Voici quelques exemples des applications pour lesquelles une analyse des tâches peut représenter une aide :

• décrire un poste de travail, un projet ou une manière de faire ;

• concevoir une aide au travail : procédures, tableaux de décision, formulaires, etc. ;

• vérifier l'ergonomie d'un poste de travail ;

• concevoir une documentation « Guide d'utilisation de ... » ;

• élaborer une formation, formelle ou sur le tas ;

• optimiser une gestion du temps, une planification ;

• déléguer une tâche ou une responsabilité.

Comment réaliser une analyse de tâches ?

Comment effectue-t-on une analyse de tâches ? En général, elle se fait de la façon suivante :

• en interrogeant et en observant les personnes au travail ;

• en passant en revue les documents relatifs au travail (ou métier) ;

• en effectuant le travail.

Nous vous proposons deux mises en forme.

1. La liste des étapes

Cette procédure consiste à décrire la tâche sous la forme d'une liste qui indique ou identifie chaque tâche effectuée par le collaborateur, mais qui permet d'y ajouter cinq informations de base :

• l'ordre par numérotation des étapes ;

• l'événement déclencheur de l'étape ;

• l'indicateur de fin d'étape ;

• la fréquence et/ou la durée de l'étape ;

• des informations sur les outils, les documents, les critères de réalisation.

Cette procédure est supportée par le modèle : – Liste des tâches d'un poste (trame)

2. L'organigramme des étapes

Le but de cette procédure est de décrire la tâche sous forme d'un organigramme. Un organigramme permet de montrer non seulement les étapes d'une tâche mais aussi les relations entre ces étapes.

Pour cela, l'organigramme utilise deux symboles, des rectangles et des losanges. Les actions sont inscrites dans des rectangles, les décisions ou les choix sont inscrits dans les losanges, avec uniquement deux alternatives : oui ou non.

Quelques conseils

Evitez de :

1. Vouloir absolument être exhaustif

Un travail, quel qu'il soit, est complexe et révèle plusieurs domaines ou différentes dimensions. L'analyse d'une tâche doit être de son côté claire et illustrative. Il est donc important de savoir en limiter la précision aux aspects les plus pertinents pour son utilisation. Jusqu'à quel niveau de détail descendre ? Il n'y a pas de réponse absolue à cette question. C'est à nous-même de déterminer le moment où nous avons suffisamment analysé la tâche pour obtenir les informations que nous cherchions.

En revanche, il est toujours nécessaire au minimum de détailler le « contour » de la tâche analysée : à quel moment commence-t-elle et à quel moment finit-elle ?

2. Vouloir absolument différencier tâche et étape d'une tâche

Il y a des cas où la frontière entre tâches et étapes de tâches devient confuse. Par exemple, si vous vous mettez à changer un pneu, le serrage des écrous sur la roue est une étape de cette tâche. Mais quelqu'un qui travaille dans une usine de construction automobile peut n'avoir pour seule fonction que de serrer les écrous sur une roue après l'autre. Dans ce cas, le serrage des écrous peut être considéré comme une tâche.

Heureusement, la distinction n'a pas beaucoup de valeur pratique. Ce qui importe dans une analyse de tâches, c'est que toutes les actions importantes effectuées par une personne compétente soient identifiées. Ce qui importe, c'est que le métier (ou la fonction) soit décrit en termes d'actions exécutées ou de décisions prises, d'outils et d'équipement utilisés, et de conditions ou de contraintes importantes dans lesquelles ont lieu les actions et les décisions.