La préparation technique et mentale

Une réunion, quelle qu'en soit la teneur, se prépare soigneusement, tant au niveau des supports numériques ou non, du visuel qui y sera présenté, que de votre état d'esprit au moment de la démarrer. Il existe pour ce dernier point des méthodes simples pour aborder la réunion le plus sereinement possible.

Les participants à la réunion

Il est possible que certains publics soient plus confortables que d'autres lorsque vous animez une réunion : certaines personnes seront plus à l'aise avec leur propre équipe qu'avec leurs N+1, N+2, etc., d'autres seront à l'aise avec ces derniers mais pas avec des participants externes (clients, fournisseurs, partenaires), d'autres encore auront davantage de difficultés face à de parfaits inconnus.

L'animation de la réunion

Nous évoquerons ici surtout l'animation pure, mot qui vient du latin animare, qui signifie « donner vie », vous pourrez vous reporter à nos autres rubriques quant aux supports et autres éléments d'organisation d'une réunion efficace.

L'après de la réunion

Une réunion bien animée, qui donne du résultat, sera d'autant plus porteuse si elle se clôture de façon rituelle et si, évidemment elle est suivie d'effets. Il y a donc bien des suites à donner au-delà de l'animation le jour J.

Les 4 temps de la réunion

1. La préparation

Après vous être posé la question de l'opportunité de la réunion que vous animerez et en avoir évalué en regard le coût, vous aurez à en définir l'objectif. En effet on ne mène ni ne prépare pas de la même façon une réunion de décision, que d'information ou de négociation.

Il est essentiel de vérifier si toutes les personnes concernées ont bien été invitées, si la salle est réservée et convient au type de réunion et à son public (accessibilité, luminosité, connectique, tableaux, vidéoprojecteur, ordinateurs, eau, etc.).

Tout aussi important sera la vérification de votre support : s'il est numérique, pensez à l'avoir sur clé USB en parallèle ou accessible à distance sur site.

De même préparez-vous mentalement et physiquement : évitez les repas lourds et l'alcool dans les heures précédant la réunion, et même la veille au soir si elle a lieu le matin. Entraînez-vous à visualiser la scène en imaginant tout ce qui pourrait s'y passer et comment vous réagiriez. Si c'est votre première expérience, entraînez-vous réellement devant un miroir, une caméra ou avec la complicité d'un(e) ami(e) qui vous donnera un feed-back sur votre façon d'animer, de vous exprimer.

Pensez à travailler votre respiration, clé d'un propos clair et d'un stress minimal, à explorer votre diction, à vous entraîner à laisser des plages de silences, à ralentir pour vérifier l'impact de ce que vous dites.

Et bien sûr préparez un plan structuré de votre réunion, composé d'ordres du jour « timés » (chaque point a son temps) que vous pouvez rédiger sous forme linéaire ou de Mind maps (carte mentale) pour garder les idées clés à l'esprit.

2. L'accueil et l'introduction

Tout se joue en quelques minutes : prenez soin d'accueillir chaque participant individuellement, à le regarder en face en le saluant, à le nommer par son nom, son prénom ou son statut (dans certains domaines le protocole est important, on n'accueille pas un général ou un préfet en lui disant juste Monsieur...).

N'hésitez pas à ajouter une note personnelle, prendre des nouvelles de la santé après un retour de maladie, ou du bébé récemment né, ou féliciter sur des résultats récemment promulgués ajoutera à la dynamique positive de la réunion et enrichira votre image de manager.

3. L'animation

A. Poser le cadre

En introduction, pensez à rappeler les objectifs de la réunion, et à poser le cadre : l'ordre du jour et son timing, présenter les intervenants, et nommer des personnages clés :

• le script, qui prendra le compte rendu en charge pour vous rendre entièrement disponible à l'animation ;

• le gardien du temps, qui alertera s'il y a risque de dépassement et imposera que vous ré-hiérarchiseriez les points à traiter afin d'ajuster si le débat l'impose ;

• si c'est une réunion où des décisions sont à prendre, le pousse-décision qui veillera à ce que les choix soient faits dans le délai imparti par l'ordre du jour ;

• si c'est une négociation ou une régulation collective, un facilitateur qui utilisera la médiation si vous-même n'êtes pas à l'aise avec cette posture.

B. La participation     

Les acteurs d'une réunion participent quand :

• ils se sentent concernés par le thème abordé ;

• les procédures facilitent l'expression de chacun ;

• les personnes qui s'expriment disposent d'assez de compétences sur la question abordée ;

• si tous les membres du groupe s'acceptent mutuellement avec leurs différences.

Lorsqu'ils ne participent pas, vous êtes confrontés aux attitudes non participatives comme :

• tendance au conformisme ;

• évitement des tensions ;

• fausses idées sur le travail en groupe ou peur du groupe ;

• baisse de spontanéité ;

• difficultés de communication.

Vous avez donc un rôle important qui est de stimuler la participation pour atteindre les résultats attendus au regard des objectifs.

Comment stimuler cette participation ?

Vous êtes face à un groupe, connu ou non, partiellement ou entièrement, et dans un groupe vous trouverez différentes personnalités :

• la personne extravertie, qui s'exprime librement et spontanément, donne son avis, échange ;

• la personne histrionique, qui parle beaucoup et souvent assez fort, prend la place même lorsque le sujet ne la concerne pas, s'agite corporellement ;

• la personne réservée, en retrait, qui parle peu et à voix modérée, et ne s'imposera pas si un autre occupe l'espace de parole ;

• la personne réfléchie, qui laisse parler les autres et n'intervient (souvent avec pertinence d'ailleurs) que si c'est utile ou qu'on la sollicite.

Il existe évidemment des variantes à ces typologies qui peuvent paraître simplistes, comme l'amuseur (que nous rattacherons à l'histrionique) ou le mismatch : celui qui est contre tout ce qui est pour et pour tout ce qui est contre, ce qui est souvent le symptôme d'une autre problématique comme la démotivation ou les soucis personnels.

Votre rôle sera tout au long de la réunion de veiller à ce que chacun s'exprime sur les sujets, que chacun ait un temps de parole pas forcément équivalent mais suffisant pour lui ou elle, de réguler les bavards et susciter la parole des plus discrets.

L'animateur favorise la participation lorsque :

• il croit à la créativité des personnes, en leur capacité à trouver des idées nouvelles, à leur capacité de réflexion et leur compétence ;

• il aide à élargir le champ culturel, les connaissances des personnes, à aiguiser leur curiosité ;

• il appuie son propos sur les expériences de chacun ;

• il veille à garder une certaine sérénité pour être disponible aux contenus évoqués ;

• il donne et se donne le droit à l'erreur en le considérant comme un enseignement pour progresser ;

• il est une personne ressource pour chacun des participants ;

• il est le garant du respect du cadre, des règles internes et du respect de chacun.

L'animateur est aussi vigilant à ce qui se passe au sein du groupe. Il observe donc les relations, les interactions entre :

• les participants entre eux ;

• les participants et lui-même (individu par individu) ;

• le groupe, dans son ensemble, et lui-même ;

• le groupe et d'autres groupes (par exemple un autre service de l'entreprise).

C. La posture d'animateur     

Vous l'aurez compris, l'animateur quel que soit son poste ou son statut a un rôle et une posture à tenir. Si le résultat de la réunion appartient au groupe, lui compris, il est le garant de son déroulé, de la dynamique de groupe propre à stimuler ou non l'intelligence collective.

Il aura tendance donc à rester (et nous vous accordons que c'est parfois un effort) dans une posture mentale d'ouverture, dénué de tout préjugé quels que soient les antécédents dans la relation avec tel ou tel participant.

L'animateur favorise ou accentue la participation quand :

• il croit aux compétences des participants (effet pygmalion) ;

• il évite tout jugement de valeur ;

• il est à l'écoute de chacun et du groupe ;

• il cherche à comprendre ce que l'autre veut dire et l'aide à le formuler ;

• il favorise la compréhension mutuelle sans entrer dans les tensions ou complicités internes ;

• il équilibre la parole entre les participants ;

• il préfère la saine confrontation au conflit.

Pour ce faire, nous vous recommandons la méthode de l'écoute active : commencer ses phrases par « je » le plus souvent possible (je vous propose de, je vous invite à, j'aimerais avoir votre avis sur...), poser des questions de préférence ouvertes, reformuler ce que dit l'interlocuteur, valoriser et remercier l'intervenant, lui donner le droit à l'erreur et noter toutes les idées et réflexions importantes émergentes.

Il aura évidemment à garder une attentionque nous nommerons « ici et maintenant » sans laisser son mental l'emmener en d'autres lieux ou autres moments, à gérer ses émotions – la respiration ventrale est fortement conseillée – et à réfréner la spontanéité de certaines de ses réponses, quitte à laisser planer quelques secondes de silence ou à reporter sa réponse de quelques minutes.

Si un papillon coloré entre dans une pièce, que font immédiatement la plupart des personnes présentes ? Elles le suivent du regard et leur intérêt s'éveille !

Ainsi l'animateur, s'il veut garder son public éveillé et intéressé, a besoin de se mouvoir, de se déplacer, faire des gestes : n'hésitez-pas à vous déplacer dans la pièce, à venir vous installer quelques instants debout entre deux personnes (par exemple qui parlent entre elles), à vous lever pour indiquer du doigt un élément du powerpoint, à ponctuer votre propos de gestes, sans exagération. Rien n'est plus soporifique qu'un animateur immobile.

De même pensez à travailler la modulation de votre voix : si vous observez la partition musicale d'une berceuse, vous constaterez qu'elle se dessine de façon relativement linéaire, avec peu de variation entre notes graves et notes aiguës. Augmentez puis baissez par moment votre volume vocal, montez dans les aigus et descendez dans les graves, accélérez par moments votre parole, et ralentissez à d'autres. Bref, rendez votre propos vivant !

Le regard est également important : bien sûr vous regardez dans les yeux les personnes qui prennent la parole, mais pensez également à regarder chacun régulièrement afin de repérer les messages non verbaux d'ennui ou d'intérêt, et pour que tous se sentent concernés.

Revenons sur les apartés entre participants : nous avons évoqué le fait de venir s'installer entre eux. Vous pouvez aussi vous-même cesser de parler et les regarder en silence, ou encore les solliciter pour partager ce qu'ils se disent – il est intéressant pour le groupe d'entendre leurs idées si elles sont en lien avec le sujet. En cas de brouhaha, n'hésitez-pas à recadrer avec humour (« un à la fois s'il vous plaît, je n'ai pas la stéréo ») la première fois, avec davantage d'autorité les suivantes. Mais toujours avec respect.

4. La clôture et les suites

Vous avez travaillé tous les points à l'ordre du jour, la réunion se termine. Pour la clôturer, il est intéressant de reformuler en deux ou trois phrases ce qui a été vu, ce qui a été décidé et qui est en charge de quoi pour la suite.

Pensez à féliciter et remercier les membres du groupe pour la façon dont la réunion s'est déroulée : l'attention, l'engagement, l'implication, la fluidité et la convivialité méritent d'être pointés.

Rappelez les missions, les dates du plan d'étapes s'il y a lieu, celle de la prochaine réunion et les points de contrôles ultérieurs dans le cadre du suivi des actions.

Pourquoi est-ce important pour les participants à la réunion ?

• renforce le sentiment d'utilité au sein du service, de l'entreprise et par ricochet la motivation pour les projets ;

• nourrit les besoins sociaux d'appartenance et de reconnaissance (Maslow) ;

• aide les potentiels dormants à se dévoiler et se développer.

Pourquoi est-ce important à réaliser pour le service, l'entreprise, les collègues, etc. ?

• favorise les relations entre les personnes participantes ;

• permet d'apaiser des tensions ;

• fais avancer les dossiers et projets ;

• montre le sérieux de l'entreprise, sa professionnalisation.

Pourquoi est-ce important pour lui et son technicien ?

• donne une image professionnelle de l'animateur ;

• le collaborateur peut le modéliser.

Quelles seraient les répercussions s'ils ne savaient pas faire ?

• perte de temps et d'énergie ;

• démotivation ;

• non-aboutissement des projets (perte de chiffre d'affaires, image).

Exemples de problèmes vécus récemment

L'entreprise X a proposé à ses cadres une soirée d'information sur l'approche systémique – sujet qui les intéresse et qu'ils demandaient à aborder – qui sera suivie d'un dîner. L'entreprise a investi dans l'intervention d'un spécialiste du sujet et un repas dans un restaurant voisin assez onéreux.

La réunion a consisté en une présentation orale et PowerPoint lu mot à mot par l'intervenant d'une voix monocorde, assis immobile sur sa chaise. Elle a duré plus d'une heure trente sans questions ni échanges. Une certaine agitation a régné sans les rangs des trente cadres présents, plusieurs ont quitté la pièce et ne sont pas venus au dîner. Lorsque le directeur marketing a pris la parole, l'intervenant a souri de façon figée et lui a demandé assez sèchement d'attendre la fin de sa présentation.

Il y a eu finalement peu de questions, beaucoup avaient le visage fermé en sortant, et le repas a été un peu trop calme avec la moitié des inscrits présents. J'ai même entendu un cadre dire que c'était une RPR : une réunion pour rien !

Le lendemain, en groupe de travail, la colère était encore palpable et les commentaires sur la soirée ont pollué le début de la réunion de direction.

Quelques conseils

Evitez de:

• Garder tous les rôles pour soi (gardien du temps, script, pousse-décision).
• Oublier de rappeler les objectifs et plan de la réunion.
• Mobiliser la parole, ne pas laisser les personnes s'exprimer.
• Oublier les « discrets » et se laisser envahir par les fortes personnalités.
• Recadrer brutalement celui ou celle qui se trompe (vous aurez beaucoup de mal à le remotiver, et il/elle n'« osera plus oser »).
• Laisser se déployer un conflit pendant la réunion.
• Terminer la réunion en retard et ne pas résumer ce qui s'y est dit.
• Partir très vite sans remercier les participants.