Qu'est-ce qu'un descriptif de poste ?

20/03/2017

La description du poste est une étape essentielle et importante dans le processus de recrutement. Toutefois, le Code du travail ne l'impose pas. Aussi, sa forme et son contenu sont libres, à condition de rester objectif et ainsi d'éviter la discrimination.

La description du poste doit être précise et comporter :

la qualification professionnelle attendue ;

l'expérience professionnelle souhaitée ;

les missions qui seront confiées avec le descriptif des tâches à effectuer.

Que comprend le descriptif de poste ?

Le descriptif de poste comprend, d'une part, la fiche de poste (description des missions) et, d'autre part, le profil de poste (présentation des compétences nécessaires).

Comment définir les caractéristiques du poste ainsi que les missions principales et l'environnement ?

Le responsable de service connaît parfaitement l'environnement dans lequel son futur collaborateur va évoluer et va donc piloter la construction du descriptif de poste. La vision d'un poste donné ne sera pas la même en fonction du service, du responsable, du contexte, du reste de l'équipe, etc.

Il est impératif de construire les caractéristiques du poste avec la direction des ressources humaines afin de concilier le besoin du terrain et les obligations légales à respecter dans la rédaction de la fiche de poste.

Le regard averti du responsable de service concerné par le besoin en recrutement et le regard de l'expert du service recrutement de la direction des ressources humaines sont un atout indispensable pour être sûr de ne pas oublier des mentions obligatoires et surtout de recruter le profil le plus adapté aux besoins.

Chaque mission se traduit en compétences.

Par exemple, si la mission concerne « réaliser des tableaux de bord », le salarié doit posséder des compétences dans les tableurs.

Comment définir des compétences générales et spécifiques, une durée d'expérience professionnelle nécessaire, les qualifications nécessaires ?

La définition des compétences attendues est un premier filtre permettant d'attirer des candidats correspondant le plus aux besoins.

Exemple : pour un poste de DRH, il sera primordial d'insister sur l'expérience professionnelle souhaitée, sur l'animation et la participation aux réunions des instances représentatives du personnel, mais également sur une vision globale mais certaine des services composant la direction des ressources humaines (recrutement, formation, paie, relations sociales).

Définir le rôle du ou des responsable(s) hiérarchique(s)/Identifier si le poste nécessite ou non de travailler en équipe/Définir quels sont les interlocuteurs réguliers de la personne qui occupera le poste

Il est important de positionner le futur salarié par rapport à son responsable, ses collègues, ses subordonnés et de définir les interactions et la chaîne des responsabilités des uns et des autres. Cet exercice aide d'ailleurs à déterminer objectivement le niveau réel de responsabilité d'un poste.

Pour un poste de DRH, les interlocuteurs principaux seront les différents responsables de service, les membres de la direction mais également les syndicats. Pour les interlocuteurs extérieurs, nous parlerons de la DIRECCTE, des services de santé au travail et des assistants du service social du travail.

Comment identifier les contraintes particulières du poste ?

Il est nécessaire de « vendre » un poste au candidat, tout en restant transparent pour éviter toute mauvaise surprise qui mènerait à l'échec.

Il est alors indispensable de préciser, dans l'offre qui sera diffusée, toutes les contraintes spécifiques au poste qui sera occupé, comme par exemple :

travail de nuit/travail dans le froid ;

convention collective applicable ;

déplacements réguliers ou occasionnels, avec prise en charge des frais liés aux déplacements professionnels ;

Faut-il hiérarchiser les critères recherchés dans l'expérience et/ou les qualifications de la personne qui occupera le poste ?

Il faut réaliser que le candidat « idéal » a peu de chances d'exister. Il sera donc peut-être nécessaire de faire l'impasse sur certains critères, qu'il faut définir à partir d'une hiérarchisation.

L'expérience professionnelle et l'animation des réunions avec les syndicats seront des critères indispensables pour un poste de DRH.
A contrario, l'employeur pourra faire l'impasse sur d'autres critères secondaires tels que la connaissance de certains logiciels (surtout si le DRH est accompagné dans sa mission par un assistant).

Comment établir la nécessité ou la pertinence d'embaucher à long terme ou à court terme ?

La notion de « potentiel », soit la capacité d'un salarié de prendre à terme de larges responsabilités, peut être décelée au sein d'un candidat qui ne sera peut-être pas le meilleur candidat sur le poste donné, en terme d'expérience par exemple, mais qui pourra évoluer à terme.

Il faut avant tout préciser la nature du contrat proposé :

s'il s'agit d'un remplacement ou d'un surcroît d'activité, l'entreprise recherchera un poste en CDD ;

s'il s'agit d'un poste qui a vocation à être pérenne, l'entreprise souhaitera embaucher un CDI.

La fiche de poste a-t-elle une valeur juridique ?

Le contenu de la fiche de poste est adaptable aux évolutions du poste. Aussi, le salarié ne peut l'invoquer pour refuser d'exécuter des missions qui relèvent normalement de son poste de travail. Toutefois, l'employeur ne peut étendre ses fonctions au-delà des tâches normales liées au poste.

Elle est, en outre, souvent utilisée comme élément de preuve par les parties ou les juges.

Quelques conseils

Le descriptif de poste est un document vivant et donc adaptable. La remise à jour régulière, en fonction des évolutions technologiques, de l'environnement, des besoins de l'activité, s'impose de manière à réussir au mieux ses recrutements.

Le descriptif de poste est un document particulièrement important, notamment en cas de diffusion, puisqu'il va déterminer la qualification et la catégorie requise de la personne, et donc souvent son coefficient, sa rémunération de base, etc. La précision et l'objectivité s'imposent d'autant plus.

Le descriptif de poste servira souvent à construire l'annonce qui pourra être passée pour recruter un candidat. Ceci implique de nouveau que toute mention doit être bannie. La présentation et la formulation sont d'autant plus importantes que le descriptif, à travers l'annonce, va aider à « vendre » le poste au futur candidat.

Un descriptif de poste pourra difficilement prendre en compte l'intégralité des tâches d'un poste, sauf à entrer dans un détail trop important. Ne perdez pas de vue les responsabilités essentielles et gardez en mémoire qu'un descriptif de poste doit rester suffisamment ouvert pour permettre l'adaptation.

Les textes officiels

Cass. soc., 4 mars 2015, 12-29.840 (les limites de la fiche de poste)

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