Intégrer un collaborateur va plus loin que le simple accueil du premier jour. Ceci demande de construire un véritable parcours qui s'étale sur plusieurs semaines. Cette période d'intégration doit permettre au collaborateur, même expérimenté, de prendre connaissance de l'entreprise dans sa globalité : ses produits, ses marchés, sa clientèle, sa culture, ses valeurs et ses règles de fonctionnement.

Tout d'abord, il faut bien préparer l'arrivée du nouveau collaborateur. Il est donc important de bien définir la durée totale du parcours d'intégration, puis celle de chaque étape, ainsi que le moment où l'arrivant sortira de sa période d'intégration (date de fin de la période d'essai).

Il est bon de préciser les actions que devra réaliser le collaborateur, et le niveau de résultat qu'il devra atteindre.

Il faut également définir des entretiens réguliers avec lui, afin de vérifier le bon déroulement de son accueil, et d'apporter les compléments d'explication nécessaires.

Ensuite il s'agit d'assurer son accueil physique. Pour cela, ne pas oublier de prévenir les membres de l'équipe au sein de laquelle il va travailler. À son arrivée, il est important de consacrer le temps nécessaire pour :

• officialiser son entrée ;

• lui présenter son parcours ;

• le présenter à l'équipe et, si nécessaire, à la personne qui va le prendre en charge au départ de son parcours, ainsi qu'aux équipes qui l'entourent ;

• aborder des points pratiques concernant sa vie dans l'entreprise : restauration, badge, etc.

À cette occasion, il est profitable de lui transmettre un « livret d'accueil ». Le livret d'accueil peut se présenter sous différentes formes dont l'objectif est de constituer un véritable dossier complet de ce que le nouvel arrivant doit savoir, renforçant l'aspect « préparé » de l'accueil.

Accueil sécurité

Le manager informe les nouveaux collaborateurs sur les risques pour leur santé et leur sécurité d'une manière compréhensible pour chacun. Cette information doit être dispensée lors de l'embauche et chaque fois que nécessaire.

Cette information porte sur :

• les modalités d'accès au document unique d'évaluation des risques professionnels ;

• les mesures de prévention des risques identifiés dans ce document ;

• le rôle du service de santé au travail et, le cas échéant, des représentants du personnel en matière de prévention des risques professionnels ;

• les dispositions contenues dans le règlement intérieur sur l'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité ;

• les consignes de sécurité et de premiers secours en cas d'incendie.

De plus, le manager doit dispenser ou faire dispenser une formation à la sécurité pour le nouveau collaborateur entrant. Celle-ci a pour objet d'instruire le collaborateur des précautions à prendre pour assurer sa propre sécurité ainsi que celle des autres personnes de l'établissement.

Cette formation à la sécurité, pratique et appropriée aux risques, doit obligatoirement être effectuée pendant le temps de travail. Elle porte sur :

• les risques généraux de l'entreprise et la conduite à tenir en cas d'accident ou de sinistre qui concernent tous les collaborateurs ;

• les risques du poste de travail occupé par le collaborateur ou aux matériels utilisés.

Enfin, pour un poste de travail présentant des risques particuliers, une formation renforcée à la sécurité doit être dispensée en plus pour les intérimaires, les stagiaires et les CDD.

Références aux textes officiels :

C. trav., art. R. 4141-2 (dispensation de la formation)

Entretiens intermédiaires

Afin de réagir au bon moment et d'accompagner le collaborateur au plus près de ses besoins, il est impératif que son encadrant le rencontre régulièrement. Au minimum, un entretien de bilan doit être réalisé au terme de chaque étape, mais des entretiens intermédiaires peuvent également être programmés.

On peut distinguer deux types d'entretien :

• l'entretien intermédiaire de suivi ;

• l'entretien de bilan.

Entretien de bilan

Il s'agit de l'entretien que l'on va faire en fin d'étape pour passer à l'étape suivante. Son enjeu principal est de donner une évaluation plus complète au collaborateur et d'entériner le passage à une autre phase du parcours.

C'est ici que l'on utilisera souvent un document d'évaluation tel qu'une fiche de suivi d'étape.

Fiche de suivi d'étape

La fiche de suivi d'étape est un outil utilisé pendant l'entretien de bilan. Son enjeu est double :

• faire le point sur l'avancement du parcours d'intégration et l'évaluation objective du collaborateur : tout se passe-t-il comme prévu ?

• réagir aux premiers comportements du collaborateur : valoriser les premiers résultats positifs, mettre en garde sur des comportements non souhaitables, apporter des compléments d'explications.

Spécificités su contrat d'apprentissage

Le contrat d'apprentissage peut être rompu par l'apprenti ou le manager jusqu'à l'échéance des 45 premiers jours, consécutifs ou non, de formation pratique en entreprise effectuée par l'apprenti.

En revanche, il reste toujours souhaitable d'accueillir et d'intégrer un apprenti comme nous le ferions d'un collaborateur en contrat de travail.

C. trav., art. L. 6222-18(rupture du contrat d'apprentissage)

Décret n° 2015-773 du 29 juin 2015 portant création d'une aide en faveur des très petites entreprises embauchant de jeunes apprentis

Livret d'accueil

Le livret d'accueil est un guide rassemblant les principales informations administratives propre à l'entreprise. Il permet au collaborateur :

• de connaître l'entreprise en termes d'organisation (organigramme), histoire et règles de vie ;

• de trouver les informations pratiques sur son environnement administratif (forme de la fiche de salaire, adhésion aux tickets repas, etc.) ;

• de se repérer dans le vocabulaire maison.

Livret d'accueil

Le livret d'accueil doit être le plus général possible et disposer d'un espace propre au service dans lequel le collaborateur va entrer.

Voici un exemple de sommaire :

• Présentation de l'entreprise (historique, organigramme, valeurs, etc.) ;

• Vie professionnelle (contrat de travail, horaires de travail, décompte horaire, congés payés, congé d'ancienneté, congés exceptionnels pour événements familiaux, visites médicales, entretien annuel d'évaluation, etc.)

• Rémunération, avantages et remboursement des frais (acompte sur salaire, billet de congé annuel SNCF, bulletin de salaire, frais de déplacement, mutuelle, participation, prévoyance, prime de vacances, tickets restaurant, etc.)

• Arrêt de travail, accident du travail ou de trajet

• Règles de vie (badge, charte informatique, tenue vestimentaire, etc.)

• Développement des compétences et formation (compte personnel de formation, entretien professionnel, etc.)

• Instances représentatives du personnel

• Sécurité au travail (consignes de sécurité et évacuation incendie, document unique d'évaluation des risques professionnels, sauveteurs secouristes du travail, service de santé au travail)

• Coordonnées importantes (direction, inspecteur du travail, médecin du travail, secours d'urgence)

• Annexes (règlement intérieur, charte informatique, livret de sécurité, le formulaire de demande de congés, etc.)

Période d'essai

La période d'essai est la phase initiale de l'exécution du contrat de travail pendant laquelle le manager apprécie les aptitudes professionnelles du collaborateur, et ce dernier les conditions de travail et l'intérêt des tâches qui lui sont proposées.

Il s'agit donc d'une période de test réciproque pour le manager et le collaborateur.

La loi de modernisation du marché du travail du 25 juin 2008 a fixé la durée maximale de la période d'essai applicable aux contrats à durée indéterminée, en la modulant par catégorie professionnelle :

La période d'essai et la possibilité de son renouvellement doivent être expressément stipulées dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement qui doivent en fixer les modalités (renouvellement, durée, préavis) ou renvoyer aux dispositions légales ou conventionnelles en vigueur concernant ces modalités.

Pour les CDD, la durée de la période d'essai ne peut pas excéder les limites suivantes :

Le point de départ de la période d'essai est la date où le collaborateur prend ses fonctions, définie entre le collaborateur et le manager. La période d'essai se termine à la date convenue à minuit. Le collaborateur et le manager peuvent rompre leur relation de travail durant la période d'essai sans que cette rupture ne soit soumise aux règles du licenciement ou de la démission.

Lorsque vous décidez de mettre fin à une période d'essai (pour un CDI ou un CDD dont le contrat stipule une période d'essai d'au moins 1 semaine), vous devez respecter un délai de prévenance minimum, dont la durée varie selon le temps de présence du collaborateur concerné.

Ainsi, sauf dispositions conventionnelles ou contractuelles plus favorables, ce délai de prévenance est au moins égal à :

• 24 heures en deçà de 8 jours de présence ;

• 48 heures entre 8 jours et 1 mois de présence ;

• 2 semaines après 1 mois de présence ;

• 1 mois après 3 mois de présence.

Attention, la période d'essai, renouvellement inclus, ne peut être prolongée du fait de la durée du délai de prévenance. Lorsque le délai de prévenance n'a pas été respecté ou que vous ne souhaitez pas que votre collaborateur l'effectue, alors son inexécution ouvre droit pour ce dernier à une indemnité compensatrice.

De même, le collaborateur, qui souhaite rompre sa période d'essai, doit respecter un délai de prévenance de 48 heures, ou de 24 heures si la durée de présence de celui-ci dans l'entreprise est inférieure à 8 jours, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

Références aux textes officiels :

C. trav., art. L. 1221-25 (délai de prévenance manager/employeur), L. 1221-26 (délai de prévenance collaborateur)

Cass. soc., 16 septembre 2015, n° 14-16.713 (le collaborateur peut être dispensé de l'exécution de son « préavis » pendant la période d'essai)

Cass. soc., 15 avril 2016, n° 15-12.588 (rupture de la période d'essai et choix du délai de prévenance)

Rupture abusive

Bien que la loi permette une rupture totalement libre des 2 parties, elle peut considérer que certaines ruptures du contrat de travail durant la période d'essai s'avèrent abusive, si elles ne se fondent pas sur des critères professionnels ou sur des considérations extérieures à la personne du collaborateur. Sera ainsi considérée comme abusive une rupture occasionnée pour les motifs suivants :

• embauche et période d'essai utilisées pour remplacer un collaborateur absent ;

• période d'essai rompue une fois l'obtention de données commerciales confidentielles ;

• rupture pour des raisons d'appartenance syndicale, ou à une religion, à une race, à un sexe, à une ethnie ou pour des évènements relevant de la vie privée ;

• rupture faisant suite à des ennuis de santé.

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