Quelles sont les entreprises assujetties aux contrôles URSSAF ?

Le contrôle peut s'appliquer à toute entreprise dont les salariés sont affiliés au régime général de la Sécurité sociale, mais peut également s'appliquer aux travailleurs indépendants.

Comment préparer le contrôle sur place de l'URSSAF ?

Dans le cas d'un contrôle de l'URSSAF « sur place », votre implication est plus importante à tous les stades. Vous devez anticiper le contrôle et le préparer. Le délai minimum obligatoire entre l'avis de passage que vous recevez par lettre recommandée et l'arrivée de l'inspecteur de l'URSSAF est fixé à 15 jours.

Cela vous laisse le temps de vérifier avec votre comptable que tout est en ordre sur la période ciblée.

Tout contrôle sur place, sauf celui portant sur la recherche d'infractions liées au travail dissimulé, doit toutefois obligatoirement être précédé de l'envoi de cet avis.

Il peut être prévu avec accord de l'inspecteur que le contrôle se déroule chez l'expert-comptable.

Cerner l'objet et la période

L'avis de passage vous informe de l'objet du contrôle, de sa date, de la liste des documents demandés et de la période contrôlée.
La vérification peut porter sur le calcul des cotisations, des contributions sociales (CSG, etc.), sur l'exactitude de vos déclarations (déclaration annuelle des données sociales DADS, etc.) ou encore sur l'absence de travail dissimulé. Son objet précis est indiqué dans l'avis et l'inspecteur doit s'y tenir.

Exemple : Si l'avis mentionne une vérification de l'entreprise, le contrôle ne peut pas être étendu aux cotisations personnelles d'un dirigeant indépendant (gérant majoritaire de SARL, etc.). Les juges ont précisé que l'URSSAF n'est toutefois pas obligée de donner l'objet précis de son contrôle. L'avis de passage peut simplement indiquer que le contrôle vise à la « vérification de l'application de la législation de la Sécurité sociale ». Dans ce cas, la procédure reste légale.

Ses agents sont ainsi compétents pour vérifier l'assiette, le taux, le calcul et la déclaration de ces contributions, et ce, sur les 3 années qui précèdent l'envoi de l'avis de contrôle.

Vérifier les contrôles antérieurs éventuels

Si, lors d'un précédent contrôle, l'inspecteur, en fonction des circonstances, de la pratique courante de votre entreprise, ou encore de la position de votre URSSAF, avait décidé de ne pas procéder à un redressement sur un point particulier, vous pourrez vous en prévaloir à l'occasion du futur contrôle. Le changement de position éventuel de l'URSSAF n'aura alors d'effet que pour l'avenir.

Que faut-il savoir pour bien gérer le contrôle (sur pièces ou sur place) ?

L'agent de contrôle de l'inspection du travail est un agent assermenté tenu au secret professionnel et titulaire d'une carte professionnelle dont vous pourrez demander la présentation à son arrivée.

Vous avez la faculté de vous faire assister de la personne de votre choix pendant toute la durée du contrôle.

Vous êtes obligé de le recevoir et de lui présenter tout document demandé, y compris l'accès aux fichiers et aux bases de données informatisés.

Il peut même vous demander que les documents à consulter lui soient présentés selon un classement dont il vous aura préalablement informé.

Le bon déroulement de la vérification suppose un dialogue permanent entre vous.

Lorsque les documents contrôlés de votre entreprise sont réalisés par des moyens informatiques, le contrôle peut être effectué par la mise en œuvre de traitements automatisés en ayant recours à votre matériel informatique. Vous devez être informé au préalable par écrit, et vous mettrez à disposition un utilisateur habilité pour réaliser les opérations sur votre matériel. Vous pouvez toutefois refuser par écrit ce procédé dans les 15 jours de la réception de la demande et préférer soit mettre à disposition des copies de documents, données et traitements nécessaires, soit prendre en charge tout ou partie des traitements automatisés.

Si vous avez rencontré des difficultés d'application de la réglementation sur certains points, n'hésitez pas à lui en parler. Il pourra vous informer et vous conseiller. Dans un domaine aussi complexe, cela fait partie de ses missions.

Si l'entreprise a moins de 11 salariés, la durée du contrôle sur place ne peut pas dépasser une période de 3 mois (renouvelable une fois sur la demande de l'employeur ou de l'URSSAF). La période concernée commence au début effectif du contrôle et se termine à la lettre d'observations.

Cette limite de 3 mois ne s'applique toutefois pas en cas de travail dissimulé, d'obstacle à contrôle ou de comptabilité inexploitable.

À qui est adressé l'avis de passage du contrôleur ?

L'avis de passage du contrôleur URSSAF doit être envoyé exclusivement à la personne qui est tenue, en sa qualité d'employeur, aux obligations afférentes au paiement des cotisations et contributions sociales qui font l'objet du contrôle.

Le choix, par une entreprise à établissements multiples, du versement des cotisations en un lieu unique, ne peut priver ces derniers, s'ils ont la qualité de redevables, des garanties prévues en cas de contrôle.

L'avis de passage fait état de la « charte du cotisant contrôlé » qui précise la procédure et les droits dont vous disposez. Ses dispositions sont opposables à l'URSSAF depuis le 1er janvier 2017.

Que pouvez-vous refuser ?

Le pouvoir de l'inspecteur connaît des limites. Il est tenu de consulter les documents dans les locaux de l'entreprise. S'il souhaite en emporter, vous devez lui remettre un inventaire et une décharge. Il lui est également interdit de rechercher lui-même des documents dans l'entreprise ou de procéder à leur saisie.

Par ailleurs, s'il souhaite interroger des salariés, notamment pour connaître leurs nom et adresse, leur type d'activité, leur rémunération et leurs avantages en nature, il doit les recevoir sur les lieux de travail (ou à l'URSSAF en cas de contrôle d'absence de travail dissimulé), après vous en avoir informé, et ne peut en aucun cas les rencontrer à leur domicile.

L'employeur ne peut pas s'opposer au contrôle. Si tel est le cas, le délit d'obstacle peut être sanctionné, depuis le 1er janvier 2017, par une pénalité financière maximale de 7500 euros par salarié, dans la limite de 750 000 euros (plafonds doublés en cas de nouveau manquement dans un délai de 5 ans).

L'obstacle au contrôle peut consister notamment à « refuser l'accès aux lieux professionnels, à communiquer une information formellement réclamée, quel que soit le support même dématérialisé, à ne pas répondre ou à apporter une réponse fausse, incomplète ou abusivement tardive à toute demande de pièce justificative, d'information, d'accès à une information, ou enfin à ne pas répondre à une convocation, quand la sollicitation, demande ou convocation est nécessaire à l'exercice du contrôle ».

L'inspecteur peut-il avoir recours à un contrôle par échantillonnage ?

Oui. Le contrôle s'effectue alors sur une partie seulement (un échantillon) des salariés concernés. Une anomalie relevée dans un échantillon est présumée commise sur l'ensemble de l'effectif dont l'échantillon est issu. Le redressement s'effectue alors par extrapolation et non plus seulement sur la base des infractions réellement constatées.

L'inspecteur de l'URSSAF doit informer l'employeur qu'il va utiliser cette méthode 15 jours avant le début des vérifications. L'employeur reste libre de refuser ce type de vérification, mais il devra alors « négocier » avec le contrôleur les conditions du contrôle qui pourra, le cas échéant, être effectué hors de l'entreprise.

Comment réagir aux conclusions d'un contrôle (sur pièces ou sur place) ?

Attendre la lettre d'observations

La procédure étant contradictoire, l'inspecteur vous adresse, au terme de sa mission, une lettre d'observations datée et signée qui résume l'objet du contrôle, les documents consultés et la date de fin. Elle est motivée par chef de redressement, détaille les éléments de fait et de droit, et précise le montant des assiettes de cotisations, le mode de calcul et le montant des redressements, majorations et pénalités.

Le délai de prescription de 3 ans des cotisations est suspendu pendant la période contradictoire au cours de laquelle l'employeur peut répondre aux observations de l'agent de contrôle.

Quand vous la recevez, vous disposez de 30 jours pour faire part à l'URSSAF, en cas de redressement envisagé, de votre éventuel désaccord (partiel ou total), par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Vous pouvez vous faire assister d'un conseil de votre choix et vous pouvez aussi prendre rendez-vous avec le supérieur hiérarchique de l'inspecteur. En outre, il est vous possible de mentionner toute précision ou complément que vous jugez indispensable, notamment en proposant des ajouts à la liste des documents consultés.

Si vous répondez avant la fin des 30 jours, l'agent chargé du contrôle doit vous répondre et chacune de ses observations est détaillée et précise les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus ainsi que les redressements envisagés.

L'URSSAF vous confirmera si le redressement est annulé ou maintenu (en totalité ou diminué), puis vous adressera, dans ce dernier cas, une mise en demeure de paiement.

L'inspecteur peut, à réception de votre réponse, vous demander des justificatifs ou documents complémentaires. Mais il ne peut en aucun cas les demander directement à un tiers, même s'il s'agit de votre expert-comptable.

Réfléchir avant de contester

Vous pouvez adresser une réclamation à une commission de recours amiable dans le délai de 2 mois à compter de la décision contestée dans tous les cas (1 mois dans certains cas).

Vous devrez être en mesure de produire des pièces justificatives. Vous aurez intérêt au préalable à prendre conseil sur le plan juridique, car vous risquez d'alourdir votre dette par des pénalités supplémentaires et des frais de justice.

Sachez que vous pouvez conclure une transaction avec l'URSSAF

La transaction, valable pour 4 ans maximum, vous permet de terminer une contestation née ou à naître et comporte des concessions réciproques.

La demande de transaction ne peut intervenir qu'après réception d'une mise en demeure.

Vous pouvez la faire vous-même ou mandater un expert-comptable ou un avocat. Elle doit être motivée et adressée au directeur de l'URSSAF par tout moyen permettant de prouver sa date de réception.

Elle peut concerner les montants de majorations de retard et les pénalités appliquées, par exemple en cas de production tardive ou de fausses déclarations obligatoires concernant les cotisations sociales, mais aussi les montants des redressements calculés en application soit de méthodes d'évaluation par extrapolation, soit d'une ou évaluation forfaitaire (sous conditions) du fait du défaut ou du caractère inutilisable des documents administratifs et comptables.

La transaction ne peut pas être conclue en cas de travail dissimulé.

5. Le délai de l'action civile en recouvrement des cotisations ou des majorations de retard est fixé à 3 ans

Depuis le 1er janvier 2017, ce délai a été réduit, il était auparavant égal à 5 ans. Il commence à courir à la fin de l'expiration du délai imparti pour payer les avertissements ou les mises en demeure.