Le cahier des charges sera plus ou moins dense en fonction des paramètres suivants :
L'expression de besoins est réalisée à partir d’un « quatuor » indissociable :
1. l’utilisateur pour son expérience terrain,
2. le prescripteur pour sa connaissance technique,
3. le fournisseur pour son offre,
3. l’acheteur étant le pilote chef de projet.
L’acheteur, toujours à l’épicentre de ce groupe, assure un subtil équilibre entre les parties prenantes :
L’idéal est de définir un besoin au plus juste, ce qui dans la réalité est compliqué car nous ne disposons jamais de toutes les informations nécessaires. L’équilibre est subtil entre sur-qualité et sous-qualité.
Le cahier des charges permettant la consultation du marché fournisseurs peut être :
Bien entendu, le choix entre ces deux types de cahier des charges est défini à partir de la stratégie mise en place.
Il s’exprime en terme de « fait de », c’est-à-dire que l’on impose une solution, sans nécessairement expliquer à quoi cela va servir ni du niveau de performance utile.
Il s’agit donc d’un document regroupant toutes les caractéristiques que l’on impose aux fournisseurs.
Selon l’enjeu, le cahier des charges technique peut revêtir une forme simplifiée à partir d’un plan de définition et d’un certain nombre de critères commerciaux, ou une forme plus élaborée comprenant :
Ce type de cahier des charges s’exprime en terme de « fait pour », c’est-à-dire la recherche d’un résultat décliné à partir d’une solution fournisseur. Les éléments constitutifs d’un cahier des charges fonctionnel sont :
1. La présentation générale du besoin, qui décrit les besoins principaux que le produit ou la prestation doit satisfaire, des informations sur les volumes et leur répartition dans le temps et le contexte général du projet (la situation, les parties concernées par le projet et les objectifs, la nature de la prestation demandée, le caractère de confidentialité et l’environnement recherché),
2. L’expression fonctionnelle du besoin, qui est le résultat d’une analyse fonctionnelle du produit ou de la prestation, qui fait apparaître les différents niveaux de détail dans l’expression de la demande.
Les fonctions de service et les contraintes : une contrainte se définit par une limitation à la créativité et à l’innovation du concepteur. Ces contraintes peuvent être :
3. Les critères d’appréciation : pour chaque fonction, il convient de définir les critères d’appréciation permettant d’affirmer que la
fonction est remplie ou la contrainte respectée. Par exemple : la contenance, la température, la durée du dépannage, la longueur de la flamme…
Mais quelle que soit la forme du cahier des charges à adopter, les éléments ci-après constituent la base standard des clauses qui doivent figurer dans la consultation :
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