L’autonomie passe par une juste définition des processus nécessaires (sans tomber dans la lourdeur administrative) et par une bonne définition des responsabilités et délégations possibles et utiles.

La contractualisation d’une relation fournisseur

Un contrat est un engagement volontaire, formel ou informel, entre plusieurs parties et reconnu par le droit. En pratique, une « relation fournisseur » peut être formalisée sous différentes formes : lettre, dossier, email … mais aussi faire l’objet d’un simple accord verbal ou d’une poignée de main. Parmi les pratiques courantes d’une relation fournisseur, on trouve la notion de « modification de fait », lorsque les modalités d’échanges sont modifiées par l'une des parties sans que l’autre partie ne réagisse (soit qu’elle ne s’en aperçoive pas, soit que cela ne soit pas dérangeant pour le bon fonctionnement des relations).

Pour mémoire, il y a 4 conditions à l’existence d’un contrat :

1. capacité juridique des parties

2. objet déterminé ou déterminable

3. cause licite

4. échange des consentements

Seul compte la réalité suivante : “Quelle preuve avons-nous concernant l'existence et le contenu de l’accord ?”

On trouve alors ici tout l’intérêt de passer par une contractualisation des relations fournisseurs, qui répond notamment au besoin croissant de protection face à un environnement législatif de plus en plus contraignant et complexe. Ainsi, passer par une contractualisation :

• permet de cadrer une relation complexe à fort enjeu (objectifs, ressources, échanges, protection intellectuelle, etc)

• permet de gagner du temps en formalisation des règles communes à usage répétitif et simplifie la gestion courante (contrat cadre)

• assure une traçabilité, voire une continuité, dans des environnements changeants (turn-over)

Parmi les inconvénients majeurs qui freinent le déploiement de la pratique :

• Peut retarder significativement le processus décisionnel

• Peut coûter cher à mettre en œuvre et à maintenir (expertise, nombreux changements)

• Peut engendrer un état d’esprit de suspicion, de peur du risque et générer la non-décision ou l’immobilisme

• Peut, paradoxalement, limiter fortement les échanges, voire déshumaniser (ex.: pas d’échanges informels acheteur/vendeur)

• Les lois ou décrets sont parfois en retard sur les pratiques les plus modernes ou innovantes (vide juridique)