Au début de l'entretien, ne négligez pas la phase d'accueil de votre candidat. L'objectif de cette phase est double. Il s'agit à la fois de clarifier l'objectif de l'entretien et de mettre le candidat à l'aise pour que l'entretien soit riche et productif.

Il s'agit tout d'abord de vous présenter. Il est bon de préciser au candidat : votre identité, votre fonction, votre position ou votre rôle dans le processus de recrutement. Ensuite, il s'agit d'annoncer l'objectif, le plan de l'entretien et la durée approximative. Exemple : « L'objectif de cet entretien est de mieux nous connaître mutuellement... Je vous propose, premièrement, d'explorer ensemble le CV que vous m'avez envoyé... Ensuite, je vous présenterai le poste et l'entreprise et répondrai à toutes vos questions. Je vous propose que nous prenions environ une heure pour cela. Cela vous convient-il ? »

Enchaînez votre entretien par votre phase d'investigation du CV. La démarche consiste à analyser en profondeur certains points clés du CV. Le meilleur ordre de questionnement est de suivre la chronologique des faits présentés dans le CV.

Ensuite, n'oubliez pas de poursuivre par la présentation du poste et de votre entreprise. On l'oublie souvent, mais un entretien de recrutement est aussi un moyen de valoriser votre entreprise envers le candidat, que vous le recrutiez ou non par la suite. Mais plus simplement, cela permet de mieux faire comprendre au candidat la réalité du poste. Cela conduit à mettre en avant les points clés du poste, plus en détail que ne l'a fait l'annonce :

• l'entreprise : notamment ses clients, ses fournisseurs ;

• les responsabilités du poste : les horaires de travail et la durée, les liens hiérarchiques, le mode d'avancement, d'évolution, de promotion, d'évaluation, la formation, les congés, assurances, astreintes, RTT..., salaire ;

• l'apport professionnel du poste pour le candidat. En revanche, ne cherchez pas à séduire votre candidat à la moindre occasion. Cela viendra plus tard dans l'entretien.

La conclusion de l'entretien intervient quand vous et votre candidat n'avez plus de questions à poser. Il vous appartient de vérifier que le candidat n'a plus d'informations à rechercher.

Ensuite, dites-lui ce qui va suivre :

• date approximative de réponse (rien ne vous oblige à être précis, mais là encore il s'agit d'être d'emblée avec le candidat dans un rapport de confiance) ;

• envoi d'une lettre de remerciement si refus ;

• possibilité d'un nouvel entretien, mais en précisant les raisons (approfondissement, rencontre avec d'autres interlocuteurs,...).

Posez plutôt des questions ouvertes permettant au candidat de s'exprimer sur son parcours, si vous ne voulez pas que votre interlocuteur soit conduit à un concert de « oui » et de « non ». Exemple : « Vous m'avez dit que... Pouvez-vous m'en parler ? »

Vous pourrez utiliser des questions plus fermées vers la fin de l'entretien.

Laissez le candidat s'exprimer. Vous recentrerez le débat avec la prochaine question.

75 % de la durée de l'entretien est consacré à l'écoute du candidat.

Communication

L'entretien d'embauche est un jeu de communication.

Entretien = mot composé :

Tenir = avoir, garder, maintenir

Entre = rapport de réciprocité

L'idée d'un entretien est donc bien cela, instaurer, garder et maintenir un rapport entre deux personnes, dans un but précis. Pour instaurer et maintenir un rapport entre deux personnes, les deux personnes doivent être actrices.

Lors d'un entretien d'embauche, il s'agit d'instaurer un dialogue entre le candidat et vous, le recruteur, dans un but précis : déterminer de part et d'autre si l'offre et la demande (la vôtre et celle du candidat) sont en adéquation.

Dans un dialogue, les deux protagonistes communiquent verbalement (le langage utilisé) et de façon non verbale (la voix et l'attitude), d'égal à égal, avec un temps de parole équitablement reparti. Il s'agit donc de savoir doser ses explications (sans tomber dans un monologue) et de savoir poser des questions.

Cursus professionnel

Un candidat peut avoir changé régulièrement de poste sans que cela soit un signe d'instabilité. Peut-être a-t-il un vrai projet de carrière. On cherchera donc à se forger une idée à travers les questions suivantes :

• y a-t-il une logique dans la succession des postes occupés ?

• en quoi sont-ils complémentaires ?

• son évolution traduit-elle une véritable logique, voire un souhait de postuler à ce poste ?

• y a-t-il des ruptures, des changements brusques ? Si oui, semblent-ils le reflet d'une instabilité ou au contraire, le souhait de compléter des compétences ?

• autour des ruptures, y a-t-il des périodes de stabilité ?

• y a-t-il des « trous » dans la chronologie ?

Être à l'écoute

Conjuguez l'écoute et l'art de poser des questions.

Être à l'écoute met votre candidat à l'aise, il se sent respecté, il sent votre intérêt pour lui. Pendant que vous êtes à l'écoute, vous vous donnez aussi l'opportunité d'observer le comportement de votre candidat, sa prise d'initiative, son autonomie, sa capacité de se mettre en cause.

En alternant l'écoute et l'art de questionner, vous allez pouvoir :

• détecter les compétences : il ne s'agit plus de recueillir des informations mais de déterminer précisément l'information que l'on recherche sur un candidat lorsqu'on pose une question directe sur un sujet du type : « Aimez-vous travailler en équipe ? » Ouvrez vos questions et privilégiez celles du type : « Comment fonctionnez-vous avec vos collaborateurs ? », « Quelle est la meilleure réalisation que vous avez effectuée à plusieurs et comment cela s'est-il passé ? » ;

• détecter les savoir-être : il s'agit d'observer et d'écouter votre candidat. Est-ce que ses paroles et ses gestes, son attitude, sont cohérents ? Pas de questions directes au candidat, mais des questions à vous poser en silence ;

• Posez-vous des questions à vous-même sur le candidat :

  • que cherche-t-il à démontrer ?

  • est-ce bien le comportement que je recherche ?

  • l'attitude du candidat, son langage non-verbal sont-ils en cohérence avec ses paroles ? Exemple : est-ce que sa voix exprime du dynamisme et de l'enthousiasme au moment où il dit être dynamique ?

• maîtriser l'information en fonction du résultat à obtenir : se cantonner aux faits, rien qu'aux faits.

Les opinions correspondent à un avis ou un jugement sur un sujet, les sentiments sont une sensation, une impression. Il vous faudra coller à la réalité du candidat en vous concentrant sur le récit de sa vie professionnelle.

Formation

Au-delà des compétences exercées dans ses différentes fonctions, le candidat a une formation de base et a pu éventuellement suivre des formations complémentaires.

Là encore, l'analyse se fera à travers des questions :

• les formations suivies sont-elles présentées sous forme de diplôme, de niveau, d'école ou de compétences acquises ?

• la formation initiale (cursus scolaire) est-elle en accord avec la carrière ? (Une réponse négative n'est pas mauvais signe, divers aléas ont pu faire que ce candidat n'a trouvé sa voie qu'en arrivant dans le monde du travail) ;

• la formation continue semble-t-elle être à l'initiative des entreprises ou du candidat ?

Gestuelle du candidat

Une personne enfoncée dans sa chaise avec un regard vers la fenêtre et qui fait des réponses évasives attend patiemment que cela se passe.

Une personne rouge, qui a des trémolos dans la voix, qui change souvent de position et a des réponses longues en se justifiant en permanence, manque de confiance en elle ou sent le manque de compétences pour le poste. La faire parler d'expériences vécues permettra de valider ou non les compétences.

Guide d'entretien

À partir de la fiche de profil de poste, vous pourrez établir un guide de l'entretien en cochant les compétences que le candidat possède et celles qu'il ne possède pas.

Ce guide est à utiliser pour tous les candidats, ce qui permettra de faire aisément une comparaison. Vous pourrez également définir par avance toutes les questions à poser.

Législation

L'information préalable du candidat est obligatoire lorsque des tests, analyses ou exercices sont mis en place. Ces pratiques permettent d'obtenir un complément d'information mais ne peuvent pas constituer un vecteur de sélection autonome.

Principe de non atteinte à la vie privée et de non-discrimination :

les recruteurs doivent poser des questions ayant pour seule finalité d'apprécier la capacité du candidat à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Ces questions doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi.

Toute discrimination dans le recrutement est bien évidemment interdite (19 critères). Ainsi, il est interdit de poser toute question concernant :

• l'état de santé ;

• la situation de famille (nombre d'enfants et intention future) ;

• la vie sexuelle ;

• le logement ;

• la profession des parents ;

• la religion ;

• l'opinion politique.

Références aux textes officiels :

C. trav., art. L. 1221-6 et L. 1231-1

Objectifs

Un entretien de recrutement a 2 objectifs :

• permettre au candidat de s'exprimer le plus largement possible. C'est une alternance de questions directives et de questions ouvertes qui permet d'avoir un entretien à la fois riche et orienté vers l'objectif. On évite les blocages et on ne perd pas de vue le sujet traité ;

• obtenir les informations essentielles permettant une prise de décision objective. Le recruteur fixe la règle du jeu et impose ses objectifs mais favorise l'expression du candidat qui expose ses points forts et ses points faibles.

Objectivité

Éviter les questions sujettes à caution telles que « Citez 3 qualités et 3 défauts ». Trop générales, elles n'apporteront pas d'élément exploitable et risquent de mettre le candidat mal à l'aise. Il sera préférable de lui demander ce qu'il pense pouvoir apporter à l'entreprise dans le cadre de l'emploi.

Mettre le candidat à son aise afin qu'il exprime le meilleur de lui-même : le recrutement doit s'apprécier sur l'intégralité du processus et pas uniquement sur la performance lors de l'entretien.

Favoriser la description de faits précis et la mise en situation : faire preuve d'objectivité.

Organisation

Selon la taille de l'entreprise, 2 personnes sont principalement concernées : le responsable des ressources humaines ou le responsable de l'entreprise, d'une part, et le responsable opérationnel (responsable de l'équipe concernée par le recrutement) d'autre part.

Les rôles peuvent être répartis :

• le responsable opérationnel focalise son attention sur les compétences techniques ;

• le responsable des ressources humaines se centre sur la personnalité et le mode de fonctionnement du (ou de la) candidat(e).

Le candidat peut être reçu séparément par les 2 personnes chargées de l'entretien de façon à croiser leur avis. Le passage des tests peut être délégué à un titulaire d'un poste identique qui pourra également donner son avis.

Avant d'aborder la rencontre à proprement parler, voici quelques conseils de bon sens :

• un entretien de recrutement est un moment important dans le processus d'embauche, au même titre qu'un entretien d'évaluation. Par respect pour le candidat, arrangez-vous pour ne pas être dérangé :

  • avertissez vos collaborateurs que vous n'êtes pas libre de telle heure à telle heure,

  • faites filtrer vos appels téléphoniques ou transférez-les ;

• un entretien bien conduit est fatigant. Il nécessite de se concentrer, de réfléchir, de synthétiser. Aussi, dans votre programmation, prévoyez toujours un temps de pause entre 2 rendez-vous ;

• pensez à votre activité, à votre disponibilité et choisissez un moment où vous êtes le plus efficace pour prendre vos rendez-vous (plutôt le matin, plutôt l'après-midi ?) ;

• évitez de programmer un entretien après une réunion dont on sait qu'elle sera difficile ou dont on ne connaît pas l'heure de fin ;

• prévoyez un lieu adéquat pour l'entretien. Attention aux bureaux encombrés ou paysagés ;

• ne faites pas attendre votre candidat. Ce rendez-vous est aussi important – sinon plus – que tous les autres. Faites-le prévenir s'il y a un retard imprévu. Faites-lui remettre des documents, de la lecture en vous faisant excuser.

À travers un entretien de recrutement, vous allez transmettre vers l'extérieur une image de l'entreprise (et de vous). Un candidat que l'on ne peut pas retenir va garder de ce moment une impression, une image qu'il va associer à l'entreprise et dont il parlera à l'extérieur. Il serait bien que cela soit une impression positive !

Projet professionnel

Le projet professionnel est ce que le candidat évoque pour parler de ce qui l'a motivé à répondre à votre annonce. Cela peut porter sur le souhait d'évolution professionnelle, de changer d'environnement, d'acquérir une nouvelle expérience, parce que votre domaine l'a toujours fasciné, pour suivre son compagnon ou sa compagne, etc. Bref, il exprime une vision à moyen/long terme qu'il s'est forgée sur son avenir.

Questions

Savoir poser des questions pendant l'entretien.

Questions ouvertes : elles visent à faire réfléchir l'autre et le laisser s'exprimer. Ex : Pour quelles raisons avez-vous choisi ce métier ? Ce poste ?

Questions fermées : elles appellent des réponses précises et courtes. Ex : Aimez-vous les statistiques ?

Questions neutres : liberté de réponse sans induction de réponse. Ex : Êtes-vous ponctuel ?

Questions influencées : elles exercent une pression sur l'interlocuteur. Ex : Êtes-vous vraiment toujours à l'heure ?

Questions fermées neutres : elles permettent d'obtenir une information précise. Ex : Quels services vendiez-vous ?

Questions ouvertes neutres : elles servent à faire s'exprimer le candidat, avec une liberté de réponse. Ex : pour quelles raisons postulez-vous à cette fonction ?

Questions sur les opinions : il s'agit de savoir ce que pense le candidat sur un domaine qui vous semble important. Ex : Que pensez-vous des 35 h ?

Questions sur des faits : elles servent à décrypter une compétence ou une caractéristique de personnalité. Ex : Comment faisiez-vous pour gérer une équipe hétérogène ?

Tests

Avant de mettre en oeuvre votre procédure de recrutement, chaque candidat doit être clairement informé des méthodes et des techniques de recrutement utilisées : tests, questionnaire, graphologie, etc. Les résultats obtenus doivent rester confidentiels et être portés à la connaissance du candidat si celui-ci en fait la demande.

En fonction des compétences requises, des tests portant sur l'exercice de la fonction peuvent être préparés. Le descriptif de poste permet d'identifier les compétences clés de la fonction et de préparer ces tests à partir de documents existants :

• tests de connaissances sur les techniques d'administration à l'export ;

• tests de langues : traduction d'une lettre client, rédaction d'une réponse à un courrier ;

• traitement d'un appel d'offres.

Types d'emplois

On se méfiera des qualifications imprécises. Par exemple : « responsable de service » :

• quel service ?

• quel niveau de responsabilité ?

• combien de personnes ?

• assurait-il les embauches par exemple ?

Au-delà du simple déroulement de la carrière du candidat, il faut se demander ce qu'il a acquis comme compétences. Les questions à se poser sont :

• quelles compétences utiles le candidat a-t-il pu acquérir au cours de sa carrière ?

• qu'est-ce que le candidat a réussi ?

• des indicateurs de résultats sont-ils présents ?

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