Quelles sont les informations communes à tous les bulletins de paie?

Le bulletin de paie, rédigé avec un procédé d'écriture indélébile, doit identifier l'employeur et la convention collective applicable.

1. Votre identification

Elle doit comprendre :

• les nom et adresse de l'entreprise, son numéro SIRET et le code APE si votre activité est classée dans la nomenclature française des activités économiques ;

• la référence de l'union de recouvrement pour la Sécurité sociale et les allocations familiales (URSSAF) à laquelle vous versez les cotisations, ainsi que le numéro sous lequel ces cotisations sont versées.

2. La convention applicable

L'intitulé de la convention collective doit apparaître, du moins si cette convention est applicable obligatoirement à votre entreprise : si vous faites une application volontaire d'une convention, sa mention n'est pas nécessaire.

À défaut de convention, il convient d'indiquer la référence au Code du travail, sous la forme d'une information synthétique, des principaux articles, dans les domaines suivants :

• durée des congés payés ;

• délais de préavis en cas de cessation du contrat.

Quelles sont les informations propres à chaque salarié ?

Outre le nom du salarié (et non pas celui de la personne à laquelle pourrait éventuellement être versé le salaire), sa date d'entrée, son emploi et sa position dans la classification (par le niveau ou le coefficient hiérarchique), vous devez également faire figurer sur le bulletin les principales informations concernant le temps de travail et la rémunération.

1. Temps de travail

Vous devez obligatoirement indiquer la période et le nombre d'heures de travail, au titre desquels :

• les heures payées au taux normal, qui sont distinguées des heures majorées (supplémentaires, travail de nuit, dimanche ou jours fériés, etc.). Les taux normaux et majorés doivent être indiqués ;

• la nature et le volume du forfait en cas de base forfaitaire hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, en heures ou en jours. Attention, lorsque figure le nombre d'heures travaillées, la mention du nombre exact de ces heures est une obligation absolue. Les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante sont également à indiquer ;

• lorsqu'une période de congé annuel est comprise dans la période de paie, les dates de congés et le montant de l'indemnité correspondante. En cas de maintien du salaire, il est admis de ne porter que la mention « congés du ... au ... avec maintien du salaire ».

2. Rémunération

• le salaire brut de base ;

• la nature et le montant des accessoires de salaires soumis à cotisations sociales (avantages en nature, commissions complétant le fixe, etc.) ;

• la rémunération brute.

3. Cotisations et contributions sociales

• le montant de la contribution sociale généralisée (CSG) et le montant de la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS), calculées sur 98,25 % du salaire brut. La part de CSG non déductible (2,4 %) fiscalement et la CRDS peuvent être « fusionnées » et figurer sur une même ligne, la CSG déductible étant à isoler sur une ligne distincte ;

• la nature et le montant des cotisations salariales de base ;

• la nature et le montant des cotisations salariales complémentaires (retraite et chômage) ;

• la nature et le montant des cotisations patronales de base ;

• la nature et le montant des cotisations patronales complémentaires (retraite et prévoyance) ;

• la nature et le montant des autres contributions patronales (aide au logement, assurance garantie sur les salaires, etc.).

La réduction attachée aux cotisations sur bas salaires doit apparaître.

En cas de base forfaitaire, doivent être mentionnés l'assiette forfaitaire et le montant des cotisations calculées par celles-ci.

4. Autres mentions

Il convient également d'indiquer sur le bulletin de paie :

• la nature et le montant des autres déductions (retenues pour acompte, saisie au titre d'une pension alimentaire) ;

• la nature et le montant des frais professionnels (transport, repas, etc.) dans les limites légales, payés en même temps que la rémunération ;

• la prime d'ancienneté ;

• le total des sommes effectivement perçues après déductions (salaire net) ;

• la date à laquelle elles sont réglées ;

• qu'il doit être conservé par vos salariés sans limitation de durée.

Peut-on joindre des annexes au bulletin de paie ?

Doivent être obligatoirement annexés au bulletin :

• une fiche relative au repos compensateur éventuel acquis du fait des heures supplémentaires ;

• un document indiquant le total des heures de travail effectif en cas de modulation des horaires ;

• un document indiquant le détail des astreintes effectuées dans le mois, le cas échéant ;

• une fiche sur le montant de l'activité de représentation pour les représentants du personnel ;

• une fois par an, le détail des charges sociales (taux, montant et composition de chacun des prélèvements) dans le cas où elles ont été regroupées sur les bulletins.

Existe-t-il des mentions interdites ?

1. Les heures de grève

Faites figurer les retenues réalisées au titre des heures de grève avec la mention « absence non rémunérée » sans autre détail.

2. Les heures de représentation du personnel

Elles ne doivent pas être distinguées des heures travaillées et leur montant n'a pas à être précisé si elles sont prises sur l'horaire de travail. La rémunération de cette activité figure néanmoins sur une fiche obligatoirement annexée au bulletin. La mention « maintien du salaire » est suffisante.

3. Quels sont les risques encourus en cas de défaut de remise de bulletin de paie ou en cas d'oubli d'une mention obligatoire ?

Le défaut de remise d'un bulletin ou la remise d'un bulletin ne mentionnant qu'une partie des heures effectuées peut constituer un délit de travail dissimulé, puni de 45 000 euros d'amende et/ou de 3 ans d'emprisonnement, même si l'employeur est de bonne foi.

Par ailleurs, l'absence de mentions obligatoires telles que la classification, l'emploi, etc., peut entraîner le versement de dommages et intérêts.

La non-remise du bulletin de salaire entraîne également des sanctions civiles (dommages et intérêts au salarié) et la condamnation éventuelle à rectifier le bulletin de salaire.

4. Dans quels cas êtes-vous dispensé de fournir un bulletin de paie?

L'utilisation d'un titre emploi-service entreprise (TESE) vous dispense de l'établissement du bulletin de paie. Cette formalité sera alors accomplie par le centre de gestion à partir de la déclaration de l'employeur.

Le TESE concerne les entreprises de moins de 20 salariés.

Sont exclues de ce dispositif les entreprises situées dans les DOM-TOM ou relevant du régime agricole ou de régimes spéciaux (EDF, GDF, les mines, etc.), ainsi que les grandes entreprises (de 250 à 2000 salariés), les très grandes entreprises (plus de 2000 salariés) et les groupements d'employeurs, les comités d'entreprise.

Le fait d'indiquer une prime sur le bulletin de paie la rend-elle contractuelle ?

Non. Le fait d'indiquer une prime ou une somme versée au salarié sur son bulletin de paie n'a pas pour effet de contractualiser l'avantage qu'elle constitue. Sauf si cet avantage résulte du contrat de travail, d'un usage ou de la convention collective, il peut être supprimé de façon unilatérale.

Quelques conseils

1. Adoptez le bulletin de paie simplifié

Le bulletin de paie simplifié est généralisé au 1er janvier 2017 pour les entreprises de 300 salariés et plus, et au 1er janvier 2018 pour les autres.

Il peut toutefois être utilisé à titre volontaire depuis le 1er mars 2016.

Synonyme de simplification et d'économie de coûts, il regroupe les prélèvements en grandes catégories :

• protection sociale (total des cotisations salariales et total des cotisations patronales, regroupées par risques ;

• « autres contributions sociales dues par l'employeur » : CSG-CRDS, assurance chômage, prévoyance, transport, contribution FNAL, contribution solidarité autonomie, forfait social, taxe d'apprentissage et contribution au dialogue social.

Le code NAF et, le cas échéant, le numéro SIREN, doivent y figurer.

En revanche, sont supprimés :

• la référence de l'URSSAF concernée ;

• le numéro sous lequel ces cotisations sont versées.

Enfin, les mentions suivantes apparaissent :

• montant, assiette et taux des cotisations et contributions légales et conventionnelles, avant déduction des exonérations ;

• nature et montant des versements et retenues, notamment pour la prise en charge des frais de transport ;

• montant total des exonérations sociales ;

• somme du salaire brut et des charges patronales, déduction faite des exonérations ;

• indication de la rubrique dédiée au bulletin de paie figurant sur le portail service-public.fr.

Le passage au prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu en 2018 induira également un changement du bulletin de paie : la base et le taux d'imposition, et le montant de l'impôt devraient y figurer.

2. Optez pour une solution externalisée dès qu'il y a plusieurs salariés et des statuts différents

Vous pouvez choisir la sous-traitance ou acheter un logiciel de paie. Dans ce dernier cas, préférez un service global d'assistance, d'information et d'actualisation des programmes, et investissez le temps nécessaire en démonstrations et tests avant d'effectuer votre choix. Vous devrez prendre en compte le coût de la formation des utilisateurs (celle-ci coûte souvent plus cher que le logiciel !).

3. Vous pouvez remettre un bulletin de paie dématérialisé...

... en lieu et place du bulletin papier.

Cette faculté est autorisée à condition que le salarié ne s'y soit pas opposé expressément.

Pour cela, vous devez l'informer de la possibilité de s'y opposer au moins 1 mois avant la remise du premier bulletin de paie dématérialisé (ou au moment de l'embauche). Il peut refuser à tout moment et vous avez un délai de 3 mois maximum pour faire suite à sa demande.

Vous devez garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé soit pendant 50 ans, soit jusqu'à ses 75 ans.

Vous (ou le prestataire en charge de la conservation des bulletins) devez parallèlement garantir leur accessibilité par le biais du compte personnel d'activité (CPA) du salarié.

Textes officiels

• C. trav., art. L. 3171-4 (éléments justifiant les horaires effectivement effectués), L. 3243-1 et L. 3243-2 modifié par la loi travail n° 2016-1088 du 8 août 2016 (remise et bénéficiaires), L. 3243-3 (acceptation et action en paiement), R. 3243-1 (mentions obligatoires), R. 3243-2 (bulletin simplifié), R. 3246-2 (sanctions des manquements de l'employeur aux obligations liées à la réalisation du bulletin de paie)

• Décret n° 2016-190 du 25 février 2016 et arrêté du 25 février 2016 (bulletin de paie simplifié)

• Cass. soc., 13 juin 2012, n° 11-10.929 (mention des congés pris dans le bulletin ne vaut pas preuve de la réalité du repos du salarié)

• Cass. crim., 17 juin 2008, n° 07-87.518 (la non-remise des bulletins de paie constitue un délit de travail dissimulé, même en cas de bonne foi)

• Décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 (dématérialisation des bulletins de paie)

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