.

Retour de formation

Le collaborateur réintègre son poste de travail, ou un poste équivalent à rémunération et qualification égales.

Vous n'avez aucune obligation de reconnaître les compétences acquises au cours de la formation (par un changement de qualification, une augmentation de rémunération...), sauf lorsqu'il s'y est engagé, ou bien encore si le contrat de travail ou la convention collective applicable à l'entreprise prévoit cette reconnaissance.